采购办公室或部门通常在大型公司或组织的财务组合中组织。有两种用于采购的组织结构:集中的和特定于工厂的。在集中采购办公室中,所有采购请求和活动都由一个中央管理组管理。在工厂特定结构中,每个实体设施都有自己的采购办公室。
在集中采购中,通常有五个角色:买方、采购官、采购经理、总监和采购分析师。采购团队的所有五名成员向组织结构内的每个部门提供服务。部门用户可以通过电子方式或电话、传真或电子邮件提交其采购申请。中央采购办公室旨在管理客户的要求,同时确保遵守采购政策。
为了获得采购职位的资格,所有候选人都必须完成商业或采购方面的最低大学文凭。专业采购人员通常具有专业名称,如认证采购专业人员®(CPP&;Reg;)。在集中式模式中,买方是入门级职位。采购干事和分析员都是专业职位,采购经理负责监督。采购总监确定战略方向并参与高价值谈判。。
在工厂特定结构中,办公室中排名最高的人员通常是采购经理。每个采购经理可能有一名或两名采购官和多名采购员。员工总数取决于设施的规模和采购量。采购经理通常向工厂或设施内的首席财务官或财务总监报告。
无论组织结构如何,采购人员的首要任务是找到价格、质量和服务的最佳组合。办公室的每个成员都应向其客户群提供服务,了解需求,并与供应商社区进行沟通。寻找最佳供应商并最终确定采购订单涉及一系列旨在确保公开、公平流程的步骤。
采购分析主要是一项中心职能,可以作为金融服务职责进行组织。此人创建报告,根据合同、一般支出跟踪支出活动,并确保政策合规性。这一角色通常需要额外的统计和数据管理培训。这些报告通常提供给高级管理层,以跟踪实际支出和监测采购办公室的业绩。
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