数据透视表是Microsoft Excel最强大的功能之一。它们允许在几次鼠标点击中分析和总结大量数据。在本文中，我们将探索数据透视表，了解它们是什么，并学习如何创建和自定义数据透视表。

注意：本文使用Excel 2010（Beta）编写。数据透视表的概念在过去几年中几乎没有什么变化，但是在Excel的每次迭代中，创建数据透视表的方法都发生了变化。如果您使用的是不是2010的Excel版本，那么您可以期待与本文中看到的屏幕不同。

一点历史

在电子表格程序的早期，Lotus1-2-3统治着公鸡。它的优势是如此的完全，以至于人们认为微软在开发自己的电子表格软件（Excel）与Lotus竞争上是浪费时间的。Flash向前迈进2010年，Excel在电子表格市场的主导地位比Lotus以往任何时候都大，而仍在运行Lotus1-2-3的用户数量接近零。这是怎么发生的？是什么导致了如此巨大的命运逆转？

行业分析人士将其归结为两个因素：首先，Lotus认为这种被称为“Windows”的新型GUI平台只是一时的时尚，永远不会流行起来。他们拒绝创建lotus1-2-3的Windows版本（至少有几年的时间），并预测DOS版本的软件是任何人都需要的。微软自然是专门为Windows开发Excel的。其次，微软为Excel开发了Lotus在1-2-3中没有提供的特性，即数据透视表。Excel独有的数据透视表功能被认为非常有用，以至于人们愿意学习一个全新的软件包（Excel），而不是坚持使用一个没有它的程序（1-2-3）。这一特性，连同对Windows成功的错误判断，是lotus1-2-3的丧钟，也是microsoftexcel成功的开始。

了解数据透视表

那么什么是数据透视表呢？

简单地说，数据透视表是一些数据的摘要，创建时可以方便地分析所述数据。但是与手动创建的摘要不同，Excel数据透视表是交互式的。一旦你创建了一个，如果它不能提供你希望的数据的确切见解，你就可以很容易地改变它。在几次单击后，可以“旋转”摘要—以这样的方式旋转，列标题成为行标题，反之亦然。还有很多事情可以做。我们将简单地演示数据透视表的所有特性，而不是试图描述它们…

使用数据透视表分析的数据不能只是任何数据——它必须是原始数据，以前未处理（未经管理）-通常是某种类型的列表。这方面的一个例子可能是过去六个月公司的销售交易清单。

检查以下数据：

请注意，这不是原始数据。事实上，这已经是某种总结了。在B3单元我们可以看到30000美元，这显然是詹姆斯·库克一月份的总销售额。那么原始数据在哪里呢？我们是怎么得出三万美元这个数字的？生成此数字的原始销售交易记录列表在哪里？很明显，在某个地方，一定有人不辞辛劳地把过去六个月的所有销售交易整理成了我们上面看到的摘要。你认为这要花多长时间？一个小时？十个？

很可能是的。你看，上面的电子表格实际上不是数据透视表。它是从其他地方存储的原始数据手动创建的，编译确实需要几个小时。然而，它正是那种可以使用数据透视表创建的摘要，在这种情况下，只需几秒钟。让我们看看…

如果我们要追踪原始的销售交易列表，它可能看起来像这样：

您可能会惊讶地发现，使用Excel的数据透视表功能，只需单击几下鼠标，我们就可以在几秒钟内创建一个类似于上述内容的月度销售摘要。我们可以做到这一点——还有更多！

如何创建数据透视表

首先，确保在Excel的工作表中有一些原始数据。财务交易的清单是典型的，但它可以是一个几乎任何东西的清单：员工联系方式、你的CD收藏或你公司车队的燃油消耗数据。

所以我们启动Excel…加载这样一个列表…

一旦我们在Excel中打开了列表，我们就可以开始创建数据透视表了。

单击列表中的任意一个单元格：

然后，从“**”选项卡中，单击“数据透视表”图标：

此时会出现“创建数据透视表”框，询问您两个问题：新数据透视表应基于哪些数据，以及应在何处创建数据透视表？因为我们已经单击了列表中的一个单元格（在上面的步骤中），所以已经为我们选择了围绕该单元格的整个列表（在本例中，付款表上的a$1:$G$88）。请注意，我们可以在任何其他工作表的任何其他区域中选择列表，甚至可以选择某些外部数据源，例如Access数据库表，甚至MS-SQL Server数据库表。我们还需要选择是在新工作表上创建新的数据透视表，还是在现有工作表上创建新的数据透视表。在本例中，我们将选择一个新的：

