执行助理将其职业生涯致力于帮助公司官员，通常提供专业建议和行政支持。虽然与工作相关的责任因特定公司盛行的文化而异，但所有助理都要完成一些基本任务。其中大部分与秘书工作、日程安排和联系人管理有关。许多高管将其助理视为征求意见、建议和机密帮助的对象，从复印到新闻发布会，他们都会提供帮助。

等级制度

拥有高管助理的公司通常为每位高管指派一名助理。助理负责处理作为其直接主管的主管委派的任务。在许多情况下，助理的办公桌就在高管办公室外面，以便尽可能方便地使用。

行政助理通常只对其指定的上级负责。他们充当此人的知己和办公室助手。主管需要做的任何事情，助理都会做。他们可以陪同高管参加业务会议，并负责了解其他与会者的详细情况。根据行政人员的需要，助理人员也可能在出差时随行。在这个职位上，助理通常负责管理高管的日程安排，安排会议，并确保他或她已经阅读了正确的简报材料，并准备好做任何必要的陈述或评论。

文书工作

并不是这份工作的每一件事都像旅行和高姿态的会议那样迷人。行政助理的许多日常工作都是文书性质的。助理通常负责处理上级的文书工作。这包括邮件、办公室间通信和基本归档。助理也可能被要求管理日历，记录会议时间、正式约会和重要联系人。

管理要求

根据公司的结构和规模，一名行政助理可能会有一名或多名自己的助理来帮助完成工作量。他们通常是秘书或更初级的文书助理。执行助理通常负责管理他们的任务，并根据需要将任务委派给他们。

在大多数情况下，公司高管对其助理设立的秘书机构几乎没有发言权。有关纪律、表扬和加薪的决定通常由助理自行决定，通常与公司人力资源部门协商。

培训和经验

获得一份行政助理的工作通常需要结合培训和实践经验。一般来说，高管们希望他们的助手是公司政策和程序方面的专家，并且精通基本的办公室职能。员工在公司结构中的另一个职位工作后成为行政助理并不罕见。例如，许多较低级别的秘书在几年的出色工作表现后晋升为行政助理。

大多数公司倾向于助理持有某种类型的学位。管理学、人力资源学甚至社会学的课程都是有益的，但通常只要持有某个学科的学位就足够了。公司招聘经理通常将大学教育视为声望和整体才智的标志，而不是特定工作相关知识的来源。

然而，这并不是说成为行政助理需要大学学位。在许多情况下，经验比正规教育更重要。虽然高中毕业后很难立即获得高管职位，但只有高中文凭、在企业环境中担任支持人员多年的人可能是最有吸引力的候选人。与简历上列出的学校相比，公司往往更关心应聘者的工作表现。

名利

行政助理通常被认为有点精英，至少在支持员工方面是如此。他们往往拥有其他行政助理在资源和工资方面不享有的特权。在一些公司，长期任职的行政助理可能有资格参加养老金计划或其他职位较低的员工无法享受的福利。

与私人助理的关系

在某些情况下，行政助理还可能履行某些个人职责，如挑选干洗衣物或为家庭宠物安排假期。然而，这些不是正常的工作义务。大多数时候，这些非办公室工作都是私人助理的任务。个人助理和行政助理很容易混淆，尽管他们所做的工作在技术上是不同的。行政助理的唯一正式职责是帮助上级在工作中取得成功。另一方面，私人助理通常负责帮助一位重要人物从个人和职业两方面全面地安排自己的生活。