如何撰写公司会议记录(write corporate minutes)
第1部分第1部分（共3部分）：在会议期间做笔记
- 1记录有关会议的详细信息。在开始会议之前，您可以写下会议所需的详细信息，这些信息必须包含在打印的会议记录中。请注意以下内容：公司全名会议日期和时间会议地点
- 2写下谁参加。你需要一份参加会议人员的完整名单。同时写下缺席的成员。包括任何被邀请的客人或顾问。注意迟到或有人提前离开会议的时间。同时记录谁主持会议以及是否达到法定人数。
- 3记录会议目的。你开会的原因有很多。一些更常见的原因如下：董事会和股东年会确定员工招聘会议讨论薪酬通知新官员发布股票讨论金融活动，如新银行或信贷额度
- 4注意是否接受之前的会议记录。一般来说，议程上的第一项是接受前一次会议的记录。你应该事先把它们分发给每个人。把投票记录下来。如果有人反对会议记录，讨论可能会接踵而至。如果您需要进行修订，请注意您必须更改的内容。
- 5记录对议程项目的讨论。公司会议记录还应包含每个议程项目的讨论摘要。当你写下别人说的话时，你必须仔细选择你的话。你想要准确，所以仔细听。避免试图逐字记录。例如，有人可能会争辩五分钟，说拟议的政策对企业来说是错误的。只要注意到他们不同意这项政策，并简要说明原因就足够了。注意与会者正在查看的文档。写下文件的名称及其日期。您还应在会议记录中附上一份文件副本。
- 6记录对项目的投票。如果会议涉及对议程项目进行表决，则会议记录必须反映投票情况。还要注意弃权（拒绝投票的人）。一般来说，大多数决议将获得一致通过。但是，您应该注意任何异议者的姓名。例如，你可以写：“决议通过。异议：琼斯。弃权：马瑟斯，约翰逊。”
- 7记录休会。写下主持会议的人宣布休会的时间。如果成员们讨论了下次会议的召开时间，那么请注意这些信息。例如，您可以这样写：“下次会议安排在2016年7月1日，时间和地点待定。会议在下午6:16休会。”
第2部分第2部分，共3部分：打字记录
- 1尽快输入会议记录。你可能在开会时做了手写笔记。即使你打了笔记，你也可能只看到了句子的片段。尽快坐下来，输入更多完整的分钟数。记住使用标准语法和完整的句子。例如，“史密斯先生反对新的信用额度”是可以接受的。“史密斯：不赊账”不是。在线提供公司会议模板。如果你想知道如何组织你的会议记录，你可能想看看它们。
- 2确定会议召开的时间。在页面顶部，包括参加或缺席的地点、时间和人员。还要注意记录会议记录的所有客人和其他人。例如，您可以这样写：“2017年1月22日在公司大道1245号举行的ABC公司董事会例会的会议记录。以下董事出席了会议：艾布拉姆斯、琼斯、史密斯、卡尔弗特、博诺。以下董事缺席：克林顿。以下嘉宾出席了会议：“迈克尔·马修斯，注册会计师。会议记录由J.艾伦记录。”
- 3注意：会议何时召开。召开会议并确认法定人数的州。同时说明时间。例如，“艾布拉姆斯主席在下午6:15召集会议，并注意到出席人数达到法定人数。他介绍了出席的客人。”
- 4说明是否采用了之前的会议记录。例如，您可以这样写：“在提出、附议和通过的动议中，董事会批准了日期为[插入日期]的先前分发的会议记录。”
- 5注意所提供的任何报告或演示文稿。每次会议都会提交一些报告。然而，您可能也有一个与议程项目相关的特别介绍。确定以下内容：谁做了演示或报告。还要确定他们的头衔。有些演讲是由客人做的，会议记录应充分反映他们的身份。介绍或报告的内容。演讲者是否回答了提出的问题。如果提交了一份报告供董事会通过，请注意是否进行了讨论以及该报告是否获得通过。例如，“在对问题进行简短讨论后，提出了一项接受财务报告的动议，该动议获得附议并获得通过。”
