编者：作为一个没有Exchange服务器的数字流浪汉，我们生活黑客作家使用Gmail和谷歌日历等在线应用程序来完成事情。但是Outlook用户可以在不损失的情况下进行切换吗？特邀撰稿人Jared Goralnick今天来这里看一看。Gmail于2004年推出，每年都在成熟，但微软Outlook（带Exchange）仍然是访问电子邮件最流行的工具。将两者并排比较，是不是该从任何一个平台跳船了？让我们看看。

下面的比较是基于Microsoft Office Outlook 2007与Microsoft Exchange Server 2003和Google Apps for your Domain的免费Gmail版本。

这两种产品在配置方式和支持的工作流类型方面存在许多差异。我将在下面逐一介绍不同之处，进行比较和对比。最后，您将看到一个总体比较和一些建议。

搜索

Microsoft使用Outlook 2007极大地提高了其搜索能力。这可能是早期版本的用户升级的最重要原因，因为老实说，在Outlook中搜索通常需要几个小时。他们的搜索现在由Windows桌面搜索支持，并且在快速返回结果方面做得很好。

但Gmail仍然要快得多。另外，如果Outlook返回不正确或不完整的搜索结果，您必须深入设置以调整或重建搜索索引，希望您能够解决此问题。

Outlook search的一个优点是它在附件中搜索。如果您使用单独的电子邮件程序（甚至Outlook！），谷歌桌面搜索将实现这一点，但Gmail的web界面却没有。尽管如此，无法在附件中搜索对于Gmail的搜索速度和准确性来说还是一个小小的代价。

搜索结论：Gmail赢得了更快更可靠的搜索。Outlook仅比完整附件搜索落后一步。

文件夹与标签：如何归档邮件

Gmail与传统的文件夹树不同，它使用“标签”，本质上是标签。标签的好处在于，一封邮件可以被分配多个标签（有效地使其显示在看似独立的文件夹中），而无需复制邮件。例如，如果一封邮件同时与“家庭”和“工作”相关，那么使用Gmail，您可以用两个标签对其进行标记，并在这些标签文件夹中找到这些邮件。在传统的目录树中，您只需选择一个文件夹（或复制邮件）。

类别，总是有相似的表现。在2007版中，Outlook创建了一个更快的系统，它使用颜色编码/命名的类别和搜索文件夹来执行与Gmail几乎相同的功能。大多数人都不知道这个功能，因为它没有Outlook文件夹树那么引人注目，需要为每个类别设置搜索文件夹，才能像Gmail标签一样发挥作用。但是，由于类别与项目的文件夹位置没有关系，因此它们不能完全替代文件夹树。

表面上看，标签似乎优于文件夹树毕竟，标签是许多新网站上识别数据的首选方法。但是，标签存在一些问题：

• 没有“子标签”这样的东西。因此，如果你决定像使用文件夹树一样使用Google，你会很快发现层次结构只是一个层次。
• Gmail web界面中没有拖放功能（很可能是因为应用标签并不一定会将标签从一个标签移动到另一个标签）。
• Gmail的标签与IMAP支持不完全兼容。它们基本上是兼容的，但有些人（比如我）可能会遇到同步问题。

即使有这些小小的限制，谷歌还是明智地避开了我们许多人已经习惯的自上而下的方法。由于Gmail的搜索速度非常快，因此根据物品的归档方式查找物品的必要性就变得不那么重要了。

在Outlook中，类似标签的功能可用，但更难访问。它有额外的过滤和组织功能，但大多数用户可能不会深入到软件中去寻找它们，特别是在Outlook中，用户仍然需要使用文件夹树才能将项目移出收件箱。

文件夹与标签的论断：Gmail以更简单、更灵活的方式获胜。

规则与过滤器：如何自动处理邮件

Outlook比Gmail有更多的邮件路由选项，至少看起来是这样。比较这两个屏幕截图（上面是Gmail，下面是Outlook）以获得一个想法：

虽然Outlook中似乎有更多的选项可用，但谷歌在帮助人们立即找到最相关的选项方面做得更好。Gmail还允许您在保存之前准确测试过滤器的行为：

“在大多数情况下，通过使用Gmail选项来提供相关信息，而不是通过正确的方式来提供信息，这是一个更好的选择。”。

请注意，Microsoft Exchange用户可能比独立的Microsoft Outlook用户从规则中受益更多。Gmail是一个服务器端工具，所以它的过滤器会影响Gmail邮件，不管你在哪里访问它。Microsoft Exchange用户也将享受这一好处。但是，如果您没有Microsoft Exchange且Microsoft Outlook未运行，则不会处理这些规则。远程检查邮件时，这可能会令人沮丧。

