為你該死的會議負責
通常，一群人在工作日裡抽出時間開會，卻沒有任何明確的指示。在大流行時代，這一點尤其令人討厭，因為遠端工作意味著我們都比平時分散了一點，而影片會議儘管有種種缺陷，卻只會加重漫無目的會議的挫敗感。
不過，有一些方法可以確保會議按計劃進行，而不會超出分配的時間限制，也不會讓與會者對會議的實際出發點感到困惑。
為什麼會議會失去效率
如果做得正確，讓每個人都在同一個房間（或同一個螢幕上）會促進協作，但會議很少達到目標的原因是會議太多了。
工人們經常抱怨會議頻繁，這是有充分理由的。正如《哈佛商業評論》（Harvard Business Review）在2017年所解釋的，在過去50年中，會議的頻率直線上升：
這些抱怨得到了研究的支援，研究表明，過去50年來，會議的時間和頻率都有所增加，高管們平均每週花在會議上的時間從上世紀60年代的不到10小時增加到了近23小時。
作為一種減輕超負荷會議壓力的方法，可以考慮減少會議次數。每日會議的數量之大令人震驚，在2015年達到了5500萬人的高峰。
或者，作為一種應對措施，考慮將一小時的會議改為每日或雙日的獨立會議。每個人都站在他們的辦公桌旁，這意味著你只會掩蓋手頭最重要的任務，以免你想讓每個人都站起來。當然，後一種選擇與每個人在同一個物理空間，但這是一個可行的選擇，因為我們（希望）頭回我們的辦公室今年晚些時候。
當你開會的時候，要有一個目標
如果你是一個團隊領導者，最簡單的縮短會議時間的方法就是制定一個議程。如果有一個清晰的計劃，你偏離路線的可能性就更小了。如有必要，列出會議的時間限制，並遵守時間表。顯然，沒有什麼比冗長的談話耗盡每個人的寶貴時間更糟糕的了，所以請堅持列出一個專案符號清單，並註意時間。
設定議程或總體目標可以透過多種方式完成，而不僅限於在文件中寫下專案符號列表或在電子郵件邀請中概述會議的引數。
積極主動
你們都知道這樣的情景：一群眨眼的面孔，獃獃地盯著螢幕，相機靜音，等待有人開始說話。如果你是團隊的領導者，主動讓每個人都知道你正在奪取統治權。這意味著要仔細檢查議程，並相應地移動對話。
確定更廣泛的目的
當然，一份議程列出了你想解決的具體問題，但如果不是為了讓工作更輕鬆或更有成效，把每個人都從工作中拖出來一個小時的目的是什麼？如果你在主持一個會議，你必須對你想要完成的事情有一個大致的認識。是不是要研究某些分析，看看你能從資料中學到什麼？是為了獲得士氣嗎？
每個組織和團隊都有不同的需求，但是你的方法的整體基調應該反映出管理顧問Amy Drader所概述的內容。她在諮詢公司Growth Partners c***ulting的一篇文章中提到了明確目標的必要性：
一個合理的會議目標是以行動為導向的，比如做決定或解決問題。這可能聽起來像是，“本次會議的目的是討論xyz問題，並確定下週要測試的三種可能的解決方案。”會議目標在日程安排時明確地列在會議的頂部。這將告知每位與會者他們應該在會議中做什麼準備。
每個團隊都會有不同的目標，但實現這些目標的方法應該始終遵循類似的路線圖。
- 發表於 2021-05-11 20:39
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