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什么是行政助理？(an administrative assistant?)

行政助理与秘书有许多相同的职责，包括打字、归档、接听电话和在会议上做笔记。除此之外，他或她还可以监督办公室的后勤工作，在重要项目上与主管合作，并监督秘书。尽管在这个职位上工作几乎不需要正规教育，但行政助理或在专业领域工作的人可能需要额外的培训。...

An administrative assistant runs errands, manages an office, files, types and handles a range of other tasks for his or her boss.

行政助理与秘书有许多相同的职责，包括打字、归档、接听电话和在会议上做笔记。除此之外，他或她还可以监督办公室的后勤工作，在重要项目上与主管合作，并监督秘书。尽管在这个职位上工作几乎不需要正规教育，但行政助理或在专业领域工作的人可能需要额外的培训。

职责

An administrative assistant may keep her supervisor's schedule.

行政助理的职责往往远远超出秘书工作，包括为办公室处理后勤事务，如订购用品、处理进出办公室的邮件和文书工作，以及协调人们的日程安排。在许多情况下，他或她是公众的信息来源，因此，有时充当公司的“面孔”一些高级助理还监督初级助理或秘书，在这种情况下，他们可能需要定期提交业绩报告或陈述。这个职位上的许多人还帮助培训新员工，特别是如果他们将从事行政工作的话。行政助理还需要一些实用知识，例如如何使用各种办公设备。

技能集

An administrative assistant must be able to multitask.

在这个职位上工作的人需要非常擅长细节，能够同时处理许多任务，因为他们通常负责多人的日程安排，并且可能同时监督多个项目的进度。他们也应该善于与人相处，因为这份工作需要与办公室里的人以及客户进行大量的互动。能够做出判断并独立工作也是工作的一个重要部分，因为行政助理可能知道哪些文件是重要的，哪些文件可以丢弃，哪些电子邮件可以在办公室处理，哪些需要转发给上级管理层，以及如何在指挥链上完成任务。最重要的是，行政助理需要口齿清楚，善于写作，善于使用技术，因为他们经常被要求回复邮件、校对文档和处理数据库。

特产

Familiarity with common office machines, like a copier, is a necessary skill for an administrative assistant.

行政助理可以专攻组织中的特定部门，如人力资源部或IT部，尽管这在大型组织中更为常见。行政助理只与公司的高层管理人员一起工作。他们可能负责一批人，也可能只与一人合作。在任何一种情况下，该助理都负责控制与高管的接触，安排差旅和会议，以及与供应商、其他公司高管和董事会成员的互动，此外还负责日常行政工作。一般来说，高管职位越高，助理需要的技能和经验就越多。

Legal assistants work closely with attorneys and paralegals.

此外，行政助理可以专攻某些领域，如医学或法律。除了与该职位相关的正常职责外，他或她还执行与该领域具体相关的任务。例如，法律助理也可能研究法律先例并帮助准备简报，而医疗助理通常需要了解保险账单或实验室程序。有些人也在家里通过电话和互联网做这项工作，在这种情况下，他们被称为虚拟行政助理。

训练

Administrative assistants may put in orders with vendors for new office supplies.

在许多情况下，一个人可以在高中毕业并接受一些商业和计算机技能培训后开始从事这项工作。对于专业职位，如医疗或法律办公室，她必须了解该职位的特定词汇。培训课程的证书、副学士学位或认可机构的认证都能帮助你获得聘用或晋升。

发表于 2021-12-22 06:53
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分类：教育

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