档案管理员的主要工作是维护和保护公司或组织的档案。他或她通常负责管理所有需要保留的文书工作，从人事记录和客户档案到收据和税务表格。这项工作通常被认为是入门级的，但对企业的成功通常非常重要。组织良好的文件有助于事情更顺利地运行，并且随着时间的推移，可以为公司节省大量的时间和金钱。

日常组织任务

档案员必须做的第一件事就是学习公司的组织体系，如果没有组织体系，就创建一个组织体系。具体情况通常由公司的经营方式决定。例如，医疗诊所通常有单独的病人档案和办公室相关文件系统；类似地，律师事务所通常为案件和律师处理的问题以及个人客户和费用文件保存可靠的文件。办事员必须能够快速确定某个文件的归属，然后将其妥善存放，以便将来很容易再次找到。

熟悉技术

大多数现代企业都要求档案员使用纸质和电子系统来组织和存储档案。办事员通常负责建立在线数据库，并跟踪以数字形式到达的信息。最好的职员通常熟悉最新的系统，同时也熟悉缩微胶片等较旧的技术。他们通常必须能够找到文件，无论它在哪里，并确保它以最方便的格式转发给正确的人。

更新和编码

办事员通常会更新记录以反映变化，同时删减包含过时或不准确信息的记录。大多数公司都有时间表来规定这些更新或修改的时间，但职员通常必须留意他们正在处理的文件可能需要的任何更改。

例行核查和抽查也很重要，特别是在大型办公室。确保所有文件都有记录，有助于职员跟踪那些可能丢失或放错地方的文件。使用编码系统的职员通常可以很快地进行这类检查。代码通常基于数字、字母，有时也基于颜色名称，用于强制执行顺序并使错误易于识别。通常最简单的方法是在文件创建时编写代码，然后将其与其他文件一起存储在其类别中。

复印和运输服务

除了将文件归档外，职员通常还负责在需要时检索文件。他们必须能够快速响应要求提供特定文件的员工，无论是制作完整的所需文件，还是复印、传真或通过电子邮件发送员工所需的任何页面。在某些情况下，办事员还负责从一个地方到另一个地方实际获取文件。大多数情况下，这只需要乘坐电梯或沿着大厅快速走一走，但有时可能需要职员安排或亲自到镇上旅行，或者至少到最近的邮局。

准确性的重要性

档案管理员必须非常注重细节，并且必须确保不丢失信息。当涉及医疗记录时，这一点尤其重要——当某人的健康处于危险之中时，患者档案必须准确且最新。医生和其他人依靠这些文件来制定治疗计划，这意味着错误或遗漏可能代价高昂。

客户互动

档案员所做的大部分工作都是为内部员工做的，尽管他们与客户的互动可能也很有限。例如，当律师事务所客户需要与他们的案件相关的文件时，通常是书记员传递相关信息；同样，当患者在旅行或与其他专家分享时需要携带其档案副本时，通常由办事员安排。

学校教育和所需培训

对于大多数人来说，成为一名档案员的教育要求很容易满足。一般来说，接受高中教育并愿意接受在职培训就足以就业。然而，商业、计算机科学或办公室管理方面的大学课程通常是有益的，可以帮助申请人脱颖而出。虽然档案管理员通常是一些低级别的员工，但通常有很多晋升的可能性，大公司通常为具有强大潜力的职员提供有竞争力的福利和薪酬待遇。