- 6总结议程项目的讨论。理事会可能已决定就其他议程项目通过一项决议或采取行动。你应该总结一下成员们的讨论。还请注意对每个项目的表决。使用简单的语言。避免不必要的词语和形容词，因为它们会使会议记录混乱。例如，“史密斯先生不同意琼斯女士的观点”比“史密斯先生极力不同意琼斯小姐的观点”更可取。正确识别与会者审查的文件。例如，“董事会批准了利益冲突政策的拟议增补”不明确。相反，确认文件：“董事会一致批准了2016年6月1日的“添加冲突报告”提案，并在会议前分发了一份副本。”
- 7就重要议程项目提供更全面的说明。一些公司议程项目比其他项目更重要。它们很重要，因为董事会的决定可能会引发未来的诉讼。律师和法官会将您的会议记录视为董事会行为的准确描述。为了保护电路板，您应该提供更多细节。合并和收购、股票回购和其他重大决策需要更多细节。董事可能因不当行使其商业判断而被起诉。董事会成员在做出这些领域的决定之前，通常必须咨询专家或审查报告/研究。您的会议记录应反映您在会议前向董事会成员进行了专家演示或分发了研究或报告。你还应该注意到，董事会有足够的时间进行讨论，而且董事会的行事方式也很商业化。注意董事会是否讨论了拟议行动方案的替代方案。总结董事会拒绝或采纳替代行动方案的原因。
- 8添加剩余信息。在适用的情况下，按会议发生的时间顺序注意以下事项：公告。主席或其他成员可能已经就即将举行的会议或其他问题发表了声明。执行会议。说明董事会是否在员工和客人离开后进入执行会议。休会。例如，您可以这样写：“由于没有其他事务，会议于下午7:55休会。”
- 9分发你的草稿和会议记录。你的草稿需要审核。遵循贵公司的政策。例如，您可能需要向总法律顾问或首席财务官出示您的草案。他们可能会提出意见，你应该将其纳入其中。然后，您可能需要将草案分发给更广泛的管理层，这些管理层也可能有意见。最后，您将向全体董事会分发会议记录，因为他们将对下次会议的会议记录进行表决。
- 10避免更改最后会议记录。一旦董事会批准，会议记录即为最终记录。您应该避免对其进行更改。一些专家建议你可以做一些小的修改，比如修正拼写错误。然而，实际上没有必要纠正打字错误和其他微小错误，除非它们妨碍了人们理解所写的内容。你不应该改变任何实质性的东西。如果董事会成员想更改已批准的会议记录，请告知董事会主席。
- 11存储您批准的会议记录。你不必向州政府提交公司会议记录。但是，您可能必须将其与其他公司记录一起存储，例如公司章程和公司章程。根据您的内部政策，将会议记录保存至少七年或无限期。如果您的会议记录通过引用纳入了一份文件，请附上该文件。在最终版本通过后，您还应丢弃会议记录的任何草稿。您可能还必须删除会议记录的备份电子版本。
第3部分第3部分，共3部分：会议准备
- 1通知正确的会议人员。如果召开股东大会，必须通知所有股东。如果您正在召开董事会议，则必须通知所有董事。股东和董事均可放弃通知要求。然而，他们应该签署一份弃权书。看看是否有，并向那些没有签署的人提供适当的通知。
- 2分发会议数据包。每位与会者都需要相同的信息，以便在会议上进行知情投票。您应该创建一个信息包并分发。包括以下内容：前一次会议的会议记录、会议前要审查的报告或文件
- 3选择你的写作工具。作为做笔记的人，你应该决定如何在会议上写下来。一般来说，尽管你可以使用笔记本电脑，但人们仍然用正手书写笔记。如果您使用笔记本电脑，则任何草稿都将以电子方式存储。这意味着有人可以在诉讼中找回他们。因此，在使用计算机前，你应该仔细思考。点击电脑按键也会分散注意力，你应该记住这一点。问问你的椅子，他们是喜欢你用正手还是用笔记本电脑来打发时间。
- 发表于 2022-08-17 22:28
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- 分类：金融和商业
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