将为我们创建新工作表，并在该工作表上创建一个空白数据透视表：

另一个框也会出现：数据透视表字段列表。每当单击数据透视表中的任何单元格时，都会显示此字段列表（如上所示）：

框顶部的字段列表实际上是原始数据工作表中列标题的集合。屏幕下方的四个空白框允许我们选择数据透视表汇总原始数据的方式。到目前为止，这些框中没有任何内容，因此数据透视表是空的。我们所要做的就是从上面的列表中将字段向下拖动，然后将它们放到下面的框中。然后自动创建一个数据透视表来匹配我们的指令。如果我们弄错了，我们只需要将字段拖回原来的位置和/或拖下新字段来替换它们。

值框可以说是这四个框中最重要的一个。拖到该框中的字段表示需要以某种方式汇总的数据（通过求和、求平均值、求最大值、求最小值等）。几乎都是数字数据。在我们的示例数据中，这个框的一个完美候选是“Amount”字段/列。让我们将该字段拖到“值”框中：

注意，（a）字段列表中的“Amount”字段现在被勾选，并且“Sum of Amount”被添加到值框中，表示Amount列已经求和。

如果我们检查数据透视表本身，就会发现原始数据工作表中所有“金额”值的总和：

我们已经创建了第一个数据透视表！手到擒来，但不是特别令人印象深刻。很可能我们需要对我们的数据有更多的了解。

参考我们的样本数据，我们需要确定一个或多个列标题，我们可以想象使用这些标题来划分这个总数。例如，我们可能决定要查看数据摘要，其中我们有公司中每个不同销售人员的行标题，以及每个销售人员的总数。为此，我们只需将“Salesperson”字段拖到行标签框中：

现在，事情终于开始变得有趣了！我们的数据透视表开始成形…。

通过几次单击，我们已经创建了一个需要很长时间才能手动完成的表。

那我们还能做什么呢？从某种意义上说，我们的数据透视表是完整的。我们已经创建了一个有用的源数据摘要。重要的东西已经学会了！在本文的其余部分，我们将研究创建更复杂数据透视表的一些方法，以及定制这些数据透视表的方法。

首先，我们可以创建一个二维表。让我们使用“付款方法”作为列标题来实现这一点。只需将“付款方法”标题拖动到列标签框中：

看起来是这样的：

开始变得很酷了！

让我们把它做成一张三维的桌子。这样一张桌子可能是什么样子？好吧，让我看看…

将“包”列/标题拖到报表筛选器框：

注意它的结局…。

这使我们能够根据购买的“假日套餐”筛选报表。例如，我们可以看到所有套餐的销售人员与付款方式的细分，或者单击几下，将其更改为显示“Sunseekers”套餐的相同细分：

所以，如果你想对了，我们的数据透视表现在是三维的。让我们继续定制…

如果我们只想看到支票和信用卡交易（即没有现金交易），那么我们可以从列标题中取消选择“现金”项。单击列标签旁边的下拉箭头，然后取消选中“现金”：

让我们看看那是什么样子…正如你所看到的，“现金”不见了。

格式化

这显然是一个非常强大的系统，但到目前为止，结果看起来非常简单和无聊。首先，我们正在求和的数字看起来不像是美元金额——只是普通的旧数字。让我们纠正一下。

在这种情况下，一种诱惑可能是做我们习惯做的事情，只需选择整个表（或整个工作表），然后使用工具栏上的标准数字格式按钮来完成格式设置。这种方法的问题是，如果将来更改数据透视表的结构（99%的可能性），那么这些数字格式将丢失。我们需要一种使它们（半）永久的方法。

