什么是会议计划的最佳建议？(the best tips for conference planning?)

计划一次商务会议不是一夜之间就能发生的事情。有场地可以预订，有赞助商可以聚集，有演讲者可以参与。还有一些细节，如与会者在城里的住宿地点、提供的膳食以及会议要成功必须解决的其他问题。如果您即将参与会议计划的任务，请记住以下几点。...

It is important to begin making preparations as soon as possible when planning a conference.

计划一次商务会议不是一夜之间就能发生的事情。有场地可以预订，有赞助商可以聚集，有演讲者可以参与。还有一些细节，如与会者在城里的住宿地点、提供的膳食以及会议要成功必须解决的其他问题。如果您即将参与会议计划的任务，请记住以下几点。

When planning a conference make sure there is a conference room booked with adequate room to fit everyone that's attending.

首先，不要以为你能自己处理所有的细节。事实上，如果没有帮助，你很可能无法列出所有必须安排的事情的完整清单。因此，作为会议规划者，你的首要任务应该是组建一个规划委员会。通常，一个由五到六个人组成的小组足以为一百到五百名与会者组织一次年度会议。委员会作为一个整体更有可能覆盖所有的基础，并使其能够提前解决会议的每个关键方面。。

Corporate conferences usually have a more formal setting.

在组建你们的委员会的同时，尽快开始准备工作是极其重要的。离商务会议还有八个月真的没关系。会议规划专家通常提前十到十一个月开始准备即将举行的活动。作为一项优势，您将有更多的时间比较各种会议场地的价格，调查和协商与会者的更好的酒店价格，还有更多的时间为活动寻找合适的发言人。。

确保委员会的每个成员都有具体的任务要完成。每项任务都应确定优先级，并确定交付日期。会议计划通常涉及按逻辑顺序安排任务，以便在处理其他项目之前必须完成的行动项目能够按时完成。由于委员会的每个成员都负责在下次会议之前完成一组特定的项目，因此随着活动日期的临近，被任务压得喘不过气来的可能性会降低。。

总是得到书面承诺。您需要酒店提供书面证明，证明您的与会者在参加活动时将获得特定的每日费用。此外，还可以获得会议期间酒店将为演讲、晚餐和课程提供的会议室和会议厅等方面的记录和详细信息。这同样适用于您为与会者提供的任何特殊航空或铁路价格。这不仅可以让你安心，还可以让你更轻松地回顾计划委员会各次会议的进展情况，并准确了解有待完成的工作。。

提前向展会参展商提供详细说明和指南。准备一份简单的示意图，说明在会议或展览大厅中可以设置每个展位的位置，以及提前将展位材料运送到何处以及在到达展会现场当天从何处取货的信息。这将使包括会议计划委员会在内的所有人在活动前夕省去很多麻烦。

会议计划的最后一个技巧是期待意外的结果。无论你的委员会如何周密地计划这项活动，总会有某种类型的打嗝。演讲者会生病，不得不退席，否则酒店会意外地超额预订其中一间宴会厅。利用委员会的集体经验，确定可能出现的一些最常见的最后一刻问题，并提前决定如何有效处理这些问题。

当有效地进行会议规划时，组织主办会议相对容易，感兴趣的各方参加会议也同样容易。你的目标实际上是双重的。您希望会议的流程尽可能均匀。同时，您还希望确保能够快速有效地解决任何未预见的问题。通过提前计划，将任务委托给一个有能力的委员会，并以合乎逻辑的方式处理行动项目，您一定会使会议计划过程易于管理，并最终非常成功。。