你有沒有在工作中接到一個會議要求，只是撓頭？你想知道會議到底是關於什麼的，討論什麼，甚至為什麼邀請你。你看著其他被邀請者希望得到一個暗示，但仍然不知所措。

有人說，如果你收到一個含糊不清的會議邀請，你應該拒絕它。現在，不管你同意與否，如果你是協調人，是否值得冒險讓那些撓頭的人僅僅因為困惑而拒絕？

有了一些先見之明和正確的工具，您就可以確保您的會議目標是明確的，並減少由於會議請求不明確而導致與會者人數減少的風險。

提前計劃5周

在您隨意發送會議請求之前，請仔細考慮使用“誰”、“什麼”、“何時”、“何地”和“為什麼”。

1邀請誰

很多時候，人們發送的會議邀請包括太多的參與者或只是錯誤的。提前做好準備工作，回答以下問題：

• 應該邀請誰？
• 誰有必要參加討論？
• 誰擁有實現目標所需的知識？

不要因為不確定而故意邀請部門裡的每個人。

2會議的內容

這是你計劃中最重要的部分。想一想會議到底是關於什麼，目標是什麼，預期結果應該是什麼。如果你自己不能確定會面的地點，那麼這可能還為時過早。

三。會議什麼時候舉行

如果你在一個小的辦公環境中工作，這似乎不是一件重要的事情。但對於大型公司或大型會議來說，這是必不可少的。您是否有遠程與會者，他們是否居住在不同的時區，他們的工作時間是否與其他人相同？

一定要選擇一個所有人都可以訪問的時間。

4開會地點

如果有非現場與會者，這也是計劃會議的關鍵。需要電話會議嗎？是否應計劃網絡會議？還是隻需要預訂一個現場會議室？一定要提**慮，以適應那些你期待參加。

5為什麼要開會

這和什麼問題一樣重要。為什麼要開會？沒有一屋子人，目標能解決嗎？一點研究能****嗎？你有足夠的信息在此時召開會議嗎？

記住，開會會讓每個相關人員的工作都有時間。你最不想做的就是浪費與會者的時間。

創建會議議程

現在您已經回答了五個Ws，請使用它們來處理會議邀請和議程。是的，由於各種原因，會議議程幾乎總是必要的。

會議議程允許與會者：

• 瞭解會議的目的和目的。
• 查看討論要點，並能提前計劃自己的部分或準備問題。
• 查看會議結束時預期的內容或會議應解決的問題。
• 在整個會議過程中保持跟進，並保持正軌。

從模板開始

創建日程的最佳方法是從模板開始。這不僅節省了你的時間，而且已經包含了你需要的細節的大綱。下面是一些會議議程模板的選項，您可以在Microsoft Word中查看這些模板。它們對於任何會議類型或規模都足夠靈活。

這個議程模板很棒，因為它包含了一個格式良好的會議紀要模板。只需下載一次，您就可以同時下載兩個。通過良好的表格佈局，每個人都可以清楚地看到目標、與會者列表和主題議程。另一個有用的部分展示了與會者應該帶什麼到會議上，這通常是一個被遺忘的部分。

下一個議程模板也是一個不錯的選擇。與另一個一樣，您可以很容易地看到目標、議程主題和任何以前的行動項目。但它也包括一些新的行動項目，你可以在會議期間記下來，以及一個地方的筆記。

這裡有一個模板，看看是乾淨和清晰的。像第一個顯示的一樣，它有一個基本的表格格式和易於閱讀的部分。此外，它還提供了與會者應帶什麼參加會議的區域。

如何制定有效的議程

一旦您決定了會議議程模板，就必須切實有效地完成它。要清楚，準確，並盡你最大的努力不留下任何可以解釋的東西。與會者部分是最簡單的部分，但其他部分必須很好地溝通。

會議目標

這應該是一個簡單的一到兩句話（最多）的會議目標。這來自於你將要問自己的問題。例如，假設您的會議將審查新網站的三個用戶界面佈局選項。

你的目標應該明確指出這一點，而不是像“談論新網站”。後者語焉不詳，沒有準確定位網站討論的部分，而且一般不清楚。

會議議程主題

在這裡，你將列出你打算討論的每一部分。同樣，這一點必須明確，以便那些被期望討論某個主題的人能夠做好準備。

使用上面的例子，如果web開發人員賬單預期會提供優點、缺點和三種佈局選項，那麼就這麼說吧。不要簡單地陳述：談論佈局。比爾知道你到底想談什麼嗎？如果你說出來，他會的。

要攜帶的物品

如果您希望參與者提供信息、資料、圖片或任何東西，請使用此部分。不要僅僅因為與會者出現就認為他們會提供你所希望的東西。

以比爾為例，你對議程主題很清楚，這是完美的。不過，為了確保他能為每個版面帶來一份利弊清單以及這些版面的圖片，請將其添加到議程的相應部分。

提前提供物品

如果可能，請在發送會議請求時將議程附在會議請求上。這樣，當會議時間到來時，您的與會者就可以方便地使用它，並讓他們確切地知道將要期待什麼。如果你安排了最後一分鐘的會議，這一點更為重要。

如果你提前很長時間發出會議請求，你可能更願意在議程上等待。這可能是一個正在進行的工作，或者你可以等待進一步的細節。如果是這樣的話，只需確保包括會議目標、主題的簡要摘要以及提交請求的初步項目。

然後，聲明正式議程將於X日發出，該日期應至少在會議前三天發出。如果可以的話，打印議程副本並帶到會議上也是一個明智的主意。似乎總有一個參與者忘記了自己的。

準備捕捉會議記錄

如果你已經遵循了這個藍圖，那麼你的會議已經有了一個很好的開始。但還有一件事你必須事先做。準備捕捉會議記錄。

在這裡，使用模板也是理想的。如果您喜歡手寫或在數字設備上使用這些Microsoft Word模板選項（如果適用），則可以打印這些選項。

這個模板，你可以在MicrosoftWord中找到，是一個很好的選擇，因為它擴展了每個議程主題。對於每一個項目，你可以包括關於討論點、結論、行動項目、責任方和每個主題的截止日期的註釋。

如果您喜歡不詳細說明討論點的會議紀要模板，這是一個可靠的選擇。您可以列出實際討論的議程項目、討論人和討論時間。然後，你可以草草記下所做的決定和新的行動項目與責任方和到期日。

做好筆記

開會時我們都有記筆記的方法。但如果你是協調者，你絕對必須做強有力的記錄。沒有什麼比寫下一張便條更糟糕的了，只是為了稍後再看它，然後想知道它說了什麼或意味著什麼。

在會議期間儘可能多地捕捉，然後在休會前回顧。你應該回顧討論的內容，決定的任何事情，最重要的是，新的行動項目。簡單地和你的參與者一起大聲回顧一下，作為你和他們的複習。如果有什麼東西漏了或弄錯了，最好在大家離開房間之前找出。

出去碰頭

雖然可能沒有一個確切或絕對完美的方式來確保你有一個有效的會議，這個藍圖可以讓你在你的道路上。儘可能提前為自己和與會者做好準備。

你有什麼建議來安排會議？作為協調人，你有什麼可以幫助的嗎？請在下面的評論中告訴我們您的建議！