首先，我们在Values框中找到“Sum of Amount”条目，然后单击它。出现一个菜单。我们从菜单中选择“值字段设置…”：

此时会出现“值字段设置”框。

单击“数字格式”按钮，将显示“标准格式单元格”框：

从“类别”列表中，选择（比方说）Accounting，并将小数位数降至0。单击“确定”几次以返回数据透视表…

如您所见，数字已正确格式化为美元金额。

当我们讨论格式化问题时，让我们格式化整个数据透视表。有几种方法可以做到这一点。让我们用一个简单的…

单击“数据透视表工具/设计”选项卡：

然后下拉“数据透视表样式”列表右下角的箭头以查看大量内置样式：

选择任何一个有吸引力的，然后查看数据透视表中的结果：

其他选择

我们也可以和日期一起工作。现在通常，事务列表中有很多很多日期，比如我们开始的那个。但是Excel提供了按天、周、月、年等将数据项分组的选项。让我们看看是如何做到的。

首先，让我们从“列标签”框中删除“付款方式”列（只需将其拖回字段列表），并将其替换为“预订日期”列：

如您所见，这使得数据透视表立即变得毫无用处，为事务发生的每个日期提供一列–一个非常宽的表！

要解决此问题，请右键单击任意日期，然后从关联菜单中选择“组…”：

将显示分组框。我们选择月份并单击确定：

瞧！更有用的表格：

（顺便说一句，此表实际上与本文开头所示的表相同，即手动创建的原始销售摘要。）

另一件很酷的事情是，可以有多个行标题（或列标题）：

……看起来像这样…。

您可以对列标题（甚至报表过滤器）执行类似的操作。

再简单一点，让我们看看如何绘制平均值，而不是求和值。

首先，单击“金额总和”，然后从出现的上下文菜单中选择“值字段设置…”：

在“值字段设置”框中的“按列表汇总值”字段中，选择“平均值”：

在这里，让我们将自定义名称从“平均数量”更改为更简洁的名称。键入类似“Avg”的内容：

单击“确定”，然后查看它的外观。请注意，所有值都从总计更改为平均值，并且表格标题（左上单元格）已更改为“Avg”：

如果我们愿意，我们甚至可以在同一个数据透视表上有总和、平均数和计数（计数=有多少销售额）！

以下是将类似内容放置到位的步骤（从空白数据透视表开始）：

1. 将“Salesperson”拖到列标签中
2. 将“金额”字段向下拖动到值框中三次
3. 对于第一个“Amount”字段，将其自定义名称更改为“Total”，将其数字格式更改为Accounting（0位小数位）
4. 对于第二个“Amount”字段，将其自定义名称更改为“Average”，将其函数更改为Average，将其数字格式更改为Accounting（0位小数位）
5. 对于第三个“Amount”字段，将其名称更改为“Count”，将其函数更改为Count
6. 将自动创建的字段从列标签拖动到行标签

我们的结局是：

同一数据透视表上的总计、平均值和计数！

结论

由microsoftexcel创建的数据透视表有许许多多的特性和选项，这些特性和选项太多了，无法在这样的文章中列出。为了充分发挥数据透视表的潜力，需要一本小书（或一个大型网站）。勇敢和/或极客的读者可以很容易地进一步探索数据透视表：只需右键单击几乎所有内容，然后查看您可以使用哪些选项。还有两个功能区选项卡：“数据透视表工具/选项”和“设计”。不管你是否犯了错误——删除数据透视表并重新开始很容易——Lotus1-2-3的老DOS用户从来没有过这种可能性。

如果您在Office 2007中工作，您可能希望查看我们关于如何在Excel 2007中创建数据透视表的文章。

我们提供了一个Excel工作簿，您可以下载它来练习数据透视表技能。它应该适用于97以后的所有版本的Excel。

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