複式簿記是一個概念,即每一筆會計交易都會以兩種方式影響公司的財務狀況。總帳是每筆交易雙方的記錄。
如果一家公司銷售一種產品,它的收入就會增加,現金也會增加同樣的數額。公司向債權人借款時,現金餘額增加,但公司債務餘額增加的幅度相同。
雙重入賬制度創造了由資產、負債和權益組成的資產負債表。資產負債表是平衡的,因為公司的資產將始終等於其負債和權益。資產包括公司擁有的所有專案,如庫存、現金、機械、建築物,甚至包括專利等無形物品。負債代表公司欠他人的一切,例如應付給供應商的短期應付賬款或應付給銀行的長期票據。權益代表公司所有者的股份。股權可包括業主對公司的任何出資,加上公司的利潤或減去公司的損失。
每個分錄都有一個“借方”和一個“貸方”,記錄在總賬中。資產賬戶借記時增加,貸記時減少。相反,負債和權益在貸記時增加,貸記時減少。如果一項資產隨著借方的增加而增加,那麼分錄的貸方將透過減少它來影響另一項資產,或者影響負債或權益賬戶,增加它,以便保持資產=負債+權益等式的平衡。
例如,如果露西開了一家新的雜貨店,她可能會把自己10萬美元的積蓄捐給公司,以此開始自己的生意。總帳的第一個分錄是借記現金,增加公司資產,貸記股權,增加露西在公司的所有權。如果露西在公司信用卡上以5000美元的價格購買了一些貨架單元,那麼總賬的下一個分錄將是借記裝置5000美元,增加公司的資產;貸記信用卡5000美元,增加公司的負債。
可為每個賬戶保留一個明細分類賬,該分類賬僅代表分錄的一半。然而,總分類賬對分錄的兩部分都有記錄。當露西購買貨架時,裝置明細賬只會顯示分錄的一半,即5000美元的裝置借方。信用卡到期明細賬將包括分錄的另一半的記錄,5000美元的貸方。總賬將增加兩行,分別顯示5000美元的借方和貸方。
據《華爾街日報》報道,15世紀盧卡·帕西奧利(Luca Pacioli)記載了複式記賬系統的早期使用。14世紀的會計師用紙和筆來做記錄,苦心經營地記錄每一筆複式記賬。
如今的會計師通常不使用實體總賬賬簿;然而,現代會計軟體使用相同的基本概念,即每筆交易都將兩個分錄過賬到總賬中。
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