方法1方法1/3：提供技术和文书支持

1. 1与经理确认会议的时间、地点和持续时间。在向所有相关人员分发会议信息之前，你应该确保你掌握的所有后勤细节都是正确的。如果不这样做，可能意味着你以后将不得不公开更正，这会让你和你的办公室看起来杂乱无章，不专业。你可能想起草一份会议通知备忘录或电子邮件，并将其展示给你的经理。这样，经理不仅可以查看内部的物流信息，还可以查看格式和措辞。还要确保确认谁应该收到通知。你可能已经知道谁将参加会议，但你的经理可能希望其他未参加会议的员工或客户也知道会议的情况。

2. 2准备会议议程。议程是任何会议的重要文件，因为它通知与会者会议的目标和范围，并保持会议本身的重点、效率和正轨。为了起草议程，请您的经理向您提供会议目标和计划主题的简短列表。从这个列表中，您可以创建一个议程，并将其与会议时间、日期和地点的通知一起发送出去。一个好的议程应该包括要讨论的主题及其目的，以及负责就每个主题进行演讲的发言人或人员。所有主题和演示文稿都应按逻辑顺序排列，并根据经理希望在每个步骤上花费的时间进行细分。如果您以前从未制定过议程，或者您仍然对所选格式感到不确定，请查看Microsoft word和OpenOffice等文字处理程序提供的模板。

3. 3从以前的会议中收集会议记录。除了关于即将召开的会议的简短通知和议程外，您还应附上与计划主题相关的以往会议记录。如果您的公司或团队没有花上几分钟时间，请与您的经理再次确认，以了解他们是否希望在通知中发送任何其他数据或背景信息。如果不是公司或团体政策需要花费几分钟的时间，也许没有人可以接听会议记录，例如，考虑改变未来的政策，或者至少为未来录制会议记录。这些文件将帮助员工参考讨论的想法和协议，以及在无法出席会议时了解会议情况。

4. 4分发所有文件。在相关会议安排前至少一周，向所有与会者和其他相关人员发送必要的文件。按照公司协议进行：对于更正式的会议或更大的公司，您可能需要发送硬拷贝，而较小的公司或更非正式的团队会议通常可以通过电子邮件安排。Outlook等一些软件和电子邮件平台有助于简化会议日程安排，因此，如果您正在寻找精简和现代化办公室会议日历的方法，请查看这些选项。这个时间框架符合一般的办公室礼仪，但你应该知道，一些组织和专业协议规定了具体的截止日期和条款。例如，一些国家和州要求住房协会董事会会议的会议通知至少在预定会议前一个月寄出。

5. 5.安装必要的设备。许多会议只需要一张桌子、椅子和一些用来做笔记的纸和笔，而不需要更多的设备和材料。一些会议，尤其是在大公司或包含大量数据和多媒体演示的会议，将需要特殊设备，如投影仪、屏幕、激光指示器、麦克风、电缆连接或音频扬声器。你应该在会议之前收集并整理好所有这些材料，以确保一切正常并按时准备好。如果一名或多名员工或团队成员计划在会议上发言，请提前联系他们，询问他们是否需要任何特定的技术或设备来进行发言。

6. 6组装房间。除了提前为会议准备好所有必要的设备外，你还应该确保会议室布置得很好，以满足每个人的舒适和注意力。例如，确保房间里有足够的椅子，储有水瓶，并且可以看到，房间里的温度和空气循环是可以接受的。这些考虑可能看起来像是细节，但研究表明，像室温这样的小事可以对人们的情绪和注意力产生重大影响。根据你公司的惯例，你可能还想为与会者提供一些零食或热饮料。一定要提前向你的经理核实，确保你提供了他们想要的一切。

方法2方法2/3：提出想法或建议

1. 1重新审视你的立场。如果你被分配了一个特定的项目，或者如果你召开会议是为了提出一个想法或申请资金，你应该确保在参加会议之前“做好功课”。例如，如果你正在推销一个产品想法或营销策略，你应该研究和汇编关于受众人口统计、当前和预计的支出模式、以及针对你的产品或想法的需求或相关性的焦点小组或调查的数据。如果你被公司高层指派了一项任务，但你不确定预期的是什么，那么与其他高级员工核实一下，了解你应该拥有哪些信息，以及应该如何展示这些信息。想象一下你站在别人的立场上听你的演讲会有帮助。扪心自问，如果有人向你要钱或要求批准某一特定战略，你想听到什么样的信息？换言之，什么样的数据能帮助说服你面前产品的想法或需求的说服力？

