一個管理不善的會議可能會浪費時間、精力和金錢,而對任何人都沒有成效。但這是可以避免的:以下是你在工作中小組會議時應該做和不應該做的事情,不管你是否在領導會議。
在辦公會議召開之前,有三個Ws需要解決:何時、誰和為什麼。第四個W,“where”,顯然在你的辦公室裡。
你為什麼要見面?如果你不問這個問題,你在會議上就一事無成了。正如許多評論人士指出的那樣,第一步是制定會議議程。
Crew創始人Mikael Cho指出,會議不應該是你集思廣益的地方,你需要提前告訴與會者這樣做,並拿出一份清晰的討論清單。類似地,會議組織者應該至少提前三天傳送所需的閱讀材料,部落格作者Scott Berkun說,並使其足夠簡潔,以便每個人在出現之前都閱讀過。
誰
通常情況下,一個會議不需要某個人的貢獻,但他或她被要求出席會議只是為了讓他們保持聯絡。把會議記錄發給他們,別再浪費大家的時間了。
Qwest營運長特雷莎•泰勒(Teresa Taylor)在會議開始時提出了三個問題,這些問題實際上應該在發出邀請之前提出:
我們都知道我們為什麼在這裡嗎?我們在做決定嗎?最後你要問我什麼嗎?
如果你是主持會議的人,想象一下你邀請的任何人都在問你這些問題。你的答案將顯示你是否需要他們在會議上。記住,沒有邀請可以讓他們保持聯絡。
如果有人邀請你參加會議,向邀請你的人提出這些問題。同樣,他們的回答會讓你知道你是否應該參與其中。如果你認為一個會議不會比你本來可以完成的工作更有成效,那麼不要害怕拒絕參加。
你有誰,你有為什麼,現在的問題是選擇適合每個人的時機。與多人協調是困難的,但並非不可能。會議安排服務When Is Good分析了34000個事件的100000個響應,發現對大多數人來說,週二下午3點是最合適的會議時間。當然,您不需要堅持這個原則,您可以使用任何會議計劃程式(如TimeTomeTimeToMeett)來選擇一個通常令人滿意的時間。
除了開始時間,會議的總時長也很重要。人們會根據你的要求給你時間。我們通常在半小時或一小時的時間段內思考,但沒有邏輯上的理由這樣做。營銷顧問克裡斯·布羅根(Chris Brogan)說,事實上,最好安排簡短的會議:
簡潔的日程安排:我的一位老老闆丹·卡尼(dancarney)曾經告訴我,會議的日程安排不超過10分鐘。作為專案經理,他讓我在會議之外跑來跑去,這樣我就可以在即將召開的會議上與利益相關者進行單獨的對話,這樣我就可以在會議的時間框架之外聽到他們的長篇大論。這創造了神奇的奇跡,原因有三:
商人林武還有一個安排會議的訣竅,那就是確保會議盡可能短,每個人都很專心:在一天結束的時候舉行常務會議。
我把會議安排在下午5點左右,那時每個人都很累,準備回家,我不允許任何人坐下。我開會的時間從來沒有超過一個小時。大多數持續了20到30分鐘。它使每個人都集中精力,工作效率高。
一旦會議的準備和安排安排好了,你就需要把註意力集中在實際的會議上。
會議很容易偏離正軌,在你意識到之前,你已經浪費了大量的時間和精力來討論一些沒有安排的事情。生產力大師梅林·曼說,每次會議都需要一位指定的“家長”,負責地指導會議。
需要註意的一點是,此人不必是會議組織者或領導者。通常情況下,領導者或組織者是被問到問題並積極參與討論的人,因此保持事情正常進行是一項太多的責任。相反,選一個房間裡每個人都認為公平的人,讓他或她確保會議不會偏離正軌。
對於所有的日程安排,你需要確保人們準時。時間管理忍者建議了一個很好的技巧:當你出現的時候設定後果:
一家公司規定,最後一個到達的人負責做會議記錄。另一個要求最後一個人把會議室打掃得**凈凈。另一方面,也許可以給早起的鳥兒們提供點心,或者是新專案的第一份訂單。
以責任感和公平性著稱的家長會面也有助於選擇這些後果。
