企業資源規劃（ERP）是一種面向過程的方法，它將公司不同部門使用的系統整合在一起，透過使用軟體應用程式和確定的最佳實踐，在確定的控制下實現簡單而統一的資訊流。

本文描述了ERP中所使用的工具，以及它們針對不同功能的特點。為了更好地理解這些工具，讓我們從功能需求開始。

什麼是需要從erp系統(needed from an erp system)？

任何ERP系統基本上都需要滿足以下功能需求。

• 它必須是一個統一的系統，具有易於使用的應用程式和介面，能夠無縫地跨多個部門工作，並具有必要的受控訪問
• 可透過不同應用程式訪問的公共資料庫（或多個但共享的資料庫）
• 搜尋和報告實用程式根據各種引數生成報告（如“玩具”類別中截至昨天的所有未發貨訂單”）
• 可擴充套件性、定製性和易於整合的廣告 特殊模組（根據需要）

為滿足上述功能要求，必須將下列工具和應用程式納入企業資源規劃系統。

資訊管理工具

資料儲存和資訊管理以及跨不同部門和職能的既定工作流程是任何ERP系統的支柱。有多種解決方案和工具可用於資料儲存，其中包括Oracle、Sybase、DB2等公司的關聯式資料庫，以及Microsoft MySQL、PostgreSQL、Apache Derby等免費開源產品。其他資訊管理工具可能包括內容管理系統（CMS）和儲存庫應用程式。

根據行業和所需功能，需要選擇適當的功能。當基於事務的資料透過不同的狀態（從**到庫存到訂單捕獲到銷售到供應狀態）時，**商可能會發現像Oracle或MySQL這樣的事務資料庫更相關。另一方面，線上內容寫作公司可能會發現一個版本控制更適合他們需要的CMS儲存庫系統。

資料庫或儲存庫可以是單一的集中式資料庫，也可以是多個資料庫，具有從一個資料庫到另一個資料庫的自動資料流。定義的工作流確保了無縫的資料移動。資料庫可以在本地或遠端託管，甚至可以在雲中託管。

具有適當許可權控制的應用程式和介面

資料儲存和管理需要只讀或編輯訪問才能處理資料。一旦產品被**出來，它們就需要被標記為現成的存貨。然後，庫存管理部門將其更新為待售。購買後，專案應更新為已售出狀態，以此類推。

為了實現這一點，易於使用的應用程式和介面成為任何ERP系統的一個組成部分，該系統還定義了控制和許可權。例如，一旦一個專案被標記為“已售出”，只有物流部門的操作員才能進一步更新它，而來自**或庫存部門的操作員應該獲得“僅檢視”訪問許可權。

類似地，對於內容編寫ERP工具，一旦作者將內容提交給編輯審閱，只有編輯才能對其進行修改，以避免任何重覆和內容衝突。

為了使這種基於許可權的控制元件、應用程式和介面能夠內建，任何可以是基於瀏覽器、桌面安裝或平板電腦/移動應用程式的ERP解決方案。固定地點的**團隊更喜歡基於桌面的介面，而不斷移動的銷售團隊則會受益於基於瀏覽器的介面或移動應用程式。

工作流管理工具

ERP系統由多個模組和資料儲存庫組成，其中資料更新和操作遵循基於業務需求的邏輯定義序列。這構成了工作流。工作流可以被認為是大腦控制身體的各種功能（血液、空氣、食物和其他供給的流動、身體部位的運動等）。一個明確定義的工作流，在不同的層次上具有適當的訪問許可權，是任何ERP解決方案的必要組成部分。

在ERP框架內實現的常用工具包括Agiloft Workflow、WorkflowGen、Inceptico DMS、Intelex Business Management、SimpleECM等。

報告儀錶板

管理級、部門級、團隊級或個人級報表生成是ERP系統的另一個重要需求。它通常以儀錶板形式（帶有實時資料檢視，顯示已收到但尚未發貨的訂單、上週未付款等資訊）或在常用word或資料編輯應用程式（如電子錶格）中生成的可自定義報告提供。

大多數報告工具和儀錶板都是實時執行的（或具有最小的時間延遲）。與部門用於資料更新的應用程式一樣，這些報告工具/儀錶板檢視也可以基於瀏覽器或桌面安裝。它們還包括一天結束時的報告功能，可以透過電子郵件傳送帶有圖表/圖形/表格（如Microsoft Excel或Word附件）的報告。

通訊工具

在任何跨多個部門工作的系統中，必須進行溝通。ERP系統透過提供基於操作的自動化郵件生成工具、即時訊息、聊天或個人和團體級別的一般廣播功能來促進這一點。

比如說，一旦訂單被標記為“準備發貨”，就應該觸發一個自動郵件傳送程式，讓物流部門啟動發貨流程（或者如果比薩餅店的廚房出現了問題）；可以向所有其他部門傳送一般廣播資訊，以停止接受進一步的命令。

進一步的即時訊息傳遞功能（如來自Lync、Chatter或Yammer的功能）被合併以實現簡單和即時的通訊。

除了作為任何ERP系統組成部分的上述工具外，還可以根據需要整合其他工具。

分析工具

許多分析工具可以整合在ERP系統中，用於商業智慧、預測分析、資料探勘和相關分析。這些分析工具用於獲得有價值的見解，以便根據可用資料制定戰略業務決策（如跟蹤假日購物周圍的消費者行為、紅色貨架上的產品銷量高於藍色貨架上的產品銷量的比較結果等）

資源分配和任務排程工具

ERP系統還可以整合各種工具，用於跨部門和任務（針對勞動密集型行業）分配資源。這些工具的工作原理很簡單，即根據資源可用性計劃來定義任務/專案所佔用的時間。任務完成後，資源將自動分配一個與其技能相匹配的新任務，或者被放入池中以供下一次分配。

工具具有在主管級別進行手動幹預的功能，以防任務延遲。好處包括清楚地瞭解當前和未來的工作負載、最佳化資源利用率、探索自動化的可能性等。

其他附加功能

ERP系統可以根據企業的需要集**力資源管理、專案管理、時間跟蹤系統和文件管理等模組。針對每個行業和功能型別，有大量可用的工具，ERP供應商為感興趣的客戶提供幫助，幫助他們選擇最合適的工具。網際網路上總是提供自助獲取所需資訊。

底線

ERP是一個複雜的實施框架，通常需要一個專門的供應商來實施。ERP實施過程中發現的兩大瓶頸是高成本和未能遵循最佳實踐。雖然透過仔細評估不同的供應商和評估免費的開源工具可以在一定程度上降低成本，但是由於缺乏對最佳實踐的遵守而導致的失敗的另一個挑戰可以透過對員工進行集中培訓來減輕。在初始階段進行適當的評估，與具有適當專業知識的供應商合作，並從一開始就明確需求，將有助於有效和成功地實施ERP工具(有關閱讀資料，請參閱“成功的企業資源規劃案例研究”）