microsoftword的邮件合并是一个优秀的生产力工具。知道如何创建Word的邮件合并基本功能不支持的个性化主题行和附件，在您必须批量编写电子邮件时，这将是一个救命稻草。

在今天的文章中，您将学习如何使用Word的2010邮件合并向导，编写个性化的电子邮件主题，以及为每个电子邮件收件人设置不同的附件。

图片由M！右

创建通讯组列表

Word的邮件合并允许我们从Outlook联系人、Excel或Access数据源或Word数据文件导入电子邮件地址，从而避免了手动输入每个收件人电子邮件地址的繁琐任务。

Outlook的联系人是三者中最好的选择，如果您没有使用过它，现在是更新Outlook通讯簿的好时机，我们将向您展示如何更新。如果您已经知道如何设置Outlook联系人，则可以跳过下一节并开始编写邮件合并，否则下两节将介绍如何通过导入基于web的联系人列表来设置Outlook联系人的一些基础知识。

设置邮件配置文件

设置Outlook联系人首先创建一个邮件配置文件，其中存储帐户的电子邮件地址、密码、服务器信息以及指向其他数据（如电子邮件和地址）的链接。

您可以创建一些配置文件，每个都是为特定的电子邮件帐户定制的。

一个合适的配置文件名可以让您识别与邮件配置文件关联的电子邮件帐户。

通过选择第三个选项，您可以使用从ISP收到的电子邮件地址或自己的电子邮件帐户来配置邮件配置文件。

选择“Internet电子邮件”可使用提供POP服务的电子邮件提供商，例如GMail。

每个Internet电子邮件提供商都有不同的POP配置，请务必阅读其用户手册以了解其POP设置。

祝贺 你！如果您看到此屏幕，说明您已成功设置邮件配置文件。现在，我们可以设置Outlook的联系人文件夹了。

填充联系人文件夹

您可以手动将通讯组列表输入Outlook，或导入其他基于web的通讯簿，如GMail、Yahoo或Hotmail通讯簿。大多数基于web的电子邮件提供商允许我们将其通讯簿导出到与Outlook兼容的数据源中。例如，Gmail提供了将联系人导出到与Outlook兼容的CSV文件的选项。

Outlook导入功能支持多种文件类型：csv、vcard、RSS、iCalendar等等，这使它成为创建邮件合并通讯组列表的绝佳工具。

CSV文件在Outlook中属于“其他程序或文件”类别。

ACT文件、DOS CSV、Lotus、Access 97-2003、PST文件是Outlook支持的一些程序文件，我们选择了逗号分隔值（Windows）文件类型。

现在，找到我们刚刚从Gmail地址簿导出的CSV文件。

在所有这些文件夹中，联系人文件夹是我们邮件合并的最佳选择。

Outlook需要几分钟来导入您的联系人，具体取决于您导入的电子邮件地址数。

Outlook导入完您的所有联系人后，我们应该可以使用此联系人文件夹进行邮件合并。

邮件合并向导

从一个空白文档开始，打开“邮件”功能区，开始我们的邮件合并。

向导是初学者开始第一次邮件合并练习的最佳方法。

选择邮件收件人

向导将要求我们为邮件合并选择文档类型，电子邮件是今天邮件合并练习的适当文档类型。

我们可以从空白文档、模板或现有文档开始编写电子邮件。

在步骤3中，选择Outlook联系人文件夹作为邮件合并通讯组列表。

我们可以选择使用我们在系统中设置的任何邮件配置文件。

如果Outlook成功导入您的Gmail地址，您的联系人计数应大于零。

通过勾选相应的复选框，选择要包含在电子邮件分发中的人员。

撰写电子邮件

开始编写电子邮件，并在要放置个性化邮件（如标题或姓氏）的位置**合并字段。

Each merge field will be enclosed inside a double chevron; they will be substituted with your contact card information when you complete the mail merge wizard.

