第1部分 第2部分：评估损失

1. 1对库存进行实物清点。零售公司往往以两种方式之一来处理这个问题：永久库存系统或定期库存系统。在永久系统下，公司不断跟踪账面上的库存水平，而在定期系统下，库存只在会计期结束时进行统计。无论哪种方式，你都需要对你的库存进行实物清点，以评估损失（或确定没有任何损失）。例如，想象一下，你拥有一家销售宠物食品的商店。你怀疑有人闯入，所以你对你的狗粮袋进行了实物清点。经过一番努力，你的工人确定商店里有450袋狗粮。

2. 2将实物盘点与账面上的账户余额进行比较。几乎在所有情况下，实物盘点都会较低（较高的盘点通常表明盘点中存在错误）。账面上的库存和实物库存之间的差异被称为库存缩减。要注意将这种缩水归结为正确的原因。巨大的缩水是值得警惕的，应该进一步调查。然而，你不能假设所有的差异都是由于盗窃造成的。库存缩水的常见原因是盗窃、变质、过时、损坏和展示（已被展示的物品不再适合消费）。严厉打击盗窃行为不一定能减少这些其他因素。零售公司应该有相应的程序和政策来自动处理变质、损坏和过时的问题，如果这些问题导致了严重的缩水。例如，想象一下，在前面的宠物店的例子中，你看了一下你的账本，你应该有500袋狗粮，而不是你统计的450袋。询问你的员工有多少袋被损坏，并确定这个数字是否可能是由于盗窃以外的因素造成的。

3. 3将丢失的存货的价值合计。为了计算存货缩水，你还需要确定损失的存货的价值。请确保使用账面上的存货价值，而不是损失物品的销售价格。这也包括与损失的存货有关的任何其他费用，如运输费和直接人工。如果你使用电子库存系统，你的系统有可能为你做这个计算。库存的账面价值是由不同的企业以不同的方式计算。一般来说，库存的估价分为三类：后进先出（LIFO）。这种方法使用最近加入库存的物品的成本来评估已售出或损失的库存。例如，如果从批发商那里买了5把椅子，每把50美元，后来又买了5把，每把70美元，企业就会用70美元的成本来计算前5把椅子的销售，然后用50美元的成本来计算后5把。这与后进先出法相反，它假定第一个进入的存货先被售出。以同样的椅子为例，售出的前五把椅子将以每把50美元的成本计价，后五把则以70美元计价。这是一种对所有存货的成本进行平均的方法，并对每件物品按该成本进行估值。在椅子的例子中，这将被计算为（（5把椅子*每把50美元）*（5把椅子*每把70美元））/10把椅子总数，结果是每把的平均成本为60美元。使用前面的同一个例子，设想你的狗粮每袋批发价为10美元（平均）。因为你已经损失了50袋，你的总库存缩水价值为50*10美元，即500美元。

4. 4评估损失的大小。确定损失是否大到足以严重影响你的业务。你的判断会影响到库存缩水的记录方式。如果损失相对较小，它应该被记录为商品销售成本的一部分。然而，较大的损失将作为利润表上的一个单独项目报告。如何报告损失是由管理层决定的。在宠物店的例子中，你决定你的库存的10%的损失（500个袋子中的50个）是一个严重的损失。这应该在损益表上作为被盗存货报告（如果你确定缩水的原因确实是盗窃）。

第2部分 第2部分：做会计分录

1. 1确定要做什么类型的分录。必须在每个会计期间结束时对库存账户进行核对，以说明库存计数的差异。一般来说，这是对库存和销售成本的调整。然而，如果确定存货缩水严重，则必须在损益表上将损失与商品销售成本分开报告。只要确保在这种情况下不重复记录损失，从销售成本中排除被盗存货的价值。

2. 2记录调整分录，使库存账户与实物清点相平衡。在损失发生时，必须在总账中做一个分录，以说明缩水的情况。在这个例子中，假设存货缩水为500美元。通过借记商品销售成本中的存货价值500美元，贷记存货中的相同金额，来说明被盗存货的情况。

3. 3.在调整分录中包括一个注释。在做完分录后，一定要在附注中注明该分录是为了调整存货的缩水而做的。巨大的损失可能需要在财务报表的注释部分进行详细解释。

4. 4核算保险报销。如果你购买了保险以防止存货损失，必须单独记账以说明收到的保险金。在这种情况下，你将借记现金，并将收到的金额贷记 "其他收入/保险赔偿"。