如何利用谷歌的生產力工具最大限度地利用你的時間

googlekeep、googlecalendar和Gmail是可以幫助你管理時間的生產力工具。我們演示如何使用谷歌的免費工具來最佳化您的工作日。...

除非有人把更多的時間放在一天或一週中的幾天裡,否則我們中的許多人一週只能工作40小時。解決所有需要做的事情可能是相當困難的。要找到管理時間和工作效率的最佳方法,只需看看谷歌的工具。

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雖然我們的技巧是基於Google的工具,但你也可以將許多想法應用到其他生產力工具上。

電子郵件的阻塞時間

根據你所擔任的職位類型,商務郵件可能是你一天中的重要組成部分。儘管你必須創建和回覆信息,但這可能會分散你的注意力。例如,您可能正在處理一份業務文檔,但由於這些電子郵件飛入您的收件箱而不斷停止。現在,這份重要的文件退居次要地位,你需要更長的時間來完成每一個分心。

相反,嘗試每天阻塞一個特定的時間處理電子郵件。當然,重要或緊急信息應作為優先事項加以關注。然而,那些可以等待的人應該。

創建事件

你可以通過創建一個帶有提醒的重複事件來阻止谷歌日曆中的時間。另外,如果你和其他人分享你的日曆,他們會看到你被封鎖的時間。只需從Google日曆中選擇合適的日期和時間,給活動起一個名字,設置提醒,使其重複,然後單擊Create。

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標記後續消息

如果您使用Gmail進行業務,您可以輕鬆地跟蹤在您阻塞的時間內需要處理的消息。一個簡單的方法就是在看到電子郵件時標記電子郵件。Gmail提供了一個很好的選擇稱為星星的旗幟。

要選擇要使用的設置,請單擊“設置”(齒輪圖標)和“常規”選項卡。向下滾動到星號,並將要激活的星號從“未使用”拖動到“正在使用”。然後,當您看到要標記的電子郵件時,單擊它旁邊的星號,直到出現相應的星號。

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通過谷歌日曆和Gmail的結合,你可以輕鬆地安排你的電子郵件時間。

安排可用性

計劃一週的工作是時間管理的重要組成部分。你必須確保你充分利用了你現有的時間。谷歌日曆可以很容易地看到你的日程安排與日,周,月和工作周的看法。而且,通過一個方便的內置功能,您可以顯示您的可用性。

使用約會時段

一個很好的方式來管理你的時間,讓同事看到是與谷歌日曆的約會槽功能。請記住,您必須擁有工作或學校帳戶才能訪問此功能。對於約會時段,您不會像日曆事件那樣阻塞時間,而是提供您有空的時間。

例如,如果您的工作時間是下午1點到4點,那麼在您訪問Google日曆後,以下是步驟:

  1. 確保日曆處於“日”或“周”視圖中。
  2. 單擊您將有空的日期和時間。
  3. 在彈出窗口中選擇約會槽。
  4. 為插槽添加名稱,選擇類型,然後單擊“創建”。如果需要更多詳細信息,請單擊“編輯詳細信息”而不是“創建”。

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如果您沒有訪問約會插槽功能,您仍然可以通過阻止您忙碌的時間來顯示可用性,正如我們在電子郵件時間上所做的那樣。

優化會議時間

如果你定期協調會議,讓谷歌文檔和谷歌日曆幫助你使這一過程順利。

會議議程和會議記錄

沒有什麼比沒有計劃、沒有組織、沒有結構的會議更糟糕的了。因此,首先創建一個可以附加到日曆請求的會議議程。googledocs有一些不同的模板,將議程和會議記錄結合起來,形成一個一體化的文檔。

在googledocs上登錄到您的Google帳戶後,單擊頂部的Template Gallery。向下滾動到工作類別,您將看到三個會議筆記模板。每個選項都包含相同的基本詳細信息,包括與會者、議程、備註和行動項。他們只是在外表和感覺上有所不同。

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會議要求

創建議程後,將會議請求與Google日曆放在一起。

在Google日曆中選擇您的會議的適當日期和時間。然後單擊編輯詳細信息按鈕。打開頁面時,您將看到右側的一個添加來賓的位置。只需彈出您的與會者的電子郵件地址即可。

若要附加議程,請單擊“說明”框下的“添加附件”,然後選擇您的文件。

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切換任務和提醒

雖然googletasks對於簡單待辦事項來說是一個不錯的工具,但是您會發現使用googlekeep有很多優點。另外,你還可以在谷歌任務和谷歌提醒之間快速切換。

在google keep中添加任務

有了googlekeep,你可以很容易地把筆記變成任務和待辦事項。然後,利用這些有用的特性來管理這些任務。您可以設置提醒、創建清單、附加圖像、添加繪圖以及與同事協作。

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此外,您可以將便箋固定在列表的頂部,這非常適合於高優先級的項目。您還可以合併標籤和顏色編碼,以便於組織。如果你沒有嘗試過googlekeep來管理簡單的項目和任務,那就試試吧。

在任務和提醒之間切換

要在Google日曆中的任務和提醒之間切換,請確保您在主日曆屏幕上。在左側的“我的日曆”下,單擊“任務”旁邊的箭頭。然後選擇切換到提醒。你在googlekeep中設置的所有提醒都將顯示在你的日曆上。

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當你想切換回來時,只需按照同樣的步驟操作,以切換到任務結束。你的Google任務會像平常一樣在屏幕右側彈出。

提前計劃你的一週

當你計劃一週的工作時,谷歌讓你在任何地方都能輕鬆地完成。無論你是在沙發上放鬆還是在院子裡閒逛,只要抓起你的移動設備,使用你需要的谷歌工具。

你甚至不必打開你的電腦。Google Calendar、Google Keep、Google Docs和Gmail都可用於Android和iOS設備:

  • Android版谷歌日曆(免費)| iOS版(免費)
  • Google Keep for Android(免費)| iOS(免費)
  • Android版谷歌文檔(免費)| iOS版(免費)
  • Android版Gmail(免費)| iOS版(免費)

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準備和回顧你的日程安排不僅能給你一個堅實的工作周計劃,而且能在週一早上上班前給你一個良好的開端。

谷歌的哪些功能可以幫助你管理時間?

有這麼多的谷歌產品,你很可能會使用不止一個。與這些管理時間的技巧一樣,組合應用程序可以幫助您提高工作效率。

是否有特定的谷歌產品功能,以協助您的時間管理?請在下面的評論中告訴我們您的建議!

  • 發表於 2021-03-15 11:11
  • 閱讀 ( 53 )
  • 分類:網際網路

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