同样，我们也有一个类似的分歧，大多数人会因为配置更快、测试Gmail结果更容易而生活得更好，但Outlook有更多的功能。

根据我与客户和同事的经验，人们不像使用Gmail过滤器那样使用Outlook规则，尽管过滤对我们许多人收到的电子邮件量有很大帮助。这让我相信Outlook的规则更可怕。

规则vs.过滤器结论：谷歌赢得了一个更简单、更平易近人的界面。

联络

联系人是任何电子邮件应用程序的核心功能之一。Gmail和Outlook都做得很好。然而，一个主要的区别是Gmail会根据您的电子邮件通信自动创建联系人，而您必须在Outlook中自己创建联系人。

如果你不保存地址簿并且不打算，Gmail的联系人功能是一个足够的创可贴，你永远不必访问联系人以获得一些好处。也就是说，它会在通信后很长时间记住电子邮件信息。

Outlook还会记住与您通信的人的电子邮件地址，但它会将这些地址存储在一个很难找到的文本文件（称为NK2文件）中，而人们通常会忘记备份该文件。因此，当人们获得新的工作站或重新安装Windows时，他们往往会丢失他们认为“存储”的电子邮件信息

如果你的大部分联系活动都是关于电子邮件通信的，那么Gmail和Outlook大致相当，因为它们都保留着核心数据。

但是，根据您的需要，产品的差异远远不止于此：

• 如果你使用了大量闪亮的新web应用程序，它们通常可以直接从Gmail导入你的联系人（比Outlook联系人快得多）。

如果你想追踪客户的通信，Gmail的“最近的对话”视图会让你抓紧时间。Outlook仍然没有找到答案，它的“活动”区域应该是答案，但它的速度非常慢，充其量也不准确(相反，微软建议使用Outlook Business Contact Manager或Microsoft CRM，这两种工具都不是现成的工具，但如果你能使用它们，它们就太酷了）。

• 如果您经常在Word中进行邮件合并或在Windows中执行任何涉及联系人数据的操作，Outlook联系人是您的最佳选择（是的，任何操作都是可能的，但Outlook联系人的操作步骤较少）。
• 如果您与移动设备同步，Outlook是您的最佳选择，因为它几乎适用于所有PDA设备（黑莓、PalmOne、Windows mobile、iPhone、iPod等），无论同步是通过USB还是通过internet。
• 如果您在使用Microsoft Exchange的办公室中工作，则可以共享和同步联系人，这非常有用。
• 如果你有很多联系人，那么Outlook提供了几十种组织和查看联系人的方法，从单独的文件夹到标志、类别到“最近添加的”，并且它还提供了隐私设置，以便只共享其中一些联系人。

如果你有互联网连接，并且独立工作，主要是通过电子邮件或聊天，那么Gmail联系人会做得和Outlook一样好或更好。如果您使用更多面向业务的功能或需要更大的移动性，那么Outlook可能会胜出。

结论：没有赢家。如果您处于商业环境中，Outlook可能会获胜。否则，就没有明确的选择。

垃圾邮件过滤

Gmail的垃圾邮件过滤是一流的，Outlook则不是。但大多数企业不使用现成的Outlook垃圾邮件过滤，而大多数Gmail用户使用默认的垃圾邮件拦截。

我对Gmail垃圾邮件过滤的两个问题是：

它并没有完全消除那些显而易见的垃圾邮件（你仍然需要涉过它）。随着谷歌收购Postini，我们有望在这方面看到一些改进，但我发现每天浏览500封垃圾邮件是很困难的，而且不可避免地不需要麻烦。

• 偶尔还会出现误报（非垃圾邮件被发送到垃圾邮件文件夹），这是不幸的，因为很多人从未阅读过垃圾邮件文件夹。

如果没有客户端的垃圾邮件过滤程序，或者更好的是，没有像谷歌的Postini或MX Logic的电子邮件防御（我使用的）这样的服务器解决方案，Outlook的垃圾邮件过滤是不好的。这些措施可能会将垃圾邮件减少到每天不到12封隔离邮件（这是一个合理的数字，可以偶尔检查误报）。

