什么是可报销自付费用(reimbursable out-of-pocket costs)？

可补偿的自付费用是指员工预先支付的费用，然后由公司偿还。这些自掏腰包的费用通常与工作有关，如果得不到报销，员工可以免税。

关键要点

• 当你用自己的钱买了东西，然后又被付回来时，就产生了可补偿的自付费用。
• 这些费用通常与工作有关，由雇主支付旅费、住宿费、某些医疗费用、办公用品等。
• 健康保险公司有时还要求客户提前支付服务费用，然后再通过索赔流程向他们报销。

了解可报销自付成本

例如，如果一个销售人员每天开车到多个地点面对面拜访客户，那么在汽油上的花费就是一笔可报销的费用。有时，即使是因工作用车行驶里程过长而造成的磨损，也会返还给员工。这完全取决于公司的政策。员工可以记录里程和/或汽油成本，并向会计部门提交付款证明，也可以选择在申报明年的税款时使用扣除额。

旅行时也会发生可报销的自付费用。如果一个人的一部分工作涉及全年跳飞机和参加会议，那么食物、酒店、机票、小费等费用通常是可以报销的。一些公司选择不支付酒精饮料；再说一次，这是一个政策问题。

另一种情况，往往需要自掏腰包的工作购买是当有人在家工作，每天或几天一周。通常，远程办公人员只是走进当地的办公用品商店购买打印墨盒、纸张、电脑配件等物品，或者在公司没有通过互联网络和IT的帮助下在线下载必要的应用程序。同样，这些费用是可以补偿的，除非雇员选择将其作为明年税款的扣除额。公司向员工报销时，可以将所有成本作为业务费用扣除，而不影响个人的税收。

可报销医疗费

对于医疗费用，保险公司通常直接与医生或服务提供商打交道来办理支付，但偶尔，保险单会要求被保险人先行支付产品或服务的费用，然后提交收据进行报销。在健康保险行业，自付费用是指账单中保险公司不承担的部分，个人必须自己支付。自付医疗费用包括免赔额、共同支付和共同保险。

医疗保险计划有最高自付额。这些是对投保人每年可用于医保费用的金额的上限。《平价医疗法案》（ACA）要求所有非祖父母的团体和个人计划保持在每年更新的指南范围内，以实现最高自付额。2020年，个人保险的自付限额为8200美元，家庭保险的自付限额为16400美元。虽然计划不能有高于这些限制的自付最高限额，但许多计划提供较低的最高限额。

员工职责

员工应准确记录日常开支，并在公司或网上提供的表格上提供收据，并按预定的时间表转入会计部门。应记录所有里程，包括里程表读数、日期和位置。然而，通勤里程是不可报销的。

在很多情况下，如果雇主提前支付费用，对双方都有利，也比较容易。它可以节省会计时间，并防止员工在可能遇到困难时不得不将个人资金花在业务上。

公司处理费用的另一种方式是以自己的名义提供公司信用卡，余额直接支付给商家。

对于销售代表来说，可报销的自付费用可能是餐馆向潜在客户求爱的账单，也可能是开车去邻近城市参加销售课程的汽油费。大多数公司都有指导方针来帮助员工确定哪些费用被视为可报销的自付费用，哪些不可报销。通常情况下，员工必须保留收据，并对他们的购买行为给出详细的解释。