一个管理不善的会议可能会浪费时间、精力和金钱，而对任何人都没有成效。但这是可以避免的：以下是你在工作中小组会议时应该做和不应该做的事情，不管你是否在领导会议。

会前

在办公会议召开之前，有三个Ws需要解决：何时、谁和为什么。第四个W，“where”，显然在你的办公室里。

为什么？

你为什么要见面？如果你不问这个问题，你在会议上就一事无成了。正如许多评论人士指出的那样，第一步是制定会议议程。

Crew创始人Mikael Cho指出，会议不应该是你集思广益的地方，你需要提前告诉与会者这样做，并拿出一份清晰的讨论清单。类似地，会议组织者应该至少提前三天发送所需的阅读材料，博客作者Scott Berkun说，并使其足够简洁，以便每个人在出现之前都阅读过。

谁

通常情况下，一个会议不需要某个人的贡献，但他或她被要求出席会议只是为了让他们保持联系。把会议记录发给他们，别再浪费大家的时间了。

Qwest首席运营官特雷莎•泰勒（Teresa Taylor）在会议开始时提出了三个问题，这些问题实际上应该在发出邀请之前提出：

我们都知道我们为什么在这里吗？我们在做决定吗？最后你要问我什么吗？

如果你是主持会议的人，想象一下你邀请的任何人都在问你这些问题。你的答案将显示你是否需要他们在会议上。记住，没有邀请可以让他们保持联系。

如果有人邀请你参加会议，向邀请你的人提出这些问题。同样，他们的回答会让你知道你是否应该参与其中。如果你认为一个会议不会比你本来可以完成的工作更有成效，那么不要害怕拒绝参加。

什么时候

你有谁，你有为什么，现在的问题是选择适合每个人的时机。与多人协调是困难的，但并非不可能。会议安排服务When Is Good分析了34000个事件的100000个响应，发现对大多数人来说，周二下午3点是最合适的会议时间。当然，您不需要坚持这个原则，您可以使用任何会议计划程序（如TimeTomeTimeToMeett）来选择一个通常令人满意的时间。

除了开始时间，会议的总时长也很重要。人们会根据你的要求给你时间。我们通常在半小时或一小时的时间段内思考，但没有逻辑上的理由这样做。营销顾问克里斯·布罗根（Chris Brogan）说，事实上，最好安排简短的会议：

简洁的日程安排：我的一位老老板丹·卡尼（dancarney）曾经告诉我，会议的日程安排不超过10分钟。作为项目经理，他让我在会议之外跑来跑去，这样我就可以在即将召开的会议上与利益相关者进行单独的对话，这样我就可以在会议的时间框架之外听到他们的长篇大论。这创造了神奇的奇迹，原因有三：

• People knew the meetings would be brief so they showed up on time.
• People knew I'd done my homework, so they just nodded their heads at the right parts.
• People gave their best efforts to be on the "good" side of the updates at these meetings, because being "behind" or "delayed" or in an otherwise negative status really stands out in a 10 minute meeting.

商人林武还有一个安排会议的诀窍，那就是确保会议尽可能短，每个人都很专心：在一天结束的时候举行常务会议。

我把会议安排在下午5点左右，那时每个人都很累，准备回家，我不允许任何人坐下。我开会的时间从来没有超过一个小时。大多数持续了20到30分钟。它使每个人都集中精力，工作效率高。

会议期间

一旦会议的准备和安排安排好了，你就需要把注意力集中在实际的会议上。

指定家长

会议很容易偏离正轨，在你意识到之前，你已经浪费了大量的时间和精力来讨论一些没有安排的事情。生产力大师梅林·曼说，每次会议都需要一位指定的“家长”，负责地指导会议。

需要注意的一点是，此人不必是会议组织者或领导者。通常情况下，领导者或组织者是被问到问题并积极参与讨论的人，因此保持事情正常进行是一项太多的责任。相反，选一个房间里每个人都认为公平的人，让他或她确保会议不会偏离正轨。

确保人员准时

对于所有的日程安排，你需要确保人们准时。时间管理忍者建议了一个很好的技巧：当你出现的时候设定后果：

一家公司规定，最后一个到达的人负责做会议记录。另一个要求最后一个人把会议室打扫得**净净。另一方面，也许可以给早起的鸟儿们提供点心，或者是新项目的第一份订单。

以责任感和公平性著称的家长会面也有助于选择这些后果。

让每个人都站在同一页上

一旦每个人都出现了，就很好地知道他们在理解手头的主题方面的立场。当房间里的气氛明朗时，演讲者最好能把这一点说清楚。为了在不让任何人难堪的情况下衡量这一点，Fast公司建议制定一个“气候象限”，每个人都匿名填写。

