没有人喜欢收到自动回复他们的电子邮件。对任何人来说，花时间去构思一条信息，最终沦为一个电脑脚本，都是令人沮丧的。也就是说，有时自动应答器是有用的，有自己的位置。下面是如何有效地使用它们，这样你就可以在不烦人的情况下传达你的信息。

避免显而易见的事情

如果你的自动回复告诉了接收者一些他们已经知道或者很容易假设的事情，你肯定会恼火。以下是一些您希望避免使用的短语：

• 我已经收到你的电子邮件-这是一个流行的声明，出于某种原因，在自动回复。首先，这不是真的，因为如果你收到它，你会忽略它或回应现在在大多数情况下。一台电脑已经收到了它，一旦你有时间，它就会转送给你。而且，很明显那是真的。
• 我会尽快阅读你的电子邮件-除非你提供了一个具体的时间框架，并有充分的理由这样做，不要。当每个人都回复邮件时，越快越好。这是你可以忽略的。
• 感谢您的留言-除非您感谢大多数与您联系的人花时间这么做，否则您应该忽略此项。很可能你一点也不感激，考虑到你的收件箱太满了，你可能看不到一半，所以这在自动回复中可能会被认为是相当不真诚的。虽然这看起来不错，但它更可能会立刻惹恼你。
• 请期待24-48小时内的答复-这并不总是令人讨厌的。如果你是一个客户支持团队，这实际上是很有帮助的。你很可能不是，但是，所以这只是有点奇怪。设定期望值是很好的，但是如果你能在这样一个特定的时间范围内做出响应，那么你可能首先就不需要自动响应器了。如果你不知所措，你也不想设定你无法保持的期望。如果你需要提供一个时间框架，最好是少一点具体的（例如，“我需要比平常多几天的时间来回复”）

求助于接受者的善良本性

如果你不是那么忙和绝望，你就不需要自动回复了，对吧？因此，传达这一点，让人们了解你的困境。如果你被工作或者至少是你的收件箱压得喘不过气来，以至于无法及时回复邮件，或者有时根本无法回复，那就说出来吧。这样的信息可能很有效：

我的收件箱现在很满，工作也非常忙。虽然我正在尽最大努力及时回复所有信息，但在接下来的几周里，我的反应会比平时慢。谢谢你的耐心和理解。

这有点正式，所以如果你是比较随意的类型，那就继续读吧！

使用幽默

没有什么比一点幽默更能消除不好的感觉了。当你感到沮丧、沮丧或任何消极情绪时，一个好的笑声甚至一个微笑都能让你振作起来。这就是为什么用一点幽默来设计一个自动反应可以阻止它自动激发的仇恨。下面是我在James Altucher博客上的评论中遇到的一个例子（来自用户mypaisa）：

你成功地联系到我了。然而，我对电子邮件的回复却很差。请放心，我已经读了你的信息，你可能会或不会收到我的答复，在未来的一天到十年。我意识到这会让我错失良机。如果你认为这太重要了，我不能放弃，请给我妻子发邮件，如果她觉得这条信息很重要，在我回复你之前，她不会和我睡觉。

这是因为它轻松和聪明。它告诉收信人你的邮件量太大了，你不善于处理邮件，同时也（希望）让他们微笑。当你使用一个不太理想的策略，比如自动应答器时，这大概是你所能期望的最好的了。

简明扼要

当你写电子邮件时，简洁是你的朋友，这在自动回复者身上再真实不过了。当人们收到他们一开始甚至不想阅读的回复时，你可以通过缩短它来减轻一些痛苦。上面的例子展示了你想要的简洁程度。基本上，你要写三个句子来表达以下三点：

1. 你发送的是自动回复
2. 为什么要寄
3. 收信人应该期望得到什么结果（以及他们应该采取什么行动，例如，在休假期间，希望他们联系其他人）

这才是你真正需要的。如果你做到了，你就完成了你的工作。由于它的简洁，它已经大大减少了烦人。如果你能吸引接收者的好感，或者让他们大笑，那么你实际上可能会有一个几乎让人喜欢的自动反应。虽然最好尽可能避免使用自动应答器，但有时您必须使用它们。只要你小心地构思一个不令人讨厌的信息，它们终究不会那么糟糕。

额外提示：设置延迟自动响应

我们以前提到过这个技巧，但值得重复。凯文·罗斯（kevinrose）无疑被电子邮件淹没，他设置了一个他称之为电子邮件破产过滤器的东西。有时尽管我们尽了最大的努力，我们还是会错过我们真正关心的信息。他建议设置一个自动应答器，在两周后触发此消息（或类似的消息）：

您的电子邮件（以下）已存在14天，尚未打开。为了最大限度地减少电子邮件堆积，您的电子邮件现在已被放置在存档中。如果您仍然需要响应，只需回复，您将自动添加到优先级队列中。非常感谢。

这并不是世界上最亲切的自动回复，因为它基本上是在暗示收件人的信息可能并不重要，但这也是一个很好的方式，为错过一封可能有价值的电子邮件道歉，以及提供一种手段来纠正这种情况。如果你只是无法跟上收件箱中邮件的数量，这可能是处理问题的一个好方法。

你有没有喜欢的智能自动反应？在评论中分享你的意见！你可以在Twitter、Google+和Facebook上关注这篇文章的作者Adam Dachis。推特也是联系他的最好方式。