使用微軟團隊的10個技巧

微軟團隊是為溝通和會議而設計的。在實時協作時,使用這些技巧可以最大限度地提高工作效率。...

微軟團隊已經成為那些在家工作的人生活中不可或缺的一部分。人們用它進行交流、協作和會議,但他們是否充分利用了它的潛力?你是嗎?

video conference feature image

以下是一些技巧和竅門,可以幫助你確保答案是“是”。

1@提及可以過濾訊息

如果你不斷收到大量的資訊,要跟上每一次談話可能是一個挑戰。跟蹤交流和更新的一個好方法是使用@references來過濾活動。

如何按提及過濾:

  1. 單擊“活動”。
  2. 單擊過濾器按鈕。
  3. 選擇@提及。

你可以走了!

2@提及可以幫助傳送訊息

提到可以有多種用途。除了幫助您過濾郵件外,您還可以使用它們直接傳送郵件。

其工作原理如下:

  1. 去搜索欄@提到你想要留言的人。
  2. 按回車鍵。
  3. 鍵入您的訊息。
  4. 再次按Enter。

這是一個簡單的方法,可以節省你的時間,讓你保持你的焦點,而不是從一個視窗移動到另一個。

三。需要幫忙翻譯嗎?團隊可以提供幫助

微軟團隊允許線上聊天翻譯,幫助你和你的外國同事和客戶保持聯絡。

Translate a message on Teams

要使用翻譯功能,您必須:

  1. 轉到包含要翻譯的文字的郵件。
  2. 單擊橢圓。
  3. 單擊“翻譯”。
  4. 檢視支援的語言。
  5. 選擇一個你需要的。

4標記為未讀,以便以後閱讀

如果你從事管理工作,你需要注意許多人在做許多不同的工作。你很可能會讀到一條訊息,但在你回覆之前,另一條訊息會彈出,搶走你的注意力,最後你可能會忘記前一條。為了防止這種情況發生,請注意安全,並將郵件標記為未讀,這樣您就不會忘記返回郵件。

如何做到這一點:

  1. 單擊要標記的郵件上的省略號。
  2. 在出現的彈出視窗中,按“標記為未讀”

這樣做,不管是否分心,你都會記得回到資訊上來。

5將新團隊與舊團隊聯絡起來

每次建立新團隊時,也會建立一個新組。如果您計劃將新團隊新增到現有的組中,您必須小心不要忘記這一點。除非您將新團隊連線到現有組,否則Microsoft團隊將為您指定一個新團隊,從而導致不必要的過度擁擠。

Connect a new team to an existing one on Microsoft Teams

如何為現有組建立組:

  1. 單擊“加入”或“建立團隊”。
  2. 選擇建立團隊。
  3. 選擇“建立自…”,然後選擇“Microsoft 365組”。
  4. 按你想要的組,就這樣。

這是一個簡單的過程,可以幫助你保持一個整潔的空間,並跟蹤所有小組下的所有團隊更容易。

6團隊有書籤——使用它們

網際網路使用者習慣於在瀏覽網頁時為網頁新增書籤,但你知道團隊也允許你為內容新增書籤嗎?您可以輕鬆地將附件或郵件新增到書籤中,並在需要時返回。它為你省去了檢視所有聊天記錄以找到重要資訊的麻煩。例如,

如何新增書籤:

  1. 轉到包含資訊的聊天室。
  2. 單擊訊息頂部的省略號。
  3. 選擇以儲存訊息。

若要稍後轉到已儲存的書籤:請在搜尋欄中鍵入“”/saved“”。

就這麼簡單。

7拖放團隊以您想要的方式組織他們

您的團隊正在處理的專案往往有不同的截止日期和優先順序,因此可以選擇對它們進行排序。Microsoft團隊允許您根據您的首選項按您希望的順序拖放團隊。

遵循以下步驟:

  1. 單擊並拖動要移動的團隊。
  2. 螢幕將變灰。
  3. 按你想要的順序移動隊伍。

你可以根據截止日期,甚至按字母順序排列它們,如果這對你的工作有幫助的話。

8鎖定應用程式以保持其可見

當您在團隊中主動使用應用程式時,其圖示將顯示在導航窗格中。但是當你離開的時候圖示就消失了。為什麼不把它放在那裡,方便取用呢?

Pin an app on Microsoft Teams

如何操作:

  1. 右鍵單擊應用程式圖示。
  2. 選擇Pin。

如果你必須先找到你的應用程式,你必須轉到“更多”按鈕(團隊左側的省略號)。在那裡你會看到你所有的應用程式。如果要取消固定應用程式,請執行相同的操作,但選擇“取消固定”。就這麼簡單。

9透過緊急聊天資訊引起人們的注意

如果您發現需要儘快與某人聯絡,可以傳送緊急聊天資訊。這樣可以確保對方的注意力,讓你更接近得到迴應。緊急訊息通知您傳送給的人,在您最初發送後的20分鐘內,他們每兩分鐘就有一條新訊息。如果您選擇使用此功能,請務必僅在確實緊急的情況下使用它。

Urgent message feature on Microsoft Teams

如何操作:

  1. 轉到“設定傳遞選項”(撰寫框下方的感嘆號)。
  2. 選擇緊急選項。

您可以透過重新選擇傳遞選項並再次將其設定為“標準”來撤消此操作。

10獲取頻道的電子郵件地址

你知道你可以給球隊頻道發郵件嗎?你所要做的就是得到一個電子郵件地址,這是一個簡單的過程。

Get an email address for a channel or team on Microsoft Teams

如何操作:

  1. 轉到您希望獲得地址的頻道。
  2. 單擊“更多選項”。
  3. 按獲取電子郵件地址。

這樣做,你就可以給一個團隊或頻道發郵件了。您可以根據自己的首選項設定許可權和限制。

讓團隊為你工作

Microsoft團隊提供了各種各樣的功能,使您能夠充分利用這些功能。不要猶豫使用它們。

同時,如果你不喜歡團隊,Slack可能是一個更好的選擇。

  • 發表於 2021-03-29 01:16
  • 閱讀 ( 48 )
  • 分類:網際網路

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