Gmail在垃圾邮件上获胜，因为不需要安装。对于企业或订阅托管Exchange服务的用户来说，商业反垃圾邮件服务可能比任何一款现成的产品都表现得更好(但是，大多数商业反垃圾邮件解决方案都可以与您的域的Google应用程序一起使用，就像它们可以与Exchange一起使用一样简单。）注意：上图中的垃圾邮件计数是一个笑话。

垃圾邮件过滤结论：Gmail在没有任何安装的情况下做得很好，因此获胜。

存储空间

使用Microsoft Exchange的Outlook与服务器存储空间相关的价格通常很高。换句话说，大多数公司限制“Exchange存储”的存储空间量，即允许在服务器上存储的Exchange数据量。通常这相当于100 MB到2 GB之间的某个位置（因为电子邮件存储对于企业来说很昂贵）。

Gmail用户****6.76GB（或者每年50美元使用25GB）。它们提供的存储量定期增加。

企业可能会觉得，他们为用户提供了合理的限制，只是许多人仍然将大文件附加到电子邮件上，而不是链接到电子邮件上。因此，经常有很多人每隔几周就要清理或归档他们的电子邮件。虽然这是有原因的（由于存储成本），但这是我经常遇到的客户投诉。

在没有Exchange连接的情况下使用Outlook的用户不必担心存储空间问题，但在达到几GB后，他们应该小心定期备份和拆分其PST（个人存储文件）。

另一个警告是，对于一些人和许多企业来说，将电子邮件存储在谷歌云中是一种难以下咽的药丸。因此，不管方便与否，单凭这一因素就可能破坏交易。

Outlook和Gmail都为文件存储提供了很多选择，但就我个人而言，我厌倦了为保持Exchange存储规模而必须做的所有工作。在Exchange存储变得更便宜或企业承担更多成本（抱歉！）之前，我正在把这个类别交给谷歌。

存储空间裁决：Gmail之所以获胜，是因为它通常以更少的成本提供更多的空间（或者不提供！）钱，但这取决于一系列因素。

用户体验

Outlook和Gmail提供了非常不同的用户界面，Gmail通常更简单，Outlook通常功能更全面。以下是一些区别：

• Gmail的线程视图比Outlook的按对话排列要简单得多（更好的是，它总是占用更少的屏幕空间来显示线程，而Outlook通常占用更多的屏幕空间）。
• 搜索是你在Gmail中生活的目的，从一个好的方面来说，它接近用户体验的核心。
• Outlook允许您拖放邮件以进行归档（或创建任务）。
• Outlook具有排序功能。我部分理解为什么Gmail的浏览量不能排序，但我仍然难以克服这个明显的缺点。
• 这两个程序都有键盘快捷键（见Gmail），但Outlook更容易发现（因为它们是显示的）。
• Gmail在一行视图中显示电子邮件的前几个单词；Outlook提供了一个阅读窗格，可以更轻松地快速获取整个故事（类似于Google Reader）。

如果您熟悉Office套件，Outlook很容易使用。如果你在电子邮件世界里重新开始（是的，没错！），那么Gmail是一个更好的入门候选。

用户体验结论：没有赢家。这比我的其他判决更是一个意见问题！

工作流程

我同时使用Gmail和Outlook，因为它们提供了非常不同的工作流选项。Outlook提供了许多处理电子邮件和管理职责的方法，尤其适用于自上而下/分层/万事俱备的方法。Gmail没有提供那么多的工作流选项，但是无论你把它们放在哪里，都很容易找到它们。

某些活动非常适合Gmail的范围，而其他活动则受益于Outlook更大的功能集。您可以阅读更多关于我如何解决哪些场景适合哪种工具以及我为什么同时使用这两种工具的信息。

对于负有许多责任的业务用户来说，Outlook的扩展功能集（任务、任务共享、消息标记、共享联系人列表等）是该产品在劳动力市场占据主导地位的一个重要原因。

如果你的电子邮件很少或根本没有变成任务，Gmail的过滤、标签和搜索功能会让它成为一个不错的选择。但对于许多人来说，电子邮件不可避免地会导致延迟责任，而且谷歌应用程序本身还不支持任务，因此我将把工作流程交给Outlook。幸运的是，记住，牛奶使Gmail中的任务成为可能。

