代理人是指經合法授權代表另一方行事的代理人,或允許投資者在不親自出席會議的情況下投票的形式。未出席公司年度股東大會的股東可以委託他人代為投票,也可以郵寄投票。
雖然代理投票通常是一種選擇,但管理層鼓勵股東親自投票。如果股東不能出席,委託投票是另一種選擇。對於作為個人代理人的人,可能需要提供正式檔案,概述代理人能夠代表個人發言的程度。可能需要正式的授權書檔案來提供完成某些行動的許可權。股東簽署授權委託書,並向指定的個人提供正式授權,在年度會議上代表所述股東投票。
如果股東遲到並決定自己投票,代理人不能投票。
在年度股東大會之前,所有股東都會收到一包包含委託書的資訊。代理檔案向股東提供必要的資訊,以便就對公司業績重要的事項進行知情表決。委託書為股東和潛在投資者提供了對公司治理和管理運作的洞察。委託書披露年度會議議程專案的重要資訊,列出管理層和董事會成員的資格,作為董事會選舉的選票,列出公司股票的最大股東,並提供有關高管薪酬的詳細資訊。管理層和股東也提出了一些建議。
委託書必須在公司年會召開前每年向美國證券交易委員會(SEC)等監管機構備案。
透過遠端代理投票時,股東可以透過郵件、電話或網際網路進行投票。股東利用委託書中的資訊輔助決策過程。
任何人都可以在SEC網站上以“DEF14A”的名義查閱上市公司的委託書
管理層通常鼓勵無法出席年會的股東透過代理人投票,以確保所有權利益得到充分代表。年會期間提供的資訊往往會影響到公司未來的發展方向,從而直接影響到股東在公司所持股份的價值。
以下是康寧公司2016年年度股東大會的部分委託材料。
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