可補償的自付費用是指員工預先支付的費用，然後由公司償還。這些自掏腰包的費用通常與工作有關，如果得不到報銷，員工可以免稅。...
什麼是可報銷自付費用(reimbursable out-of-pocket costs)？
可補償的自付費用是指員工預先支付的費用，然後由公司償還。這些自掏腰包的費用通常與工作有關，如果得不到報銷，員工可以免稅。
關鍵要點
- 當你用自己的錢買了東西，然後又被付回來時，就產生了可補償的自付費用。
- 這些費用通常與工作有關，由僱主支付旅費、住宿費、某些醫療費用、辦公用品等。
- 健康保險公司有時還要求客戶提前支付服務費用，然後再透過索賠流程向他們報銷。
瞭解可報銷自付成本
例如，如果一個銷售人員每天開車到多個地點面對面拜訪客戶，那麼在汽油上的花費就是一筆可報銷的費用。有時，即使是因工作用車行駛里程過長而造成的磨損，也會返還給員工。這完全取決於公司的政策。員工可以記錄里程和/或汽油成本，並向會計部門提交付款證明，也可以選擇在申報明年的稅款時使用扣除額。
旅行時也會發生可報銷的自付費用。如果一個人的一部分工作涉及全年跳飛機和參加會議，那麼食物、酒店、機票、小費等費用通常是可以報銷的。一些公司選擇不支付酒精飲料；再說一次，這是一個政策問題。
另一種情況，往往需要自掏腰包的工作購買是當有人在家工作，每天或幾天一週。通常，遠端辦公人員只是走進當地的辦公用品商店購買列印墨盒、紙張、電腦配件等物品，或者在公司沒有透過網際網路絡和IT的幫助下線上下載必要的應用程式。同樣，這些費用是可以補償的，除非僱員選擇將其作為明年稅款的扣除額。公司向員工報銷時，可以將所有成本作為業務費用扣除，而不影響個人的稅收。
可報銷醫療費
對於醫療費用，保險公司通常直接與醫生或服務提供商打交道來辦理支付，但偶爾，保險單會要求被保險人先行支付產品或服務的費用，然後提交收據進行報銷。在健康保險行業，自付費用是指賬單中保險公司不承擔的部分，個人必須自己支付。自付醫療費用包括免賠額、共同支付和共同保險。
醫療保險計劃有最高自付額。這些是對投保人每年可用於醫保費用的金額的上限。《平價醫療法案》（ACA）要求所有非祖父母的團體和個人計劃保持在每年更新的指南範圍內，以實現最高自付額。2020年，個人保險的自付限額為8200美元，家庭保險的自付限額為16400美元。雖然計劃不能有高於這些限制的自付最高限額，但許多計劃提供較低的最高限額。
員工職責
員工應準確記錄日常開支，併在公司或網上提供的表格上提供收據，並按預定的時間表轉入會計部門。應記錄所有里程，包括里程錶讀數、日期和位置。然而，通勤里程是不可報銷的。
在很多情況下，如果僱主提前支付費用，對雙方都有利，也比較容易。它可以節省會計時間，並防止員工在可能遇到困難時不得不將個人資金花在業務上。
公司處理費用的另一種方式是以自己的名義提供公司信用卡，餘額直接支付給商家。
對於銷售代表來說，可報銷的自付費用可能是餐館向潛在客戶求愛的賬單，也可能是開車去鄰近城市參加銷售課程的汽油費。大多數公司都有指導方針來幫助員工確定哪些費用被視為可報銷的自付費用，哪些不可報銷。通常情況下，員工必須保留收據，並對他們的購買行為給出詳細的解釋。
