uniinn**ruck攝

教授是最忙的人。他們必須演講，辦公時間，與研究生和同事一起工作，參加會議和其他公共活動，進行、發表和展示研究成果。但是，即使他們的時間很短，也有辦法透過電子郵件與他們溝通，並得到及時的回覆，這樣你就可以在更少的挫折下繼續工作。

給名字加上一張臉

在傳送第一封郵件之前，最好能和你的教授親自見面。在開學的第一週做自我介紹。讓你的教授知道你的興趣，你的問題，或其他一些獨特的你。如果你表現出足夠的關心去了解他們，會鼓勵他們及時迴應你的請求。你留下的印象越深刻，他們就越能記住你。

當你要發第一封郵件詢問你的作業時，你的教授可以把你的臉貼在你的名字上。這有助於他們把你的電子郵件放到上下文中。如果他們過去已經成功地與你溝透過，他們會更願意毫不猶豫地再次溝通。也許他們已經相信你是個認真的學生了。

使用詳細的主題行

當涉及到及時回覆電子郵件時，主題線就是一切。首先，當人們收到不認識的發件人發來的郵件時，他們會從郵件的主題欄中尋找線索。僅僅基於主題行，他們可能會刪除那些看起來垃圾的郵件或者對他們來說根本不重要的郵件。

現在，教授們有義務回覆學生的電子郵件，處理行政和班級相關事宜。但是科目對你的教授來說還是很重要的。精心設計一個主題行，這樣當你看到它時，你的教授會立即開啟並閱讀它，而不是把它歸檔供以後閱讀。（下一個目標是精心設計電子郵件，讓你的教授在讀完後立即回覆，但我們將在後面的部分中討論這個問題。）

因此，在傳送電子郵件之前，請將其縮小到特定的目的。在主題欄中儘可能直接地說明目的。

不要使用“I'd like to enroll in your class”（我想註冊你的班級），而是明確說明班級名稱以及他們如何幫助你註冊：

你說得越具體，就越容易讓你的教授知道。一個非常具體的標題讓他們一眼就能知道對他們的期望。

彬彬有禮

一旦你使用了一個好的主題行，你需要確保你的開場白不會妨礙你的教授閱讀完整的資訊。你不想說“嘿”然後繼續你的留言。這設定了一個不專業的基調，可能成為有效溝通的障礙。你想在禮貌方面犯錯。

寫你的資訊儘可能禮貌和尊重，即使這意味著允許一些不準確。例如，假設你在暑期參加一個社群大學的課程來滿足一般要求。從技術上講，你的導師不是教授，但今年剛開始**教學。

你仍然想稱呼他們為“教授”，因為這是正式的，禮貌的，這表明你渴望建立良好的溝通。當你的老師堅持要你稱呼他們為“鮑勃先生”或“喬伊”時，在糾正之前，你要保持禮貌

以下是一些保持你的資訊禮貌的其他方法：

• 一定要簽上你的名字——如果班上有很多學生，最好是第一個和最後一個。
• 最後用一個句子或短語來表達你對他們閱讀你的資訊的感激之情。它可以是一句話，然後再簽上你的名字，比如，“我很感謝你調查約翰教授。”或者它可以是一個簡單的“謝謝”，後面跟著你的名字。
• 堅持主題；走彎路意味著你不尊重他們的時間，因為他們可能還有幾百封郵件要發。
• 不要以為他們會按你的要求去做。教授必須為學生做一些事情，比如如果你符合先決條件，就允許你進入課程。但即便如此，也不要以為他們會按你的要求去做。你不想表現出不尊重，也不想給他們理由重新考慮他們是否願意幫助你。所以禮貌地問，儘量少假設。

使用專有名稱和標籤

如前所述，在特定的學科範圍內使用適當的標籤，並禮貌地諮詢教授。確保標籤、數字、日期和時間正確。如果你不清楚會議時間或不小心參考了錯誤的測試，你的教授將不得不花費額外的時間來仔細檢查，並可能再次給你發電子郵件以澄清問題。這使得對跨越多封電子郵件的對話的潛在快速響應變為可能。

堅持重點

當你在一封郵件中走彎路或洩露更多的（個人）資訊而不是手頭的任務所必需的時候，它最終會浪費你教授寶貴的閱讀時間——以及你自己的時間。堅持這一點是減少傳送電子郵件的時間和減少為澄清而寫額外電子郵件的需要的幾種方法之一。

把不必要的單詞和短語去掉，比如“我在想是不是”或者“你認為你可能……”相反，只需問這個問題。對你的教授如此坦率可能會讓人感到害怕，但經過實踐，情況不會長久。因為你會學會以專業的方式來獲得要點，這會建立信心。

下面是一個較長時間閱讀且較長形式更容易分散注意力的資訊示例：

如您所見，壓縮形式更有效地傳遞了資訊：

保持簡短

保持短促和堅持重點相似。理想情況下，你不想在一個段落中超過三到四句話。你不想在一條資訊裡塞滿太多的段落。除非，也就是說，你在分享反饋或個人故事，這將有助於你的教授瞭解你，更好地瞭解他們如何幫助你。

直接請求

即使你有一個偉大的主題線，你仍然需要跟進的訊息本身。你可以直接提出你的要求。如果你把這個請求當作一個問題來表達，可能會更清楚。或者，如果你用“請……[在這裡請求]”作為開場白，請記住，如果你給教授發郵件只是為了徵求他們對某個話題的意見，那仍然是一個請求，因為你要求他們花時間分享他們所知道的。

把你的要求說清楚，這樣你的教授就不會對你的要求有任何疑問了。如果你能完成這一重要的步驟，你可以幫助你的教授採取行動後立即閱讀你的電子郵件。你不僅會得到他們的快速反應，而且你也會很快進入等待名單類。

跟進

即使你成功地將上述原則應用到給教授的電子郵件中，而且你沒有得到及時的答覆，可能是你的教授還沒有收到你的電子郵件，或者是目前有一段時間沒有收到。不要擔心原因是什麼，只要有禮貌地跟進，如果你已經兩天沒有收到他們的回信了。不同的校園對於被認為是及時的反應有不同的政策或文化（即使不成文），因此，它可能會因你的機構或背景而有所不同。

將上面列出的示例原則應用於後續電子郵件。如果由於某種原因你仍然無法透過，在三到四天之後，另一封后續電子郵件可能是合適的（同樣，取決於情況）。或者是時候親自和你的教授談談了。如果是這樣，請確保你從他們那裡瞭解如何透過電子郵件進行最佳溝通。

根據需要與你的教授進行有效的溝通可以極大地提高你在某一特定課程上取得成功的機會。保持及時、順暢和高效的溝通，這樣你就能專注於工作。