商务写作是一种专业的沟通工具（也称为商务沟通或专业写作），公司和其他专业实体使用它与内部或外部受众进行沟通。备忘录、报告、提案、电子邮件和各种其他与商务相关的书面材料都是商务写作的形式。

有效的商务写作技巧

商务写作的目的是事务性的。当然，商业写作的内容涉及到一个商业实体，但它也涉及到作者和他或她的读者之间的特定和有目的的交易。根据《项目经理通过项目管理考试指南》的作者布兰特·W·纳普（Brant W.Knapp）的说法，最好的商业写作可以“在快速阅读时清晰地理解。信息应该计划周密、简单、清晰、直接。”

快速事实：基本商业写作目标

• 传达信息：商业交流的形式，如研究报告或政策备忘录，是用来传播知识的。
• 发布新闻：专业写作通常用于与内部和外部受众分享最近的事件和成就。
• 行动号召：商业专业人士使用写作试图影响他人，原因有很多，包括销售商品和通过立法。
• 解释或证明一项行动：专业沟通允许企业实体解释他们的信仰或证明他们的行动。

以下是牛津生活词典改编的技巧，为商务写作的最佳实践打下了良好的基础。

• 把你的要点放在第一位。明确说明你为什么要提前写信。这条规则的一个例外是销售信函。提醒收件人您过去的会议或您共享的共同关系是一种可接受的打开方式，因为这可能会影响收件人更符合您的预期目标。
• 使用日常用语。使用诸如“关于”而不是“关于”，“期望”而不是“期望”，以及“部分”而不是“组成部分”这样的词会使你的写作不那么生硬。
• 了解你的听众。除非是针对特定行业的读者，否则不要用大量的技术术语（细节可以单独附上）来填充你的文章。调整你的语调以适合你想要的读者。例如，一封投诉信的语气将与一封推荐信大不相同。最后，不言而喻，永远不要使用贬损或性别歧视的语言，并积极努力从任何形式的商业交流中消除性别歧视的语言。
• 尽可能使用收缩。商务写作已经从正式的文体转变为更容易理解的文体，因此使用“我们”而不是“我们是”和“我们没有”而不是“我们有”是一条可行的道路。即使如此，你也不必总是使用收缩。一个很好的经验法则是，如果一个缩略语改善了句子的流畅性，就使用它；如果没有它，句子更具说服力，请使用两个单词。
• 使用主动动词而不是被动动词。主动动词能让读者快速理解并更全面地理解。例如，“暂停生产的决定已经实施”，让谁做出了停止生产的决定的解释悬而未决。另一方面，“我们已经决定停产”的含义是明确的。
• 写得很紧。同样地，使用上面的例子，选择“已决定”而不是“已作出决定”一词会使读者更容易阅读。
• 不要在任何情况下都遵守规则。这是一个了解你的听众的案例。如果你的目的是让你的写作具有对话性，那么时不时地用介词来结束一个句子是很好的，尤其是为了提高流畅性和避免尴尬的结构。也就是说，虽然许多企业都有自己的内部风格指南，但在写作时必须遵守风格和语法的基本规则，才能被视为专业人士。草率的写作，糟糕的词汇选择，或者一种不劳而获的过于熟悉的态度都会再次困扰你。
• 保持你的字体选择简单。坚持使用漂亮、干净的字体样式，如Helvetica或Times New Roman，并限制在通信中使用的字体数量。你的目标是写一些清晰易读的东西。
• 不要过度使用视觉效果。一般来说，应至少使用视觉效果，它们不应超过您的文档、备忘录、电子邮件、报告等的25%。太多的图形会使您感到困惑，并且往往会影响您想要传达的信息。一些功能强大、位置恰当的图形将比看起来像是一个糟糕的剪贴簿尝试的东西更能让人理解你的观点。