管理每天收件箱中源源不断的电子邮件感觉像是一项不可能完成的任务。不久前，我在我的电子邮件软件中保留了一个加长的文件夹列表，以便按主题、发件人、项目、紧急情况和当时似乎相关的任何其他上下文跟踪邮件。我会花很多时间小心地将收件箱中的每一封邮件拖放到那个天似乎属于它的文件夹中。过了一段时间，我的文件夹太多了，系统完全没用了。有些文件夹——即使在创建和填充它们之后——我几乎再也没有打开过。

从那以后，我已经把我的邮箱缩减到只有三个：我称之为可信的三人组。只需使用几个简单的基于操作的文件夹，就可以轻松地控制我的电子邮件和始终空荡荡的收件箱。

注：该系统是对2005年4月由收件箱之王Zero Merlin Mann在Macworld上发布的优秀收件箱改造方法的修改。自从这篇文章发表以来，我一直在使用梅林的系统，在这段时间里，我将自己的版本从他建议的5到3个文件夹中缩减。

值得信赖的三人组

• 跟进
• 这些消息表示您必须完成的任务；这是否是一个需要两分钟以上时间的回复（如果不是，请立即回复！）或者某种行动。所有这些消息都代表您的待办事项列表中的一项。
• 这里可能出现的消息示例包括：更新网站的请求，或者来自一位失散多年的高中朋友的消息，你已经多年没有联系过他了，你想花些时间写一些关于你生活的更新。为了确保您确实跟踪此文件夹中的邮件，您必须定期查看它。或者，在将邮件添加到此文件夹时，请确保也将其添加到待办事项列表中。这里有更多关于如何将电子邮件与待办事项分开的信息。
• 档案文件
• 存档文件夹是您的长期电子邮件参考库。将所有包含您可能希望在将来某个时候检索的信息的邮件放在存档中。所有已完成的线程、已完成的请求、您已阅读的备忘录、您已回答的问题以及已完成的项目电子邮件都将被归档。基本上，当一封电子邮件被“关闭”时，您可能会在将来的某个时候发现它很有用，请将其放入存档。
• 将所有内容直接转储到归档文件中对专用文件管理器来说似乎很可怕。起初对我来说是这样。然而，档案是你的“堆”与“文件”请记住，它是完全可搜索的，您放置在那里的任何消息都可以使用精心编制的查询进行检索。
• 持有
• “保持”文件夹是一个临时的保持笔，用于在未来几天内需要快速访问的重要邮件。如果您正在等待其他人向您回复重要信息，或者您正在维护一个关于时间敏感主题的线程，请将其保存在Hold文件夹中。对于GTD用户，Hold文件夹中的项目可能与Ticker文件中接下来几周的项目相对应。
• 可能被搁置的消息的例子有：一个联邦快递确认号，或者一个同事发来的消息，上面写着：“我星期二再给你回复，主题是：大项目。”
• 应定期检查此文件夹，并在不再需要邮件内容时将其清除（即，联邦快递已送达或您的同事已回复您）

清空你的收件箱

现在，受信任的三人小组已经就位，是时候清空你的收件箱了。无论你是从一个装满了几个月邮件的收件箱开始，还是从上次处理会话以来收到的20多封邮件开始，方法都是一样的。从最早的邮件开始，打开它，然后：

• 如果需要的响应或操作需要不到一分钟的时间才能完成，请当场完成，然后将邮件移动到存档。
• 如果需要您执行的操作需要一分钟以上才能完成，请将其移动到“后续”文件夹。
• 如果这是一条信息或是你在等待别人的承诺，把它移到保持状态。
• 如果这是一条信息性消息，您可能希望稍后参考，请将其移动到存档。
• 如果它没有用，请删除它。

对收件箱中的每封邮件进行清洗、冲洗和重复，直到邮件完全清空。

让它空着

一旦你将收件箱中的邮件数降至零，保持这种状态只需每天重复几次以上的过程。将处理电子邮件的时间安排在你的日程表中——比如早上第一件事一次，午餐后一次，下午晚些时候一次。训练自己遵守黄金法则：

切勿在收件箱中留下已阅读的电子邮件。

承诺当场决定你在收件箱中读到的每封邮件的命运。无论您是立即回复，还是在后续、归档或保留中归档，都不要在收件箱中留下消息，为将来收到的邮件腾出空间，因为总会有更多的邮件。

陷阱

现在，仅仅因为你把所有的信息在后续、归档和保留中整齐地归档，并不意味着你是自由和清晰的。该系统的难点在于持续不断地进行后续检查，保持并完成存放在那里的“开环”。为了不让自己陷入一种完全的完备**中，请将Hold and Followup中的所有消息标记为未读，这样您就可以关注未完成项目的数量。

警告

当然，这个精确的系统不会在任何情况下都适用于所有人。例如，在我的LH Gmail中，除了这三个标签外，我还使用了其他一些特定于Lifehacker的标签。但是，每当我添加一个新的bucket时，我都会反复思考——新添加的内容通常是临时的或保存的搜索文件夹，最终会被删除，而可信的三人组则是一个永久的固定装置。

你如何组织你的电子邮件，以确保没有任何东西从裂缝中溜走？请在lifehacker.com的评论或提示中告知我们。

注意：本文于2008年1月更新，以反映跟进文件夹名称更改的行动，详细原因如下。

更新：这里有一些关于如何使用Gmail实现这个系统的提示。

《生活黑客》的编辑吉娜·特拉帕尼认为，电子邮件争吵是一项必要的技能，许多人渴望但很少有人能做到。她的半周专题片《极客生活》每周三和周五在Lifehacker上播出。订阅Geek to Live订阅源，在您的新闻阅读器中获得新的分期付款。