第1部分第1部分（共4部分）：建立信用实践

1. 1制定信贷申请流程。决定是否向个人客户或仅向其他企业提供信贷。让所有申请人填写一份申请表，为您提供评估其信用价值所需的信息。对所有申请者进行信用检查。申请信贷的个人应向您提供其姓名、联系方式、就业信息和社会保险号码。申请信贷的企业应列出其企业名称、会计部门的联系信息、提供信贷的其他公司的推荐信以及业务主管的姓名。

2. 2制定销售条款和条件。准备一份文件，解释你的要求和客户的义务。该文件应说明付款的到期时间。例如，您可以声明付款在购买后30天内到期。说明逾期付款将收取多少利息。规定客户将负责支付退回的支票费用或债务托收费用。你的信用申请表应该有一个点，申请人可以检查或签字确认他们已经阅读并理解条款和条件。

3. 3遵守消费信贷法律。联邦贸易委员会（FTC）执行保护消费者的法律。消费者信贷法规定了你如何与客户就信贷进行沟通。他们还确保客户得到有关您的信用行为的完整披露。你必须清楚地告知你的利率。您必须在指定的时间内回复账单错误索赔。你必须遵守收债程序的规定。访问联邦贸易委员会，了解监管债务催收的法律、《公平债务催收实践法》和消费者平等信贷机会权利

第2部分第2部分，共4部分：为客户开具发票

1. 1了解发票的定义。发票是买方在销售时从卖方收到的文件。它详细说明了已提供的产品和服务，以及这些产品或服务的成本，以及预计付款的日期。发票和收据不一样。只有客户在购买时全额付款，才会开具销售收据。如果客户在以后某个时间点付款或多次付款，则您将开具发票。发票和对账单不一样。向客户发送一份对账单，其中包含一份或多份企业当前发票，并指定应付总额。生成对账单的目的是简化客户的账单。

2. 2选择向客户开具发票的方式。你可以选择自己寄出发票，也可以聘请一家公司为你寄出发票。如果你刚刚开始，考虑自己做发票。这将使你对公司的财务状况有一个全面的了解。以后，你可以把账单交给其他人。

3. 3在发票上包括所有相关信息。必须清楚地显示“发票”字样。每张发票还必须包含识别客户和提供的商品或服务的特定信息。它还应明确说明您的姓名、企业名称以及付款地址。每张发票都应该有一个唯一的编号。日期应该清楚地显示出来。它应该有客户的名称和地址，以及您的企业名称和地址。明确说明所提供的货物或服务以及提供日期。注明应支付的金额和到期日期。

4. 4在数字发票和实物发票之间进行选择。您可以通过邮件发送纸质发票，也可以通过电子邮件发送数字发票，或者两者兼而有之。客户应说明如何发送发票。电子发票比纸质发票更便宜、更方便。然而，一些客户在网上接收财务信息时并不舒服。此外，如果客户的电子邮件地址发生变化，可能很难找到新的。

5. 5包括一个回信信封。这使客户更容易付款。在信封上预先打印你的地址。或者你可以使用窗口信封，在汇款单上打印你的地址，并指示客户确保你的地址显示在窗口中。如果顾客经常在网上或亲自付款，记下来。如果他们不需要，节省开支，不要送他们。为了方便客户付款，您还可以设置一个直接存款系统，在该系统中，发票金额会自动从客户账户中扣除并发送给您。这通常很容易与各自的银行建立联系。

第3部分第3部分，共4部分：跟踪应收账款

1. 1.选择应收账款管理系统。您可能对使用Excel的脱机手动输入系统感到满意。但是，如果您的业务正在增长，您可以选择使用QuickBooks等应收账款管理软件来自动化流程。另一个选择是在线应收账款工具，如Mint或FreshBooks。

2. 2使用手动应收账款跟踪系统。如果使用手动系统，可以在Excel中设置电子表格。为日期、客户名称、发票号、金额和付款日期创建列。发送发票和接收付款时，在电子表格上记录信息。您必须为发票创建文档模板，并手动创建所有发票。保存应收账款文件和已付款发票文件。未付发票保存在应收账款档案中。支付发票后，将其从应收账款文件中删除，并将其放入已支付发票文件中。

