为什么当你的朋友、家人和其他重要的人告诉你，“你需要停止工作这么多！”-你犹豫了？一方面，你知道他们有道理。坚持每天工作12到14个小时是不可持续的，你会感到精疲力尽和暴躁。但当涉及到实际设置边界时，你会拖延时间，告诉自己和其他人，“这只是一个繁忙的时间。很快就会好起来的……”

但事实并非如此。你发现自己被夹在这样一个事实当中：你似乎无法完成所有的事情，而且你觉得问题不在于你的处境。你感到内疚，其他人似乎完成了一切，但你不能。你担心如果你向别人求助或者说“不”，每个人都会发现你是一个没有足够价值的冒名顶替者。

尽管这些恐惧是可以理解的，但它们不是必须的。作为一名时间教练，我发现实现平衡的最大关键之一是开始客观地评估你日程中基于事实的方面，而不是让一种模糊的恐惧感驱动你的决定。无论你是一个多么有价值的团队成员，没有人能将100小时的工作时间与每周40小时，甚至60小时的工作时间相提并论。一旦你确信自己和他人的期望真的是不合理的，并且你可以以一种尊重的、建设性的方式设定界限，你就可以开始做出改变。

以下五个步骤可以帮助你获得自信，如果你有责任管理团队的期望，你可以在个人或团队层面上运用这些步骤：

第一步：制定时间预算

理财有方的人遵循一些一贯的原则。一方面，他们只花他们所拥有的，所以他们避免了不必要的债务和相应的压力和成本。他们还要确保正确分配资金，以便有足够的资金购买所需的一切。最后，在没有重大负面影响的情况下，他们尽可能降低成本，并确保将资金投入回报率很高的投资领域。同样的原则也适用于有效的时间投资。为了清楚地知道你能合理地处理什么，你应该先计算一下你每周要“花”多少小时。如果你倾向于过度分配工作时间，你可以反过来计算。例如：

每天工作小时数=24-（睡眠小时数）-（通勤）-（个人承诺）-（锻炼）-（自理）

我所说的“个人承诺”，指的是你日程中那些让你感到满足的重要部分。这些因人而异，但可能包括家庭时间，志愿者责任，社会活动，或个人爱好，如弹钢琴。此外，吃饭、洗澡和准备都属于“自我照顾”范畴。一旦你对每天的时间预算有了概念，你就可以通过把每天的总时间加起来来计算每周的时间预算。对有些人来说，每一天都是相似的。对其他人来说，他们的个人承诺在他们的日常时间预算中产生了很大的差异。

一旦你了解了时间预算的大小，那么你就可以评估工作日中不同的时间成本。例如，您有“维护”活动，如回复电子邮件或计划，“执行”活动，如参加会议或完成报告，以及“开发”活动，如网络或营销。我建议你列一张清单，列出你工作日中所有不同的要素，然后写下每个要素的初始时间估算或百分比。

例如，我工作日的20%是回复电子邮件，50%是项目工作，30%是开发活动。确保不仅要考虑特定项目的成本，还要考虑相关成本。例如，一个小时的会议可能需要花费15分钟的旅行时间、30分钟的准备时间和15分钟的跟进时间。也就是说，总费用是2.25小时。因此，如果你每天工作9个小时，想把不超过50%的时间花在会议上，那么这就限制了你平均每天两次会议，每周十次会议。

第二步：尽可能地切割

在制定了时间预算之后，你通常会发现你对自己的期望确实超出了你一天中所能承受的时间。但这并不意味着是时候去找你的经理了。相反，首先，你需要非常仔细地审视自己是如何度过时间的，并尽可能地节省时间。

我这本书的一位读者在工作中遇到重大时间紧迫时，把这条建议牢记在心。她没有试图与时间预算的现实抗争，而是采取了以下行动：

“我（又一次）遇到了太多在同一期限内竞争的项目，然后又试图兼顾其他正在进行的和长期的项目，这造成了很大的压力！所以，我想了想是什么导致了压力，并试图解决一些我能控制的事情，而不只是拖欠加班费。例如，我联系了一位长期项目的项目经理，看是否有可能在两周内“暂停”我在他的项目上的努力，他同意了一些谈判。所以这两周节省了24小时。然后我又从另一个部门招聘了一些**人员，调整了一个项目的范围，争取了另一个项目的延期，等等。我没有感到不知所措，也没有成为环境的牺牲品，反而觉得自己很强大！”

在工作危机的时候，你可能需要采取这样极端的措施，或者你可能会采取更微妙的措施，比如让自己远离不必要的会议，让同事在一对一的会议上与你一起回顾项目，而不是一周发50封电子邮件，离开委员会，关闭弹出的电子邮件，或者花更少的时间在那些花更多的时间让它们变得完美并不能增加价值的东西上。挑战你的假设，你应该做什么，你应该花多长时间在不同的活动。如果可能的话，只要你有足够的空间把任务放在你的每周待办事项清单上。

