任何行政官员的主要工作都是管理所需的文书工作和人事任务，以确保日常业务顺利运行。这类专业人士通常都是一些高级别的，除了办公桌上的工作外，他们通常还有领导责任。大多数公司和政府实体雇用这类人员，以确保内部运营和业务职能按其应有的方式进行。几乎在任何情况下，这项工作都涉及四个主要功能：沟通、协调、日常管理任务和长期规划。

在公司中的作用

许多最著名的行政官员都在公司工作。在大型企业中，通常有一个专门负责行政事务的部门，由官员担任主管。规模较小的组织通常会雇佣这类专业人员，与其他领导人以更实际的方式合作。无论哪种情况，工作都集中在管理上。行政官负责监督流程和人员，以确保公司能够实现特定的既定目标。这可能涉及到从分配项目到编写报告和分析输出数字的所有方面。很多工作都是“内部的”，也就是说它是基于书面报告和归档的。

政府职位

大多数政府也需要行政官员，尽管这些专业人员的世界往往有所不同。这个人的工作不是帮助一家公司实现自己的目标，而是帮助向公众传达当选或任命的领导人的所作所为。他或她还可以直接与这些领导人合作，确保他们走上正轨。这项工作仍然是以纸张为中心的，需要大量的报告撰写和数据处理。主要区别在于目标受众和总体目标。

表达

公司和政府部门的行政官员通常都必须非常注重沟通。这些专业人员通常与高级管理人员和一线工作人员都有联系，并在一定程度上负责在这两个群体之间传递信息。所有沟通通常必须清晰、简洁，并具有专业语调。确定共享哪些信息和最佳沟通方法的能力通常非常重要。

协调小组活动

大多数行政官员也会将大量注意力集中在将不同群体的人聚集在一起，要么编写具体报告，要么获取有关事情进展的特定信息。必须协调的活动和团队的类型取决于行业、业务职能和总体业务实践。例如，在服务公司，管理人员可能需要协调技术人员的位置、工作地点和产品交付。在医疗实践中，工作可能围绕简化患者、销售代表、顾问和构成实践核心的医疗专业人员之间的信息流。

日常行政工作

几乎每个组织都有许多看似平凡但必须完成的小任务，以便业务正常运行。其中很多都与文书工作有关，大部分都属于行政官员的主要职责范围。这包括支付账单、向客户开具发票、处理收到的付款以及为员工创建工资单。寄往政府和其他机构的汇款也必须附有正确的证明文件。

在小公司或机构中，行政官员通常亲自负责这些任务。权力更高的高管通常不会亲自完成这类任务，而是倾向于将其委派给更初级的员工——但他们通常仍负责确保这些任务按时正确完成。当一家公司出现账单问题或拖欠大笔款项时，行政官员往往是最先受到指责的人之一。

规划角色

行政官员的工作通常将他或她置于所有业务活动的中心，这为许多不同事物的运行和运作提供了一个有趣的视角。企业和政府可能会在组织范围内的规划中寻找利用这种“全方位”方法的方法。这可以简单到为下一个季度制定合理的目标，或者帮助制定一个竞选策略。例如，行政官员可能负责为组织寻找更大的空间、规划搬迁和设计工作空间，或者可能负责弄清楚公民在税收减免等具体问题上需要什么，然后寻找不同的解决方案和可能的解决办法。

得到这份工作

关于成为一名行政官员需要做什么，没有一份单一的清单，部分原因是有多少不同的机会。大公司的领导要求与小型非营利组织或地方政府机构的领导要求确实不同。大多数候选人都完成了企业管理或管理方面的中学后培训课程，这表明他们在内部运营和人事协调方面的悟性。然而，除了基础教育之外，还有很多事情要留给个人公司。

许多雇主对相关工作经验比对学历更感兴趣。解决问题、管理冲突和使用计算机系统的经验非常重要。处理压力、在时间限制下工作以及处理相互冲突的优先事项的能力也非常有用。在大多数情况下，对应聘者来说，仔细审查特定的工作描述是了解特定机会实际需要的最佳方式。

避免与办公室管理员混淆

“行政官员”的头衔有时很容易与听起来相似的“办公室管理员”和“行政办公室助理”职位混淆，尽管这两个职位通常有很大不同。办公室管理员或办公室助理基本上是秘书或支持人员，在归档、接听电话和其他低级管理工作中起着非常低级的作用。官员通常是受过大量培训和专业知识的高管，他们更多地是领导者而不是支持者。这两种工作都涉及管理不同的纸质任务，只是级别不同而已。