2. 2制作简单、视觉有趣的幻灯片或材料。虽然你应该能够通读你所呈现的任何数据，并将其用作你的论点的证据，但你也应该提供可视化表示，例如饼图、条形图或最重要数字的决策树。这样的视觉表达不仅能以紧凑、高效的方式传达复杂的信息，而且比口头传达的数据更容易被记住。有许多软件程序可以帮助你进行商业演示，所以在制作演示文稿时，请查看PowerPoint和SlideDog等选项。确保在幻灯片和海报上使用最小字体的大号24点，以及清晰、流线型的图形，以免页面混乱。你最不想让你的听众对你所呈现的信息及其相关性感到不清楚或困惑。

3. 3.考虑你的听众。在计划你的演讲时，你应该始终记住什么样的人会参加会议并聆听你的演讲。他们是与你密切合作的团队成员吗？如果是这样的话，你就不必为了有效沟通而调整措辞或语气。相比之下，如果你不太熟悉的客户会出席会议，或者来自其他部门和其他专业领域的人，你应该尽可能地使用你的语言和材料。

4. 4为你的演讲写一个宽松的脚本。你不想在整个会议过程中阅读一份文件或提示卡，因为可能没有更快的方法来吸引听众的注意力。也就是说，你应该事先以书面形式整理你的想法和论点。即使你没有带着文件去参加会议，在你需要与他人沟通之前，你也会从写下和回顾你的观点的过程中受益。如果你计划在会议中使用脚本，只写下你的论点的框架，这样你就不会被诱惑去阅读文件，而不是即兴发言。当你想喝一口水，把轶事放在一边，意味深长地停顿，或者切换幻灯片或视觉图形时，它还可以帮助你记下演讲的时间间隔。

5. 5.排练你的演讲。一旦你准备好了所有的信息和演示材料，你应该在上路之前至少做一次试演。这将使你能够调整演讲时间，练习巧妙的措辞或语序，并使你的举止和公开演讲的形象更加流畅。在其他人面前做这个模拟演示特别有帮助。请朋友、家人或友好的同事观察你的跑步情况并给出反馈。如果你说得太快，他们可以让你知道哪些要点似乎不清楚，甚至可以建议你做手势和音量。

6. 6.从你的衣橱里挑选一套简单而精致的服装。即使你的公司或你要推销的客户一贯是非正式和放松的，你也应该穿着时髦的服装出席会议。这会表明你很关心会议，也表明你很认真，而一套草率的服装会让人觉得你根本没有准备演讲稿，即使你花了一整晚或一周的时间。时尚和商业专家一致认为，无论男女，在会议上最常用、最真实的着装选择是西装。深颜色如海军蓝或黑色是最好的。如果会议比较非正式，你可以不打领带，或者穿西装搭配更休闲的配饰。如果你洗劫了你的衣橱，找不到合适的东西，向朋友或家人寻求建议。他们可能会想到如何即兴创作一个合奏，或者从他们自己的衣橱里借一件东西给你。更糟糕的是，你可以去当地的购物中心买一条便宜的裤子和一件运动夹克。

7. 7.早起。在闹钟上按“打盹”键，然后匆匆忙忙地去上班，会让你神经紧张，思维混乱。避免这种分裂因素，在会议安排之前就起床。花点时间穿衣服，喝咖啡，悠闲地完成早晨的例行工作，这会让你集中精力，进入积极的心态。一些专家认为，仪式性的做法，甚至是没有什么理性意义的迷信做法，都会对表演产生积极影响。所以，即使这看起来很傻，也可以在出发前随意穿上你的幸运袜，听你最喜欢的歌，或者亲吻你的幸运纪念品！

8. 8.吃富含蛋白质的早餐。研究表明，吃一顿富含蛋白质的健康早餐对你一天的其他时间有很大影响。除了让你长时间保持饱腹感外，它还能加速你的新陈代谢，促进健康的肌肉维持。此外，富含亚麻和叶酸的食物已经被证明有助于刺激大脑功能，所以吃谷类食品和早餐棒可以帮助你在会议期间更流利、更有创意地讲话。

9. 9.保持积极的心态。一旦你为演讲做了所有的腿部工作，你应该让自己处于正确的空间。你可以快速完成演讲，但更重要的是，你应该提升自己的情绪和信心。要做到这一点，就要以一种鼓励、积极的方式与自己交谈；例如，提醒自己你做了多少工作，无论会议上发生了什么，你都为自己的努力感到自豪。此外，试着想象自己在演讲后微笑、感到放松和快乐。这样的正面形象会对你的表现产生很大影响。