使用白板或画架垫显示一个四象限图表，上面有以下标签：风暴、平静、清晰、雾。在会议开始之前，让每个参与者在象限中添加复选标记，以反映他们对主题的理解和看法。在这个过程中，离开房间或者背对着图表。如果复选标记**在暴风雨和/或大雾的象限中，你需要增加时间来提问、解释，也许还有鼓励谈话。但是，如果复选标记**在平静而清晰的象限中，那就赶紧开展新业务吧。

一个白板并要求所有人离开房间在逻辑上可能是不可行的，在这种情况下，用象限传递chits，并要求每个人在其中一个框中打勾，然后将它们全部交给会议家长或演示者。

管理小工具时间

每个人都带着笔记本电脑、平板电脑和**参加会议。无一例外，这些都是干扰。在这一点上，这几乎是无济于事。您可以控制的是如何允许人们在会议期间管理他们的小工具。

《风度是**》的凯伦·克利夫兰（Karen Cleveland）推荐“无上装会议”，要求每个人都必须把自己的设备藏起来，桌面上什么都不要。但这并不能解决你与生俱来的需要，从面对面的时间中休息一下，让你的思维游离到其他事情上，通常是**上的通知。为了解决这个问题，商务教授克里斯汀·皮尔森建议在会议中安排短暂的休息时间，鼓励与会者检查他们的设备，但在休息时间结束后按照“无上装会议”的指导原则举行。

去掉“我喜欢”这个词

《商业周刊》说，雅虎首席执行官玛丽莎·梅耶认为，在会议上放大数据比个人选择更重要，因为这消除了人们认为决策是因为任何偏袒或偏袒而做出的观念。

梅耶尔不鼓励在设计会议上使用“我喜欢”这个短语，比如“我喜欢屏幕的样子”。相反，她鼓励这样的评论：“网站上的实验表明他的设计表现好了10%。”

做记录和笔记

确保会议上有便笺簿和笔，并鼓励人们做笔记。它们不仅有助于澄清想法，而且在会后讨论中也很有用。

你还需要一个人在会议上做记录，这是最后一个来的建议结果。Minutes.io是一个超级简单的应用程序，用于创建这些分钟，然后您也可以轻松地共享它们。当然，这意味着一分钟的时间将被免除无小工具规则。但是不要跳过会议记录，有一个讨论内容的记录和一个简明的总结，可以邮寄给那些需要保持联系，但不必出席会议的人。

会后

一旦会议结束，重要的是要知道每个人都从中得到了什么，以及未来的计划应该是什么。

团队应该做什么

在他保持会议正常进行的7项要务中，罗伯特C。哈佛商学院（Harvard Business School）高级讲师波森（Pozen）表示，在每次会议结束时，都应该问三个问题：

1. 我们认为接下来的步骤是什么？
2. 谁应该为他们负责？
3. 时间框架应该是什么？

如果你没有在会议上做记录，每个参与者对这些问题的回答都应该被记录下来并发送出去。它不仅确保每个人都在同一页上，它还提供了责任，因为没有人可以说他们不确定或不记得发生了什么。

99U建议，一旦你完成了计划，通过“行动要点总结”做最后的回顾。

在会议结束时，环顾四周，回顾每个人所捕捉到的行动步骤。每个人只需不到30秒的时间，而且几乎总是会发现一些遗漏的行动步骤。这个练习还培养了一种责任感。如果你在同事面前陈述你的行动步骤，那么你很可能会坚持到底。

你应该做什么

除了作为一个团队的会议学习，重要的是要包括你自己的学习，为你的个人成长。你可以留出时间定期回顾你的笔记，但媒体作家罗宾斯科特（robynscott）分享了她从一位不具名的CEO那里学到的教训，他是如何从每次会议中吸取教训的。会议结束后只需30秒：

每次讲座、会议或任何重要经历后，立即花30秒 — 不多不少 — 写下最重要的几点。他爷爷说，如果你总是这样做，即使你只是这样做，没有其他的修改，你也会没事的。

照片由Rawpixel（Shutterstock）、Simon Blackley、Kevin Dooley（1）（2）、geralt、bluegum、wagg66、jwmpap提供。