第1部分第1部分（共3部分）：选择需要保存的业务记录类型

1. 1评估你的业务类型。您需要保存的业务记录类型与您拥有的业务类型直接相关。公司将有不同于独资企业的记录保存要求，独资企业将有不同于合伙企业的要求。如果这是你第一次创业并申报联邦营业税，检查你有什么类型的申报要求。如果您是C或S公司，您将需要提交IRS表格1120以报告业务收入。表1120要求深入披露特定收入来源和扣除额。如果你是合伙企业，你需要提交一份IRS表格1065来申报你的收入。虽然1065表格和1120表格一样，要求您确定收入和扣除额，但您将拥有的收入和扣除额的类型非常不同。查看纳税申报表，确定您的业务需要哪些类型的记录。

2. 2检查美国国税局是否有保存记录的具体规定。一般来说，国税局不要求保存任何特定类型的记录。相反，你可以选择保存任何类型的记录，帮助你证明你的企业的收入和支出。然而，在某些有限的情况下，美国国税局可能会要求你保留一种特定的记录。如果你不熟悉联邦营业税，不确定是否需要保留特定类型的记录，请联系美国国税局。

3. 3确保所有业务支出和收入的准确记录。无论你用什么方法来保存业务记录，你都需要清楚地显示你的业务收入和支出。您拥有的系统需要包含业务交易的摘要。营业收入可能包括商品销售利润、股息、利息、租金、特许权使用费和资本收益。如果你从这些来源中有任何收入，你需要保持记录。业务费用是经营企业的成本。它们很重要，因为你通常可以在你的联邦纳税申报单上扣除它们。业务费用的例子包括材料成本、存储成本、人工成本和一些业务启动成本。

4. 4.如果你经营一家公司，请保留董事会会议记录。如果你经营一家公司，我们鼓励你保存董事会会议记录。如果美国国税局选择审计你，他们可能会要求提供这些票据。

5. 5完整的证明文件。随着业务的运行，您将生成支持文档。你的证明文件需要保存，因为它们将提供你填写商业账簿所需的信息（例如日记账和分类账）。支持文件包括：销售发票发票发票收款寄存发票取消支票

第2部分第2部分，共3部分：确定如何保存业务记录

1. 1.选择会计方法。在您提交第一份企业所得税申报表之前，您需要确定如何申报您的收入和支出。你选择的会计方法需要用于记账和计算应纳税所得额。如果你想改变你的会计方法，你需要得到美国国税局的批准。IRS通常允许从现金法或权责发生制中进行选择。根据现金法，你将在收到收入的同一年申报所有收入。您将在纳税年度扣除费用。根据权责发生制，你将在你获得收入的那一年报告收入，即使你可能要到以后才能收到收入。无论何时支付，您都将在纳税年度扣除产生这些费用的费用。

2. 2使用日记账和分类账。您使用的记录保存系统需要准确地总结您的业务交易（通过您的支持文档确定）。大多数商业交易记录在日记账和分类账中。你可以在当地的办公用品商店购买日记账和分类账。日记账是用来记录通过证明文件显示的每一笔商业交易的账簿。对于经常发生的交易，您可能需要保留多个日记账。分类账是包含所有日记账总计的账簿。例如，作为一家销售商品的小企业，当你销售笔记本电脑、购买笔记本电脑部件和销售台式电脑时，你可能会收到收据。所有这些交易都将有证明文件。每天结束时，使用证明文件并在日记账上记录交易。使用分类账将所有信息汇总到一个地方。

3. 3.决定是否保留纸质书或电子记录。此时，您可能正在保存有关业务的证明文件、日志、分类账和各种其他记录。如果你把它们保存在硬拷贝中，它们可能会占用相当多的空间。IRS允许你保存所有的硬拷贝，你可以考虑用电子方式存储你的记录。当你这样做时，你将能够更快地输入数据，更快地检索记录，并在IRS要求时将记录快速传输到IRS。如果你选择使用电子存储系统，你需要确保它符合IRS标准。存储系统必须能够以清晰的格式对所有记录进行索引、存储、保存、检索和复制。国税局可以测试你的电子系统，以确保它符合他们的标准。

