googledocs沒有你在微軟Office中能找到的那些雜亂的功能區，但是它確實有很多有用的技巧。你可能永遠找不到這些特徵，除非你去尋找它們。

Google基於web的office套件經過多年的發展已經成熟，現在它提供了從離線訪問到第三方附加支援的一切服務。它仍然是一個易於使用的辦公套件，在任何地方都可以使用，具有出色的實時協作功能。

啟用離線訪問

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谷歌文件可以離線工作。這允許您建立新文件，繼續處理當前文件，甚至在沒有Internet連線的情況下檢視文件。當您再次連線到Internet時，您的更改將聯機同步。

這個功能需要googlechrome，所以它可以在Windows、Linux、macosx和Chromebooks上執行。要進行設定，請開啟googledrive網站，單擊網站右上角的gear按鈕，然後單擊Settings。在“常規”窗格中，確保啟用了“將工作同步到此計算機以便可以離線編輯”選項，然後單擊“完成”。要在離線狀態下使用Google文件，只需在沒有網際網路連線的情況下返回Chrome中的Google Drive網站即可。

實時協作

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googledocs比桌面版的microsoftoffice有更好的協作功能。您可以實時協作，每個有權訪問文件的人都可以立即編輯文件。您將在文件中看到其他人的游標，並可以看到他們實時鍵入。

單擊“檔案”>“共享”開始共享文件。您可以透過電子郵件地址邀請個人，也可以允許具有文件特殊連結的任何人對其進行編輯。

共享不僅僅是編輯-共享功能允許您與一個或多個使用者共享文件，以便他們可以檢視。他們總是有最新的副本，所以這可能比透過電子郵件傳送檔案更方便。您還可以讓人們在文件上留下評論，這樣您就可以獲得他們的輸入，而不允許他們修改您的文件。

釋出文件

googledocs允許您快速線上釋出文件。只需單擊“檔案”>“釋出到web”，然後單擊“開始釋出”按鈕。您將收到一個以已釋出形式指向文件的公共連結，這樣您就可以與其他人共享它，他們也可以檢視它。你不必把文件放在你自己的伺服器上。

此功能獨立於共享功能。釋出文件時，具有該連結的任何人都可以檢視它。當它被共享時，它只能與少數人共享。當人們訪問共享文件時，他們會看到googledocs編輯器。當他們訪問一個已釋出的文件時，他們會將該文件視為一個典型的網頁。

轉到下一個排印/上一個排印

要快速更正錯誤，請使用Ctrl+'鍵盤快捷鍵轉到當前文件中的下一個打字錯誤，並使用Ctrl+；轉到上一個打字錯誤。這允許您快速更正打字錯誤，而無需滾動當前文件並查詢那些紅色下劃線。

googledocs最近還獲得了一個拼寫檢查功能，可以讓你快速瀏覽當前文件中的問題，這是googledocs長期以來缺乏的一個功能——只需單擊“工具”>“拼寫檢查”即可使用。

搜尋並**連結

googledocs結合了Google搜尋的強大功能，可以幫助您輕鬆地將連結**到當前文件中。您可以直接從“連結”對話方塊中進行搜尋，而不是開啟新的瀏覽器選項卡並搜尋要連結的頁面。為此，請單擊“**”>“連結”選項。在對話方塊中鍵入一個搜尋，Google將顯示與您的搜尋匹配的頁面-單擊一個建立指向所選地址的連結。

配置文字樣式

與其手動格式化文件中的每一位文字，不如改用樣式格式化文字。這意味著，與其將所有標題設定為特定的字型大小和粗體文字，不如單擊樣式框並將其設定為“標題1”

您還可以輕鬆地編輯用於不同樣式的字型設定。首先，格式化一些文字，以使用要用於樣式的格式型別。選擇該文字，單擊螢幕頂部的樣式框，然後單擊要修改的樣式右側的箭頭。單擊“更新‘樣式名稱’以匹配”選項，該樣式現在將使用您選擇的格式型別。

要儲存這些自定義樣式並在其他文件中使用它們，請單擊此處列表底部的“選項”選單，然後選擇“另存為我的預設樣式”

管理個人詞典

如果googledocs認為某個單詞是一個拼寫錯誤，但您知道它是正確的，您可以右鍵單擊該單詞並選擇Add to personal dictionary。然後可以單擊“工具”>“個人詞典”，編輯個人詞典中的單詞列表。如果你不小心在這個列表中添加了一個拼寫錯誤的單詞，你必須在Google再次警告你之前把它從這裡刪除。

這個選項是一個相當新的功能-以前，谷歌文件不允許你刪除你新增到這個列表中的單詞。您可能希望檢視一下列表，並確保過去沒有意外地向列表中新增不正確的單詞。

使用web剪貼簿複製和貼上

googledocs有一個web剪貼簿功能，它可以在googledocs、表單和幻燈片之間共享。此剪貼簿與您的Google帳戶相關聯，因此它將跟蹤您使用的所有計算機。與標準作業系統剪貼簿不同，web剪貼簿可以包含多個專案。剪貼簿支援，文字，影象，繪圖，以及來自Google文件的其他資料位。

要使用此功能，請選擇一些文字，單擊“編輯”，然後使用“Web剪貼簿”選單。這是在不同型別的Google文件之間複製某些型別的資料（如圖形）的最佳方法。如果不與儲存到web剪貼簿的專案進行互動，則這些專案將在30天后被清除。

使用研究工具

GoogleDocs包含一個側邊欄，專門用於搜尋-透過單擊“工具”>“搜尋”開啟它。此側邊欄允許您搜尋影象、報價和web結果，以便您可以輕鬆地將它們**到文件中。它還可以方便地搜尋學術研究和快速**適當的腳註或引文的MLA，APA，或芝加哥引文格式。你也可以快速地在網路結果中**引文——這是一種為學校論文建立參考書目的簡單方法。

安裝附加元件

附加元件是一個相當新的特性。這些是用googleapps指令碼**的第三方軟體。您可以透過單擊“工具”>“管理載入項”來安裝它們。然後可以從“附加元件”選單中使用它們。

例如，您可以安裝允許您選擇任何單詞的同義詞庫載入項，然後單擊“載入項”>“同義詞庫”>“查詢選定單詞的同義詞”以在編寫文件時檢視同義詞。其他附加元件包括一個簡單的書目建立者、圖表工具和目錄生成器。

谷歌文件也有更多的祕密。檔案>下載方式選單特別有用，允許您以多種不同格式下載文件。如果需要以特定的檔案格式提交或透過電子郵件傳送文件，可以將其下載為PDF或Microsoft Office文件。