医务室管理员，有时也称为医务秘书或办公室助理，主要负责接听电话、安排预约以及管理健康诊所或其他医务室的患者档案。这些专业人员通常直接为医生和护士工作，但也可能受雇于医院、急救中心和辅助生活或临终关怀设施。无论环境如何，这项工作通常都是相似的，而且往往围绕着秘书和基本的文书管理任务。

直接患者互动

在大多数医疗办公室，管理员是患者进来时第一个看到的人。他或她通常坐在靠近前门的桌子旁，通常负责为患者登记入住、回答问题，并确保患者感到轻松。根据办公室的不同，该人员还可能负责管理候诊室，包括保持候诊室整洁，确保有阅读材料、玩具或适当的电视节目等干扰。

在大多数地方，管理患者需要填写的文件也是工作的一部分。管理员通常会收集和记录保险信息、病史表和披露，通常还会要求支付任何到期的共同付款或服务时间账单。

接听电话和管理日历

配备电话是该专业人员工作的另一个非常重要的部分。打电话给医务室的人通常会与管理员交谈，至少在一开始是这样，特别是在了解办公室的方向或安排预约等方面。在医疗紧急情况下，服务台工作人员通常会将呼叫转发给医生或护士，或者记录一条非常详细的信息，并将最重要的信息传递给“随叫随到”的医疗专家

在安排和组织时间方面，这项工作通常也需要很多悟性。管理员通常会创建和管理预约、患者咨询和重要会议的日历，这些日历必须不断更新。当医生、护士或其他医疗专业人员落后于计划或不得不缺席几天时，管理员的工作通常是调整情况。给病人打电话，重新安排活动，以及在接到通知的瞬间改变预约可能是这项工作的核心部分。

文书工作

医学界是一个严重依赖记录的世界，医务室管理员最大的工作之一就是保持文书工作和书面文件的有序。这通常从患者记录开始。管理员通常必须设计一个系统来保持文件的更新和可访问性，这通常涉及计算机和电子记录保存。大多数现代办公室使用数字和纸质文件的组合，而组织和吸收两者可能是一项比看起来更大的任务。

办公室管理员还可能负责管理信件和处理诸如水电费账单和工资管理之类的事务。这在很大程度上取决于问题办公室的规模——像医院这样的主要运营部门通常有专门的计费部门来处理财务问题，但在较小的实践中，这些事情往往由坐在前台的人负责。在某些地方，此人还可能处理保险文书工作，包括向患者开具账单和管理第三方付款。

辅助医师

根据办公室的不同，可能还需要管理员帮助医务人员进行记录听写、抄写和检查室准备等工作。也可能需要安排实验室测试。在某些情况下，医疗保健专业人员将他们的办公室员工视为私人助理，要求他们做一些事情，如安排个人交通、预订晚餐或收集干洗衣物，尽管这绝不是工作描述中的通用部分。

不同的工作环境

医务室管理员可以在许多不同的地方工作。个人实践是最常见的，但这种工作几乎可以在患者和医护人员互动的任何地方找到——医院、疗养院和独立诊所只是几个例子。有时也可能发现这类管理员在家工作，通常是“虚拟助理”医生和其他经营小诊所的人可能没有聘请全职员工安排预约和管理档案的开销，但每周几小时获得远程帮助通常是有用的。在家工作安排通常需要接入互联网和专用电话线来处理医疗电话，但具体情况可能因情况而异。

培训和教育要求

在招聘医务室管理人员时，雇主基本上会制定自己的要求，但高中文凭或同等学历几乎总是必不可少的。从事文书工作的经验通常也是一项资产，医疗账单和编码方面的知识也会有所帮助。一些社区学院和职业学校提供专门为培训人们在医务室工作而设计的课程。尽管这类计划无法保证作为医务室管理人员的工作，但它们可以让申请人更容易被注意到，特别是在涉及竞争性工作或理想雇主的情况下。