3. 3用软件程序追踪应收账款。如果您使用的是带有应收账款选项的会计软件，它将允许您轻松跟踪到期的发票和付款。您可以将所有客户和销售信息加载到系统中。它将为您生成纸质和数字发票。如果您的程序具有互联网连接，它可以将您的数字发票发送给客户。您可以运行一个报告，告诉您哪些发票仍然未付，这样您就不必保留已付款和未付款发票的单独纸质文件。软件程序还可以执行发票账龄分析。该流程通过延迟付款的天数来区分过期发票，允许企业主遵循收款政策，该政策规定了延迟付款30天、60天或90天时的特定操作。

4. 4向客户发布月度报表。对账单和发票是不同的。每月发布一次声明。它详细列出了过去发票上的所有欠款。它还显示收到的付款。最后，它会计算尚未支付的任何余额。对于持续未付的账户，应开发并建立一个识别、跟踪和收集拖欠账户的系统。

第4部分第4部分，共4部分：应收账款会计

1. 1使用会计软件实现流程自动化。如果您在会计软件中生成发票，它将自动在您当月的财务报表中记入一项。这种自动化的好处是，它为您节省了多次手动输入相同信息的时间和精力。此外，它还减少了因在不同的报告中键入不同数量或信息而导致的错误发生。

2. 2记录赊销服务。首先，将服务欠款记入销售账户。接下来，将相同金额的应收账款记入借方。当客户付款时，从现金账户中借记支付的金额。然后，贷记相同金额的应收账款账户。例如，假设您向客户发送了一张5000美元的发票，用于提供服务。在应收账款中创建5000美元借方的日记账分录。这增加了资产负债表上的应收账款资产。在日记账中记下5000美元的销售额。这增加了财务报表上的销售额。

3. 3记录赊销商品。首先，记日记账以记录销售和相关应收账款。就像你对服务所做的那样，你会将销售记入贷方，将应收账款记入借方。接下来，您必须将销售给客户的库存减少记录为销售商品的成本。例如，假设您进行了一笔10000美元的销售交易，其中您向客户销售了7000美元的商品。将1万美元的赊销和1万美元的应收账款记入日记账。接下来，将7000美元的借方记入销货成本的日记账分录。这在财务报表上显示为费用。然后，将7000美元记入存货账户。这将使资产负债表上的库存资产减少7000美元。

4. 4.坏帐的核算。计算坏账的正确方法是估计有多少发票将无法支付，并在日记账分录中每月累积该金额。这种权责发生制允许您在开具发票的当月记录坏账费用。它符合匹配原则，即支出必须与他们帮助赚取的收入记录在同一个月。如果你没有计提坏账费用，只是在客户不付款时等待记录坏账费用，这违反了匹配原则。例如，如果您估计一个月内无法支付发票中的40000美元，请在坏账费用账户中记录40000美元费用的日记账分录。这在您的财务报表上显示为支出项目。此外，在资产负债表上，将相同金额的信贷记入坏账准备账户的日记账分录。之后，当您确定尚未支付的特定发票时，您将借记坏账准备账户，贷记应收账款。

5. 5.考虑提前付款折扣。如果你为提前付款提供折扣，那么客户支付的金额将低于发票总额。然后，您必须将差额记录为销售折扣账户中的利润减少额。这可以调和损益表上的差额。例如，假设您向客户发送了一张1000美元的发票，如果提前10天付款，您会提供10%或100美元的折扣。因此，客户只需支付900美元。创建一个贷记1000美元应收账款的日记账分录。记录900美元的借记销售，以及100美元的借记销售折扣。

6. 6.编制应收账款账龄报告。此报告提供所有未付发票的详细信息。它的结构可以显示发票有多旧。它为您提供当前发票的列，过期时间为0到30天，过期时间为31到60天，过期时间为61到90天，过期时间超过90天。你可以用这份报告来估计你的坏账应计额。此外，您还可以使用它来识别需要后续行动的发票。