工作流结论：Outlook获胜，因为它本机支持任务并提供更大的工作流灵活性。

流动性

根据设备的不同，您可能会更幸运地使用其中一种。Gmail提供了一个基于Java的应用程序，在BlackBerry上运行良好，并且它为包括iPhone在内的大多数移动设备提供了良好的界面。Microsoft Exchange包括Microsoft ActiveSync，这是一种功能齐全的空中同步技术，它不仅可以更新电子邮件，还可以更新任务、日历和联系人项目。

Microsoft Exchange和Gmail都提供了缩小的界面，可以通过移动设备上的web访问很好地工作(Gmail可以通过移动浏览器或访问m.google.com/a访问其网站。Microsoft Exchange用户可以访问一个经常被忽略的工具Outlook Mobile access，只需向Exchange管理员询问服务器上“OMA”的URL即可。）

许多人从未见过Microsoft的完整移动体验，因为他们只是使用桌面版Outlook和/或不在Microsoft Exchange服务器上。但我必须将此信息交给Microsoft，因为Exchange不仅同步电子邮件，还同步日历、联系人和任务，使这些信息可以通过ActiveSync（或其他第三方服务，如BlackBerry'）离线完全访问。

如果您没有Exchange服务器的访问权限，但大多数情况下更喜欢Outlook，那么您最好使用Gmail作为电子邮件主机，Outlook作为IMAP应用程序，这样您至少可以获得比您的Internet服务提供商可能提供的更好的移动访问权限。我们将看看MobileMe是否/如何改变现状。

移动性裁决：Outlook与Exchange一起获胜。而非Exchange Outlook用户也可以通过Gmail托管他们的电子邮件，以获取其移动工具。

支持

就在今天，我试图帮助一位朋友使用她的谷歌应用程序来配置你的域名，她已经注册了付费计划。她最终放弃了。不管你喜欢与否，在Microsoft Outlook/Exchange平台上找到业务级支持比在谷歌平台上更容易。

我很高兴将托管的Exchange和Google应用程序用于不同的用途，但我知道，对于关键的业务需求，我可以通过电话找到一个人来帮助解决Exchange问题。谷歌提供支持，但他们有一个非常不同的模式，并没有提供许多企业所依赖的“随叫随到的支持”。

如果你是一个自己动手的人，那么你在你的域名上用谷歌应用程序搞乱事情的机会要比自己设置Exchange的机会小得多。但是，托管的Exchange提供商和大量合格的技术人员是解决您最意想不到的棘手问题的更好选择。

注意：如果你是“家庭极客”，我强烈建议你在你的域名上使用谷歌应用。我最近把兄弟姐妹、父母和祖父母都换成了这样，这是一种新鲜空气。对于家庭技术支持来说，交换费用有点太高，不必要。

支持结论：Outlook赢得了更大的支持生态系统。

调查结果表

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->这些只是我的意见。不要把这些当成Lifehacker的，上面的词，等等。我非常喜欢这两个产品（甚至是Outlook！），他们只是非常不同。

结论，以及未来会发生什么

Outlook和Gmail是非常不同的电子邮件组织方式。随着时间的推移，谷歌已经开始增加更多的功能，而微软已经改进了它的搜索并缩小了复杂的功能。它们有非常不同和非常明显的根源，但情况正在发生变化。

我个人使用Outlook处理商务信函和管理职责，使用Gmail处理社交媒体和大多数网络活动。有些人结合他们的活动，只选择一个电子邮件应用程序，这也很好。

如果有一件事是明确的，那就是Gmail已经成为一种越来越成熟的产品，可以用于商业用途。收购Postini后，谷歌开始提供企业级服务（如法规遵从性归档、服务级别协议和更全面的垃圾邮件政策）。我预计，谷歌将增加任务，并与谷歌搜索设备集成，使谷歌与微软势均力敌。

与此同时，微软长期以来一直在软件即服务领域取得进展，主要是通过其托管的Exchange产品，现在是通过托管的Microsoft CRM。本月早些时候，微软宣布将开始直接提供这些服务，而不是仅仅通过合作伙伴提供，起价远低于每月10美元/用户（截至目前，最低5个用户）。这使他们直面谷歌。

这里的竞争对我们的成功至关重要，因为这是我们作为知识型员工自身生产力的很大一部分。不管你选择什么工具（Thunderbird也非常棒！），你会有很多同伴和一些值得欢迎的变化。

Jared Goralnick是AwayFind的生产力传道者，AwayFind是一种帮助你停止检查电子邮件的工具。在他的博客Technotheory.com上查看他节省时间的黑客行为。