一旦每個人都出現了,就很好地知道他們在理解手頭的主題方面的立場。當房間裡的氣氛明朗時,演講者最好能把這一點說清楚。為了在不讓任何人難堪的情況下衡量這一點,Fast公司建議制定一個“氣候象限”,每個人都匿名填寫。
使用白板或畫架墊顯示一個四象限圖表,上面有以下標簽:風暴、平靜、清晰、霧。在會議開始之前,讓每個參與者在象限中新增複選標記,以反映他們對主題的理解和看法。在這個過程中,離開房間或者背對著圖表。如果複選標記**在暴風雨和/或大霧的象限中,你需要增加時間來提問、解釋,也許還有鼓勵談話。但是,如果複選標記**在平靜而清晰的象限中,那就趕緊開展新業務吧。
一個白板並要求所有人離開房間在邏輯上可能是不可行的,在這種情況下,用象限傳遞chits,並要求每個人在其中一個框中打勾,然後將它們全部交給會議家長或演示者。
每個人都帶著膝上型電腦、平板電腦和**參加會議。無一例外,這些都是幹擾。在這一點上,這幾乎是無濟於事。您可以控制的是如何允許人們在會議期間管理他們的小工具。
《風度是**》的凱倫·克利夫蘭(Karen Cleveland)推薦“無上裝會議”,要求每個人都必須把自己的裝置藏起來,桌面上什麼都不要。但這並不能解決你與生俱來的需要,從面對面的時間中休息一下,讓你的思維遊離到其他事情上,通常是**上的通知。為瞭解決這個問題,商務教授克裡斯汀·皮爾森建議在會議中安排短暫的休息時間,鼓勵與會者檢查他們的裝置,但在休息時間結束後按照“無上裝會議”的指導原則舉行。
《商業週刊》說,雅虎執行長瑪麗莎·梅耶認為,在會議上放大資料比個人選擇更重要,因為這消除了人們認為決策是因為任何偏袒或偏袒而做出的觀念。
梅耶爾不鼓勵在設計會議上使用“我喜歡”這個短語,比如“我喜歡螢幕的樣子”。相反,她鼓勵這樣的評論:“網站上的實驗表明他的設計表現好了10%。”
確保會議上有便箋簿和筆,並鼓勵人們做筆記。它們不僅有助於澄清想法,而且在會後討論中也很有用。
你還需要一個人在會議上做記錄,這是最後一個來的建議結果。Minutes.io是一個超級簡單的應用程式,用於建立這些分鐘,然後您也可以輕鬆地共享它們。當然,這意味著一分鐘的時間將被免除無小工具規則。但是不要跳過會議記錄,有一個討論內容的記錄和一個簡明的總結,可以郵寄給那些需要保持聯絡,但不必出席會議的人。
一旦會議結束,重要的是要知道每個人都從中得到了什麼,以及未來的計劃應該是什麼。
在他保持會議正常進行的7項要務中,羅伯特C。哈佛商學院(Harvard Business School)高階講師波森(Pozen)表示,在每次會議結束時,都應該問三個問題:
如果你沒有在會議上做記錄,每個參與者對這些問題的回答都應該被記錄下來併發送出去。它不僅確保每個人都在同一頁上,它還提供了責任,因為沒有人可以說他們不確定或不記得發生了什麼。
99U建議,一旦你完成了計劃,透過“行動要點總結”做最後的回顧。
在會議結束時,環顧四周,回顧每個人所捕捉到的行動步驟。每個人只需不到30秒的時間,而且幾乎總是會發現一些遺漏的行動步驟。這個練習還培養了一種責任感。如果你在同事面前陳述你的行動步驟,那麼你很可能會堅持到底。
除了作為一個團隊的會議學習,重要的是要包括你自己的學習,為你的個人成長。你可以留出時間定期回顧你的筆記,但媒體作家羅賓斯科特(robynscott)分享了她從一位不具名的CEO那裡學到的教訓,他是如何從每次會議中吸取教訓的。會議結束後只需30秒:
每次講座、會議或任何重要經歷後,立即花30秒 — 不多不少 — 寫下最重要的幾點。他爺爺說,如果你總是這樣做,即使你只是這樣做,沒有其他的修改,你也會沒事的。
照片由Rawpixel(Shutterstock)、Simon Blackley、Kevin Dooley(1)(2)、geralt、bluegum、wagg66、jwmpap提供。
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