亲爱的Lifehacker，我被文件淹没了！旧的税务文件、收据、账单、合同、保险单、**，我都太多了，一半是电子版。你有什么建议可以帮我整理一下吗？

已签字，丢失单据

基思·威廉姆森摄。

亲爱的迷失医生，我们知道你从哪里来。在既可以以纸质形式也可以以数字形式到达的票据之间，像保险单和税务文件这样的文件总是以纸质形式到达，而票据和银行对账单通常只以数字形式到达，我们都有多种格式的文件，所有这些文件我们都需要组织和保存。谢天谢地，还有hiope：让我们通过几种方法将所有这些文档组织起来，并采用类似的格式，这样您就不必想知道它们在哪里了。

尽可能实现数字化

我们已经讨论了一些很好的无纸化方法，特别是当你发现自己沉迷于邮件中的纸质文档时，甚至讨论了哪些文档应该保留纸质副本，哪些文档可以安全地完全数字化。不过，实现无纸化只是驯服文档管理怪兽的一步。安德烈斯鲁埃达摄。

大多数银行、信用卡发卡机构和其他金融机构都在尽可能地节省开支，这也包括了向您发送月度报表和账单所需的邮费。你可以用它来为你的利益和要求只接收数字报表和帐单从金融机构，你使用。您需要保留以备将来参考的纳税申报单、W-2和其他财务文档可以通过本地和异地备份进行扫描、加密和存档。使用此过程可以扫描和归档您可能需要副本的文档，但您不想丢弃其中任何一个的纸质版本，如证书、文凭和**合同。

数字化的另一个好处是让你能够轻松地组织和过滤账单、保险单和其他通过电子邮件发送给你的机构和公司的文档。当您知道发送账单的地址或公司时，很容易组织所有账单，例如，您可以在邮件程序中创建自定义筛选器，将它们全部排序到单个文件夹中。你的保险文档、季度投资报表和其他重要文档也是如此：如果你使用数字技术，它们都可以是Gmail标签或邮件文件夹。

整理纸质副本

即使在你坚持要注册电子账单，扫描你知道你可以不用的旧文件，加密和备份敏感文件，高兴地把你的文凭挂在墙上，知道如果它发生了什么事，你会有一个数字副本来证明你赢得了它，你仍然需要整理你的报纸。把你的文件散落在鞋盒里不是保持井然有序的方法。让你的纸质文件井井有条的最好方法是找一个文件柜，甚至是一个半高的文件柜，上面挂着文件夹，然后开始用你知道需要以纸质形式保存的旧纸质文件填充它。维根索迪亚摄。

一旦你有一个文件柜和一些悬挂的文件夹，得到一个标签**商，这样你就可以清楚地看到哪些文件夹持有哪些文件，每次你打开文件柜。我们之前讨论过如何充分利用你的文件柜，但除了确保每个文件柜都有一个装满文件的文件夹，并清楚地标记它们之外，将您想要的保险单和福利文档存档，以备参考，但要知道您不会经常在后面访问。为您更经常访问的文档保存转发文件夹，例如来自不提供电子副本的银行或公司的账单或对账单。把那些你知道你需要的文件放在最前面，这样你就不用在需要的时候翻一打文件夹就可以找到一个项目。

此外，要注意定期检查这些文件：例如，每月检查一次，以使文件井然有序。如果您发现自己至少每月向文件夹中添加一次新项目，请利用这个机会清除您知道不再需要的旧文档，例如超过一年或更长时间的对账单，或者您知道的文档可以扫描并以数字方式存档。

买一台横切粉碎机

当你在整理和数字化大量旧文档的过程中，你会发现你已经建立了一个小的文件山，你现在需要安全地处理。横切碎纸机（与横切碎纸机相反）为您提供了一种在家销毁旧的、数字化的或不需要的文档的简单方法，而无需担心这些文档上的信息可能落入潜在身份窃贼的手中。除非你真的想，否则你不需要使用微型切碎机：横切应该足够了，留下的纸可以很容易地回收或用作包装材料。乔·霍尔摄。

为了增加额外的好处，把碎纸机放在你的废纸回收箱旁边，把它们放在你把邮件送到家里的尽可能近的地方。这样一来，你一进门拿着邮件，就可以把垃圾扔进回收站，撕碎与你的财务或个人账户有关的宣传材料（比如你从信用卡公司拿到的那些“便利支票”），只带着你计划阅读或归档的邮件离开。

找一个防火或保险箱

对于那些只有一份副本的重要文件：比如人寿保险单、遗嘱、文凭、出生证明，或者其他与你的身份相关的、你永远不想丢失的非常重要的文件，最好将它们归档到安全的地方。当然，**数字副本，但对于那些副本与真实文件不一样的文件，把原件放在家里安全地方的防火盒子里，或者放在金融机构的保险箱里是值得的。

我在衣柜里放了一个防火箱，很靠近我的急救箱和应急包。这样一来，我最珍贵的文件就不会被压碎或起火，如果我在离开之前拿不到它们，如果我有时间拿我的应急包，我也可以拿起我的重要文件。一个防火的小盒子可以让里面的物品在半小时内不受火灾的影响，在亚马逊只会让你损失25美元。你的出生证明、护照、文凭和其他重要文件至少值那么多钱，放在这样的盒子里比放在文件柜后面更好。

希望这些是一些建议，将有助于你对驯服你的房子周围的纸堆的方式。数字化和组织化有很长的路要走，但同样重要的是要让自己的生活有条理，让那些你无法从生活中消除的文件有条理。祝你好运

爱你，生活黑客

P.S.有什么关于文件丢失的建议可以帮助他从不断增长的文件堆中挖掘出来，既重要又无用？在下面的评论中分享您的建议和组织技巧。

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