存货对账包括两个步骤:实物对账和会计对账。实物盘点步骤,包括制作书面库存记录,并将其与公司仓库中的实际货物进行比较。清点过时和损坏的产品也是一项对账活动。会计方面的对账步骤包括验证是否已过账所有库存采购、输入实际盘点的调整数以及分析月份之间的美元差异。存货对账的频率取决于公司运营中存货的规模、位置和类型。
商业中常见的两种库存系统是周期性和永久性的。两者都涉及与对账的实物和会计方法相关的任务或活动。定期系统稍微容易一些,因为它只要求每月、每季度或每年记录财务库存信息。例如,总分类账将包括本季度的起始数字。会计人员将此期间的存货采购总额相加,扣除销售额和调整额,然后在公司资产负债表上给出最终数字。
定期法下的实际库存盘点通常为季度或年度盘点。如果发生盗窃,或者如果大量库存产品在公司流程中持续损坏,则可能需要更频繁的盘点。
永续盘存法在每次购买、销售或调整总账账户后记录并核对存货信息。永续盘存法下的存货对账比定期盘存法准确得多。拥有单独或独特库存产品的公司通常会使用永续盘存制,因为公司仓库内的货物种类繁多。虽然周期盘点可能更为频繁,但实际库存盘点通常每年进行一次。周期盘点有助于每周维护记录,以确保不会一次性对公司的总账进行重大调整。
保持准确的存货盘点也会影响公司的纳税义务。联邦、州或地方市政当局可根据公司的会计信息评估未售出存货余额的税费。不准确的余额可能导致公司因错误的库存信息而不得不支付更多的税款。此外,对损坏、过时或无法销售的货物纳税会导致不良库存数据造成更多的损失。
一些行业——如汽车经销商或机器制造商——可能需要进行存货对账,以确定存货何时会根据年限贬值。这些高价商品将“按地段”贬值,这意味着该公司无法再以全额出售。这导致了存货减记的巨大损失。
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