备忘录，通常被称为备忘录，是一种用于企业内部沟通的短消息或记录。备忘录曾经是内部书面沟通的主要形式，但自从引入电子邮件和其他形式的电子信息后，备忘录的使用已逐渐减少；然而，能够写清楚的备忘录当然可以很好地帮助你写内部商业电子邮件，因为它们通常有相同的用途。

备忘录的目的

备忘录可用于与广大受众快速沟通一些简短但重要的内容，例如程序变更、价格上涨、政策补充、会议日程安排、团队提醒或协议条款摘要。

撰写有效的备忘录

沟通策略师芭芭拉·迪格斯·布朗（Barbara Diggs Brown）表示，一份有效的备忘录“简短、简洁、组织严密、永不迟到。它应该预见并回答读者可能遇到的所有问题。它从不提供不必要或令人困惑的信息。”

清晰、专注、简短但完整。用专业的语调写，就像全世界都能读一样——也就是说，不要包含任何对每个人来说都太敏感而看不见的信息，尤其是在这个复制粘贴或“点击转发”的时代

格式

从基本内容开始：文章地址、日期和主题行。以明确的目的开始备忘录的正文，陈述你需要读者知道的内容，并在必要时总结你需要读者做的事情。请记住，员工在收到备忘录时可能只是浏览一下，所以请使用简短的段落、小标题，如果可以，请使用列表。这些是眼睛的“切入点”，因此读者可以很容易地回到备忘录中他或她需要的部分。

别忘了校对。大声朗读可以帮助你发现漏掉的单词、重复和难懂的句子。

关于打印时间表更改的备忘录示例

这是一家虚构出版公司的内部备忘录样本，通知员工由于感恩节假期而将要改变日程。生产部门也可以向不同的部门发送单独的备忘录，特别是如果每个部门需要更多的细节，而这些细节与其他部门无关的话。

致：所有员工

发件人：E.J.史密斯，生产负责人

日期：2018年11月1日

主题：感恩节打印时间表更改

制作部想提醒大家，感恩节将影响我们本月的印刷截止日期。通常在一周中的周四或周五通过UPS发送到打印机的任何硬拷贝页面都需要在11月21日周三下午3点之前发送。

广告销售和编辑部

• 确保发送文本或图像供发布的任何人在19日这一周不会休假。对来自外界的任何事情都要提前设定截止日期。
• 请知道，内部摄影和平面设计师将有更多的工作和更少的时间去做，所以请将您的工作提前到适当的部门。
• 请不要在11月16日之前发送“急件”。感恩节周所需的任何短期周转项目都不能保证在较早的截止日期前完成，必须在分配之前通过调度台的批准。你应该早点来。

摄影及绘图系

• 艺术部的所有成员都将被允许在11月份加班，以应对假期开始和提前截止日期带来的困难。

提前感谢各位，感谢你们帮助我们尽早拿到材料，并感谢你们对生产部门员工的关心。

会议备忘录样本

以下是一份虚构的备忘录，用于安排与从展会返回的团队成员会面。

致：贸易展团队

发件人：C.C.琼斯，营销主管

日期：2018年7月10日

主题：贸易展回归会议

7月20日星期五，你从贸易展回来后，让我们计划在东翼会议室举行一次中午午餐会，回顾一下展会的进展情况。让我们计划讨论哪些有效，哪些无效，例如：

• 出席人数
• 提供的营销材料的数量和类型
• 展台展示
• 赠品是如何收到的
• 展位的位置和一天中不同时间的交通情况
• 是什么引起了路人的兴趣
• 展位人员配置水平

我知道，当你从一个贸易展回来时，你有一百万件事情要跟进，所以我们将把会议时间保持在90分钟或更少。请准备好您对展会营销方面的反馈和建设性批评。现有客户反馈和新客户线索将在与产品和销售团队的单独会议中讨论。谢谢你在展会上的工作。

来源

迪格斯·布朗，芭芭拉。公关风格指南。第三版，圣智学习，2012年。