通过单击“下一步：预览电子邮件”链接，预览电子邮件以查看Word如何处理合并字段。

如果您对预览满意，请单击“下一步：完成“合并”链接，Word会将合并后的电子邮件发送给所有具有共同主题行的收件人。

个性化主题行

该向导将邮件合并过程分为以下步骤：选择正确的文档类型和模板、创建通讯组列表、评估邮件合并预览以及向所有收件人发送电子邮件。

此时，您可能会注意到向导不支持的两种常见电子邮件编写活动：编写个性化主题行和设置不同的附件。我们必须在邮件合并中使用宏来完成它们，最好是在完成向导之前。

打开信函后，按“Alt+F11”，然后在工作字窗口中双击“ThisDocument”，以打开宏编辑器。

将这个宏代码，由一个专家宏编码器HutcScript编写，进入空白窗格并保存它。

Dim WithEvents wdapp As Application Dim EMAIL_SUBJECT As String Dim FIRST_RECORD As Boolean

Private Sub Document_Open()

Set wdapp = Application ThisDocument.MailMerge.ShowWizard 1

End Sub

Private Sub Document_Close()

Set wdapp = Nothing

End Sub

Private Sub wdapp_MailMergeBeforeRecordMerge(ByVal Doc As Document, Cancel As Boolean) Dim i As Integer

With ActiveDocument.MailMerge

If FIRST_RECORD = True Then EMAIL_SUBJECT = .MailSubject FIRST_RECORD = False Else .MailSubject = EMAIL_SUBJECT End If

i = .DataSource.DataFields.Count

Do While i > 0 .MailSubject = Replace(.MailSubject, "", .DataSource.DataFields(i).Value, , , vbTextCompare) i = i - 1 Loop

End With

End Sub

Private Sub wdapp_MailMergeBeforeMerge(ByVal Doc As Document, ByVal StartRecord As Long, ByVal EndRecord As Long, Cancel As Boolean)

FIRST_RECORD = True

End Sub

Private Sub wdapp_MailMergeAfterMerge(ByVal Doc As Document, ByVal DocResult As Document)

ActiveDocument.MailMerge.MailSubject = EMAIL_SUBJECT

End Sub

返回到您的文档并单击“下一步：完成合并”链接以发送您的电子邮件。

点击“电子邮件…”链接发送您的信息。

将适当的合并字段放在主题行中，用V形符号包围。

宏将解析合并字段，并在Word通过电子邮件发送文档时将其替换为收件人的姓氏。

将不同的项目附加到电子邮件

到目前为止，我们已经学习了如何使用邮件合并向导以及如何个性化主题字段—为了完成今天的教程，我们将向您展示一个第三方加载项，它使我们能够为每封电子邮件附加不同的文件。

下载外接程序，解压缩它，您会发现外接程序以Word文档模板的形式出现。如果使用Word 2007或2010，请使用“CreateEMailData Word 2007 Ver02”；如果使用Word 2003，请使用“CreateEMailData Word 2003 Ver02”。

将相应的文档模板复制到“%appdata%\Microsoft\Word\STARTUP”文件夹中，其中“%appdata%”是您的Microsoft启动文件夹，在本例中是“C:\Users\zainul\appdata\Roaming”。

将文件复制到Microsoft startup文件夹后，重新启动Word，您将在“邮件”功能区菜单下看到两个新加载项：“创建数据文件”和“合并到电子邮件”。

准备一个包含两列表的数据文件–左边列为收件人电子邮件地址，右边列为附件文件的完整路径，然后将其保存在与电子邮件合并文档相同的文件夹下，即“MergeAttachmentsData”。我们需要强调的是，您必须将文件保存为“MergeAttachmentsData”，否则外接程序无法找到要查找附件的文件。

返回邮件合并文档并将文档拆分为单个文件。

将出现一个新的word文档窗口，并单击“合并到电子邮件”加载项按钮。只需单击黄色对话框上的“确定”按钮，因为我们已经准备好了数据文件。

为您的电子邮件设置适当的主题，单击“确定”，Outlook将发送您的电子邮件以及您在数据文件中指定的附件。

Word有许多有用的特性，它确实是一个伟大的生产力工具。我们期待着为我们的读者写更多的文字文章。同时，在我们的网站上查看其他单词的文章。

我们希望您已经从今天的文章中学习了如何使用Word邮件合并。欢迎在评论部分与其他读者讨论其他邮件合并技巧。