通常，一群人在工作日里抽出时间开会，却没有任何明确的指示。在大流行时代，这一点尤其令人讨厌，因为远程工作意味着我们都比平时分散了一点，而视频会议尽管有种种缺陷，却只会加重漫无目的会议的挫败感。

不过，有一些方法可以确保会议按计划进行，而不会超出分配的时间限制，也不会让与会者对会议的实际出发点感到困惑。

为什么会议会失去效率

如果做得正确，让每个人都在同一个房间（或同一个屏幕上）会促进协作，但会议很少达到目标的原因是会议太多了。

工人们经常抱怨会议频繁，这是有充分理由的。正如《哈佛商业评论》（Harvard Business Review）在2017年所解释的，在过去50年中，会议的频率直线上升：

这些抱怨得到了研究的支持，研究表明，过去50年来，会议的时间和频率都有所增加，高管们平均每周花在会议上的时间从上世纪60年代的不到10小时增加到了近23小时。

作为一种减轻超负荷会议压力的方法，可以考虑减少会议次数。每日会议的数量之大令人震惊，在2015年达到了5500万人的高峰。

或者，作为一种应对措施，考虑将一小时的会议改为每日或双日的独立会议。每个人都站在他们的办公桌旁，这意味着你只会掩盖手头最重要的任务，以免你想让每个人都站起来。当然，后一种选择与每个人在同一个物理空间，但这是一个可行的选择，因为我们（希望）头回我们的办公室今年晚些时候。

当你开会的时候，要有一个目标

如果你是一个团队领导者，最简单的缩短会议时间的方法就是制定一个议程。如果有一个清晰的计划，你偏离路线的可能性就更小了。如有必要，列出会议的时间限制，并遵守时间表。显然，没有什么比冗长的谈话耗尽每个人的宝贵时间更糟糕的了，所以请坚持列出一个项目符号清单，并注意时间。

设定议程或总体目标可以通过多种方式完成，而不仅限于在文档中写下项目符号列表或在电子邮件邀请中概述会议的参数。

积极主动

你们都知道这样的情景：一群眨眼的面孔，呆呆地盯着屏幕，相机静音，等待有人开始说话。如果你是团队的领导者，主动让每个人都知道你正在夺取统治权。这意味着要仔细检查议程，并相应地移动对话。

确定更广泛的目的

当然，一份议程列出了你想解决的具体问题，但如果不是为了让工作更轻松或更有成效，把每个人都从工作中拖出来一个小时的目的是什么？如果你在主持一个会议，你必须对你想要完成的事情有一个大致的认识。是不是要研究某些分析，看看你能从数据中学到什么？是为了获得士气吗？

每个组织和团队都有不同的需求，但是你的方法的整体基调应该反映出管理顾问Amy Drader所概述的内容。她在咨询公司Growth Partners c***ulting的一篇文章中提到了明确目标的必要性：

一个合理的会议目标是以行动为导向的，比如做决定或解决问题。这可能听起来像是，“本次会议的目的是讨论xyz问题，并确定下周要测试的三种可能的解决方案。”会议目标在日程安排时明确地列在会议的顶部。这将告知每位与会者他们应该在会议中做什么准备。

每个团队都会有不同的目标，但实现这些目标的方法应该始终遵循类似的路线图。