4. 4为您拥有的每项业务保留一套单独的记录。如果你有多个企业，每个企业都必须保留自己的记录。每个企业都可能有自己的记录保留要求，您不想把它们搞混。此外，如果国税局决定审计你的业务，他们只想看到你被审计业务的记录，而不是你所有的业务。

5. 5总结你的商业交易。一旦你掌握了保存良好记录所需的所有材料，并且知道要保存哪些记录，你就需要创建一个系统来汇总你的交易，以便你的记录保持最新和准确。例如，一家小型企业通常会通过以下方式总结其业务交易：每天汇编所有支持文件保存一份商业支票簿汇总每日现金收入汇总每月现金收入汇总支票支出日记填写一份折旧工作表保存一份雇佣补偿记录

6. 6检查你的工作。当您继续为税务目的保存业务记录时，请回顾这些记录并检查其完整性和准确性。如果您使用的是单一分录系统，您的记账将仅基于基于每日和每月收入和支出的损益表。这种记账方式很简单，但不能自动平衡。因此，如果你使用这种类型的系统，你应该每周检查错误，并确保你的账目平衡。如果使用复式记账系统（即日记账和分类账），每个账户将有两列，一列为借项，另一列为贷项。它是自动平衡的，因为您总是将每笔交易记录为借方和贷方。只要你的信用栏和借记栏相等，你的帐簿就是好的。

第3部分第3部分，共3部分：为国税局保存业务记录

1. 1了解准确业务记录的价值。良好的记录是经营成功企业的关键。除了需要它们以备国税局审计外，业务记录还可以帮助您：监控业务进展准备财务报表确定收款来源跟踪可能的扣减准备纳税支持您的纳税申报表

2. 2.承担提供准确记录的责任。作为企业所有者，您有责任备份您在企业所得税申报表中包含的任何信息。如果您接受审计，您有责任证明您的纳税申报表中的条目、扣除额和报表是准确的。你将通过向国税局提供你的记录来证明这些。因此，如果你有准确和完整的商业记录，你将始终能够证明你在税务申报中提出的主张。

3. 3确定你的记录类型。美国国税局要求你将你的商业记录保存一段特定的时间，这取决于记录的内容。例如，如果您有员工，则必须在指定的时间段内保留所有雇佣税记录。

4. 4找到适用的限制期限。只要国税局需要，您的业务记录就必须保存，以便管理税法。这段时间被称为限制期，这段时间内你可以修改你的纳税申报表，申请抵免，申请退款，或者国税局可以征收额外的税款。时钟从您的企业所得税申报表的到期日开始在这个时间段运行。因此，如果您提前一周申报营业税，记录保留时间将在一周后的正式到期日开始。例如，如果你欠一笔附加税，时效期为三年。如果您未能提交纳税申报表，美国国税局可以要求您提供该特定年份的无限期商业记录。

5. 5根据要求，轻松获取记录。如果国税局在限制期内，他们要求查看您的记录，您需要提供这些记录。国税局会让你知道他们想要什么样的记录，你可以告诉他们你有电子的还是硬的。因为你可能会发现自己被审计，所以你应该随时做好准备。将记录保存在安全、防火的区域。此外，如果你以电子方式保存记录，请确保对其进行备份。

6. 6只有在确定不再需要记录时才销毁记录。尽可能长时间地保存税务记录很重要，但在有能力的情况下销毁记录也是一种良好的商业做法。销毁记录会为新记录腾出物理空间，并使记录的检索更容易。永远不要销毁业务记录，除非你100%确定它们不是唯一需要的。如果你不恰当地销毁记录，你可能会被罚款，甚至可能被监禁。