数字归档系统的好处是多方面的,包括降低了公司的成本、对环境的好处以及增加了分类、查找和移动文档的方便性。建立数字归档系统的初始过程可能更具挑战性,但许多办公室发现,随着时间的推移,无纸化办公室,甚至半无纸化办公室对公司有利。这种数字归档系统的另一个好处是,它允许办公室在更小的环境中运行,因为在纸质归档系统中存储文档不需要很大的空间 .
可以在许多不同的办公环境中建立一个数字归档系统,其中纸质文件要么扫描到计算机中,要么首先在计算机上创建。如有必要,可以打印文档,例如邮寄给客户,但办公室员工可以在无需废纸的情况下访问计算机上的文档。减少纸张和打印机的使用可以为公司节省大量资金。此外,它对环境更有利;即使办公室回收了大部分纸张,纸张的生产仍然会对环境造成危害。。
数字归档系统的存储完全在硬盘上进行。这样就可以在一个小区域内存储数千份文档,从而节省宝贵的办公空间。硬盘驱动器的存储容量不断增加,而物理容量却不断减小,这是另一个好处。此外,出于安全目的,可以将文档副本备份到位于不同位置的许多其他硬盘驱动器上,并且可以通过使用密码和加密等工具使其更加安全。搜索和提取文档变得容易多了 .
在硬盘上执行搜索通常最多只需要几分钟。然后,可以方便地访问文档,并根据需要修改、发送电子邮件或打印文档。一些公司发现,它们不能完全无纸化,但即使减少纸张使用量,如使用数字归档系统存储新文档,也能起到作用。想要实施数字归档系统的办公室将需要额外的工具,如扫描仪,将文档转换为数字表格可能需要相当长的时间,但一旦系统建立起来,维护起来就相对容易了。。
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