方法3方法3/3：确定信息会议的问题

1. 1考虑邀请专业联系人参加信息会议。如果你遇到了在你感兴趣的行业中有一份好工作的人，或者你在你实习的公司有一位熟人或经理，你可能想与他们进行一次信息交流。信息性会议也称为信息性面试，是与推荐人或熟人的对话，他们可以作为你的专业资源。你可以询问应聘者的经验、他们的领域，以及他们对试图进入该领域的应聘者的任何建议。在考虑向谁提出面试要求，或者是否向某个特定的人提出面试要求时，试着记下你想完成什么，以及你在寻找什么样的信息。例如，你是主要对申请材料的战略建议感兴趣，还是只想了解该领域的一般信息，以确定你对该行业职业的兴趣？回答这类问题将帮助你确定谁将是一个好的面试者，以及某个特定的候选人是否对你有用。

2. 2要求开会。当要求联系人或熟人进行信息面试时，你应该明确提到“信息会议”或“信息面试”。如果你没有明确要求，对方可能会出现，期待非正式的饮料或友好的聊天，然后当你开始问严肃的问题时，会感到愤怒或措手不及。例如，如果你在聚会或社交活动中遇到某人并聊了一会儿，可以这样说：“我对这个领域和你的经验有很多问题，你介意花点时间喝杯咖啡，和我开个信息会议吗？”如果你没有机会亲自询问他们，你可以通过电子邮件或电话联系他们。只需确保言简意赅、彬彬有礼，这样他们就不会觉得被要求拖累了。

3. 3选择一个方便您联系的设置和时间。尽管给你开信息会议的人可能很乐意帮助你，但他们还是在工作日之外给你一些时间，帮了你一个忙。这意味着你应该让会议尽可能方便他们，占用他们的时间不超过15-30分钟。与你的受访者核实一天中的什么时间，例如午餐休息时间或下班后，以及他们喜欢什么样的场所，例如咖啡馆或他们的办公室。你还应该让他们知道，虽然面对面会议很好，但电话或在线对话也很好。这种考虑表明你尊重他们的时间，并乐于接受他们愿意提供的任何一点帮助。

4. 做你的家庭作业。一旦你和你的联系人安排好了会面，尽可能地调查他们的背景。这将帮助你找出如何接近他们，以及他们能给你什么信息。例如，了解他们的职业道路，以及他们目前的主要项目和角色。提出具体问题也会显示出你的兴趣和热情。应该避免过分的奉承，但可以这样说：“我的老经理说，她学到了很多关于把你的激情项目变成一家可行的公司的知识。你最初是怎么开始的？”这会让你的面试者更愿意为你付出更多的努力。

5. 5为会议创建一个问题列表。一旦你确定了你的目标，起草一份会议计划来实现这些目标。写下你想问的问题，并按战略顺序排列。准备一些能显示你好奇心的一般性问题，比如“你是如何开始这个领域的？”以及“你目前在做什么样的项目？”从这里开始，继续讨论更具体的问题，例如，“我应该在申请中强调哪些资格或技能？”或者“我应该如何为即将到来的面试做准备？”如果这个议程让你感到尴尬，你不必在会议上宣读，但你应该带着它定期检查，确保没有遗漏任何你想问的问题。

6. 6.撰写个人陈述。也许你不仅仅是在信息会议上收集信息和建议，你还试图给面试者留下积极的印象。你想给你的联系人一个简短的总结，说明你是谁，是什么让你与众不同，以及你对什么感兴趣。这将使他们更可能在他们公司的相关职位空缺出现或他们遇到可能对你有用的人时记住你。为了有效地做到这一点，记下一段或一个关于你自己的要点清单，你可以在会议期间的适当时间提及。这将有助于让你的印象更加难忘，并为你回答面试者向你提出的任何问题做好准备。

7. 7将钢笔、记事本和更新的简历带到会议上。在信息会议上，你应该做的最重要的事情之一就是表达对对方建议和专业知识的兴趣。你可以准备好笔和纸，在会议期间做笔记，并准备一份最新的简历，以备对方需要。这些准备措施表明，你对手头的会议很认真，尊重对方的专业知识，在处理和处理新信息方面很专业。

8. 8.穿着专业。你可能不需要穿西装，除非你在他们正式的公司办公室与联系人会面，参加信息面试，但无论如何，你都应该穿时髦的衣服。一件时髦的日礼服或按扣整齐的纽扣和裤子会向你的面试者表明，你已经有了共同的生活，你很在乎给人留下好印象。尤其要避免穿牛仔裤、t恤衫和磨损的运动鞋，因为这些衣服会让你在准备与联系人见面时看起来甚至懒得打断你的日常工作。