步骤3：比较预期与实际

一旦你开始接受时间有限这一事实，并且你已经利用了速战速决的优势，你将需要进一步完善你的估计，以比较预期和实际的时间分配。例如，也许你认为电子邮件应该只占用你一天中的一个小时。但当你仔细观察你所花的时间时，你会发现总是需要两个小时(任何形式的追踪都可以，但如果你想做到精确，像救援时间这样的工具可以帮助你准确地知道你是如何在电脑上花费时间的。）当面对现实情况时，你需要看看是否可以采取节省时间的措施，比如写更简洁的回答，使用TypeIt4Me之类的工具，或者在工作中要求不同的电子邮件策略。如果这些都不能减少时间分配，那么你就需要增加这方面的预算，而不是与现实抗争。

使用80/20法则也可以帮助你在时间预算内做任何事情。但这需要你更充分地接受这样一个事实：你不能做每件事，也不能取悦所有人。例如，当你开始审视不同活动的价值时，你可能会发现，拒绝别人希望你参加的会议，但却使你无法完成最重要的任务，这是正确的答案。或者你可能会发现，你需要花费的时间比你想象的要少，才能产生正确的影响。

例如，在公司的“快乐时光”里出现30-45分钟，其影响可能和呆上两个小时差不多。通过更早地减少时间，你可以有时间花一个小时来锻炼或完成一个提议，这将带来巨大的时间回报。尽管这些选择中的一些可能会让人们感到不舒服——尤其是你——但改变你的自然违约反应所造成的短期不适从长期来看将有很大的回报。

第四步：问路

如果你已经遵循了以上三个步骤，但仍然不能完成所有你需要做的事情，是时候鼓起勇气寻求帮助了。你可以这样做，在一个明确的，客观的方式概述如下。但是在你做之前，再次审视一下你的时间预算，提醒自己你没有理由感到内疚或失败，以此来增强你的信心。没有人能做不可能的事，所以你超时间预算的事实不是对你的判断，而是你需要调整整体环境的信号。

以下是如何与你的经理和/或那些试图在你的日程中安排更多项目的人进行时间预算谈判：

•收集事实：列出一份简明的项目清单，粗略估计完成各种任务所需的时间(如果你已经遵循了以上三个步骤，你应该已经准备好了。）•开发一个可视化的工具：这看起来像是在填写了会议和任务时间之后打印出你的每周日历一样简单，或者像显示一个全面的项目计划一样复杂。表格的重要性不在于显示可用时间和要求的活动之间的不一致。•呈现信息：不要把这看作是你和希望从你那里得到工作的人之间的斗争，将这些期望谈判视为战略会议，在这些会议上，您将共同努力，最大限度地实现您可以贡献的价值。也许可以将任务的优先级降级、委派或简化，这样您就可以有更多的时间专注于优先级最高的任务。当以这种方式做的时候，通过设定优先顺序来寻求方向不一定会被认为是不尊重或不服从，而是在你的时间限制的现实**同努力。

第五步：保持再平衡

由于生活和工作的动态性，你不能简单地设定你的时间表，然后把它留给未来10年。通常是每天或每周（或至少每月），你将需要平衡和重新平衡你的时间表。这意味着，如果您在某一周的某一特定活动（如处理电子邮件）上的时间分配不足，那么您将需要在接下来的一周花费更多的时间。或者可能一周你需要完全专注于演讲准备，所以下一周你要赶上会议。现实的目标是在你的工作周内以及工作时间和非工作时间之间正确分配时间。

作为最后一句鼓励和警告，实践我所概述的不仅会让你更健康、更快乐，而且会让你更谦虚。当你开始接受自己的极限时，你需要承认自己并不完美，不可能事事如意，尤其是一下子。如果你一直都是团队中的完美主义者，这种行为上的调整可能会让你在身份上感到有点茫然。你需要重新定义你是谁，比如“一个保持冷静，按时完成高质量工作的人”，而不是“一个压力很大的团队成员，在很短的期限内完成任务，从不说“不”。这种转变需要时间，但最终会让你享受旅程，让你周围的人生活得更愉快。

通过设定这些界限来阻止工作负担过重|哈佛商业评论

Elizabeth Grace Saunders是《有效时间投资的3个秘密：如何在压力较小的情况下取得更多成功》一书的作者，时间教练，Real Life E Time Coaching&amp；培训，以及有效时间投资的3个秘密的作者：如何在更少的压力下获得更多的成功。更多信息请访问www.ScheduleMakeover.com.

图片通过Jukree Boonprasit（Shutterstock）。

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