方法1 方法1之3：弄清你的优先事项

1. 1确保你有一个预算，确定你能在会场上花多少钱。除了支付酒店费用外，你的会议预算还应该包括营销材料、食品和饮料以及演示设备的费用。如果你没有一个硬性规定的预算，你需要保持在这个范围内，那就想出一个理想的会议预算，并尽量使费用接近这个数字。例如，如果你期望会议与会者总共支付30,000美元的注册费，那么你可以将预算设定在27,000美元和30,000美元之间，给自己留点余地。在选择酒店时，你需要有预算限制来指导你的决策。这也将使你能够让酒店知道你预计会花多少钱。

2. 2.计算出会议的可能出席人数。这将使你对酒店必须为该活动准备的可用房间总数有一些了解。如果你过去曾举办过这个会议，利用历史数据得出一个平均参会人数。如果人们已经注册或表达了对你的会议的兴趣，使用这些数字可以得到这个最准确的估计。如果你可以访问可能的与会者的列表服务器，你也可以发送电子邮件，请人们说他们是否有兴趣或可能参加今年的会议。

3. 三、确定你在酒店内需要多少空间。除了卧室外，会议与会者还需要使用1个或更多的会议室，以及进行演讲或展示不同展品的空间。决定你希望会议包括什么样的活动，以确定酒店需要提供什么样的空间。考虑到与会者、供应商或其他组织的数量，他们可能想在会议中展示展品。

4. 4考虑会场是否需要反映某种主题或形象。既要考虑到你自己对会议的设想，也要考虑到会议与会者或观察员的期望。如果适合性对你的会议的成功非常重要，那么你应该把你的搜索范围限制在那些与你的会议愿景一致的酒店。例如，如果你希望会议地点非常优雅，给与会者留下深刻印象，那么你可能只想寻找五星级酒店。

方法2 方法2的3：研究不同的酒店

1. 1利用酒店的网站，看看他们是否有合适的住宿条件。大多数酒店会在其网站上放置诸如房间可用性、会议室和设备，以及他们过去是否举办过会议等信息。利用这个页面，立即决定是否进一步研究一家酒店。提示：至少在活动预定举行前6个月开始评估酒店。对于大型的年度聚会，主办方在最近一次活动结束后就开始评估的情况并不罕见。

2. 2确保酒店对参会人员来说是方便的。如果与会者从很远的地方来参加会议，那么酒店就需要靠近机场或火车站。如果你预计有很多与会者会开车到酒店，那么酒店应该有足够大的停车场来容纳他们的汽车。你还应该看看酒店附近是否有餐馆、酒吧和其他景点，以便会议与会者在晚上可以有一些娱乐活动。

3. 3.询问可用的会议室的数量和大小。许多会议需要多个会议室或集会室，以便在会议期间为小团体和大团体的聚会提供空间。一定要询问每个房间的电源和无线连接的可用性。如果人们要在会议室做演讲，那么这个空间就需要有视听设备和功能，以便演讲者使用。

4. 4如有必要，打电话询问餐食供应和菜单规划。只有当您希望酒店为您的会议提供餐饮服务，或者您希望酒店为餐饮公司提供服务时，这才是必要的。讨论膳食供应和菜单规划的潜在安排，以及会议间歇的茶点和手指食品，以确保会议与会者在活动期间能够获得食物和饮料。理想的情况是，你选择的酒店能够准备一份足够多样化的菜单，以满足与会者不同的饮食要求。

5. 5向工作人员咨询接收和储存展览设备的能力。询问经理或工作人员，酒店是否可以提前存放与会者的展品，或在实际演示前将其存放在会议室。如果酒店没有这样的空间，与会者将不得不在整个会议期间把他们的展品放在房间里，这可能是不舒服的。还要问一下，活动结束后，酒店在运送设备和展品方面能提供什么帮助。

6. 6 联系其他使用过该酒店的公司，获取他们的反馈。如果你知道有其他组织过去曾使用该酒店举行过会议，他们可以告诉你他们的经验是怎样的。具体询问他们是否觉得该酒店是他们举行会议的好选择，以及他们是否会选择同一酒店举行未来的会议。你也可以通过在网上查找该酒店的评论来找到这类信息。

7. 7与经理交谈，了解你可能还需要支付哪些成本和费用。除了房间和演示设备的预付费用外，还要了解是否还有其他你可能没有马上想到的费用。如果他们告诉你没有任何费用，如果可以的话，你可能想从过去在那里举办过会议的人那里得到第二个意见。

方法三 方法三：决定酒店的方法

1. 1了解每家酒店在你的活动日期是否有空房。一旦你知道哪些酒店适合你的需求，你就需要了解它们在你计划举行会议时是否真的有空举办。把没有空房的酒店从名单上划掉，除非你有重新安排会议日期的余地。

2. 2从你感兴趣的每家酒店获取报价并进行比较。给前台打电话，解释你的会议所需的一切，并询问酒店将向你的组织收取多少费用。一定要考虑酒店的评论以及价格。低廉的价格可能很有吸引力，但如果该酒店在住宿和客人服务方面有较低的声誉，那么多花一点钱，选择一家评级较高的酒店可能会更好。询问酒店是否会对你的组织选择他们而提供任何奖励。如果他们知道你在比较多家酒店，他们可能会给你一些优惠，以确保你的业务。

3. 3 确保每个酒店都能满足你的需求。如果你还没有去过酒店，就去参观一下酒店的场所。检查它是否提供你认为对你的会议成功绝对必要的所有住宿条件。例如，如果你的会议地点绝对需要至少有一个会议室，那么检查你感兴趣的每家酒店，确认它有一个可用于会议的大型会议室。

4. 4在你的预算范围内选择最方便、最容易进入的酒店。如果你能负担得起这个场地，而且在你的会议日期内可以使用，那么就只需确定哪家酒店能最好地满足你的会议需求。如果你在确定这一点上有困难，请决定哪些住宿条件对你的会议来说是最重要的，并选择拥有所有这些条件的酒店。例如，如果拥有大型会议室比拥有现场餐厅更重要，那么就用每家酒店的会议室大小来决定哪家酒店最适合你的活动。提示：如果发生某种自然灾害或紧急情况，导致你的第一选择无法使用，一定要计划好第二选择。有一个应急计划将减轻在很短的时间内转移一个重大活动所涉及的许多压力。