電子錶格是書獃子的資料驅動夢想。不過，對於大多數普通人來說，他們是一個複雜的爛攤子。幸運的是，他們不需要。下麵介紹如何使用Microsoft Excel 2016使資料符合您的意願。

這篇文章是微軟辦公周的一部分，這是tl80的一個系列文章，在這裡我們提供開始使用或掌握微軟辦公的技巧。想要更多嗎？一定要在整個一週內關註Office Week標簽頁。

快速啟動並執行excel

Excel的入門看似簡單。ribbon介面的工作方式與其他Microsoft應用程式完全相同。頂部的每個選項卡都會開啟一個新的選單選項選擇。如果找不到要查詢的功能，請瀏覽其他選項卡以找到它。你也可以點選綠色的“告訴我你想做什麼”來搜尋選單選項。

建立新文件時，還可以從多種模板中進行選擇。Excel 2016可以搜尋數千個線上模板，包括個人預算、度假行程、開支報告、庫存清單等。您可以在模板列表中搜索關鍵字或在應用程式中瀏覽標簽頁。您也可以在此處線上瀏覽Excel模板。

本系列假設您瞭解基礎知識，但如果您需要複習，可以在此處檢視Microsoft的官方快速入門指南。

如何在microsoft excel中執行最常見、最基本的任務

電子錶格可以像基本表格一樣簡單，也可以像自動角色扮演遊戲角色表一樣複雜。雖然每個人的需求都不盡相同，但有幾個基本任務可以組合在一起，以生成所需的最健壯的電子錶格。下麵是如何完成一些最基本的任務。

如何應用條件格式

格式化電子錶格中的單元格可以將枯燥的數字列表轉換為易於閱讀的有用文件。您可以手動設定文字和背景顏色、文字大小、高光和邊框，以幫助提高可讀性。不過，到目前為止，最有用的功能是能夠根據單元格中的內容設定單元格樣式。

例如，在上面的截圖中，我有一個漫畫電影的電子錶格，以及它們在國內和全球的票房收入（是的，我真的有這個，閉嘴）。如果我想一眼就能看出哪些電影拍得最多，哪些電影拍得最少，我可以使用條件色階。

要應用樣式，請選擇要應用樣式的單元格。在我的例子中，我選擇了一列下的所有單元格。在Home選項卡下，您將找到一個名為Conditional Formatting的按鈕。單擊此項，您將看到可以應用的樣式選擇。當您將滑鼠懸停在選單中的每個專案上時，您將看到一個實時預覽，這樣您就可以看到您的資料在做出選擇後的顯示方式。在上面的截圖中，我使用了一種稱為“綠-白-紅色標”的樣式，最高的數字用綠色表示，最低的數字用紅色表示。

如果你決定不喜歡一種風格或者想改變它，你需要先清除舊的風格。為此，請執行以下步驟：

1. 單擊“主頁”選項卡。
2. 在“編輯”區域下，單擊“清除”按鈕。
3. 在出現的下拉選單中，選擇“清除格式”。

可以對一系列單元格應用任意多或任意少的樣式。如果Excel沒有內建的選項，您也可以建立自己的樣式規則。請記住，樣式將應用於您選擇的每個單元格，因此您選擇單元格的方式可能會影響樣式的顯示方式。例如，在上面的電子錶格中，如果我同時將上面的樣式應用於國內和全球票房列，那麼所有國內值都將位於光譜的紅色端，這使得樣式毫無用處。為了有用，我需要將樣式分別應用於每個列。

凍結行和列以簡化瀏覽

電子錶格的第一行或第一列通常用作標簽。在我的示例電子錶格中，我希望能夠看到我正在**的專欄，無論我要翻閱多少部超級英雄電影。可以使用“凍結窗格”功能將標簽鎖定到位。

在“檢視”選項卡的“視窗”區域中，您將看到名為“凍結窗格”的按鈕。如果單擊此處的下拉選單，將找到三個選項：

• 凍結窗格：此選項將鎖定游標上方的任何行和游標左側的任何列。因此，例如，如果要使電子錶格的第一行和第一列保持可見，請將游標放在單元格B2上，然後單擊此按鈕。
• 凍結頂行：此選項將僅凍結電子錶格中的第一個頂行。
• 凍結第一列：此選項將凍結電子錶格中最左邊的單元格。

一旦您選擇了這些選項中的任何一個，第一個凍結窗格選項將更改為解凍窗格。在選擇要鎖定的新窗格之前，需要解凍所有窗格。

用公式和函式做複雜的數學

如果你不能用這些數字做任何事情，那麼所有這些數字框都不會有什麼幫助。Excel中的公式和函式可以幫助您進行大量複雜的計算，從而從資料中得出有意義的結論。

公式是在Excel中進行數學運算最基本的方法。所有公式都以=號開頭。然後可以使用單元格標簽建立基本問題。例如，在上面的截圖中，我想看看這兩部獨立的狼獾電影在全世界的總收入。我將使用以下公式：

=F29+F31

這將把這兩個數字加在一起-$373+414給我一個7.87億美元的全球總額（每個單元格值代表數百萬美元）。

Excel還有一大堆預先**的函式，可以為你做更複雜的數學運算。例如，假設您想在上面的電子錶格中瞭解X戰警電影在全球平均賺了多少錢。為此，可以使用平均函式。要計算所有這些影片的平均值，請使用以下行：

=平均值（F26:F33）

這行中的冒號表示平均函式應該包括第一個和最後一個單元格之間的整個單元格範圍。所以，這個函式將取F列中X-Men膠片的每個值的平均值。

也可以在彼此之間巢狀函式。例如，假設我想找出每個X戰警電影的平均使用者評分。以上截圖中H26到H33中所有單元格的平均評分以小數點後三位結束。相反，我想把這個數字四捨五入到一個小數位。根據Excel文件，ROUND函式的格式應如下：

=四捨五入（數字，數字）

這裡，“number”表示要舍入的數字，“num\u digits”表示要舍入的位數。在本例中，我要舍入的數字是平均函式的結果。因此，為了從平均值中去掉這些額外的小數點，我將使用以下函式：

=四捨五入（（平均值（H26:H33）），1）

這就是所謂的巢狀函式。首先，Excel計算從H26到H33的單元格平均值（見上圖粗體部分）。然後，它將該平均值用作ROUND函式中的數字引數。行尾的1表示數字應該四捨五入到一個小數點。因此，你沒有得到平均評級78.875，這是實際的平均評級，你看到78.9在最後一頁。

正如你所看到的，公式和函式可以從非常簡單到難以置信的複雜。這些例子僅僅觸及了你能用公式和函式做什麼的錶面。您可以從How To Geek中檢視本指南，更深入地瞭解如何使用函式。您還可以瀏覽Excel中內建的函式併在此處學習如何使用它們。

使用資料透視表得出有意義的結論

在上面的示例中，我使用函式手動建立了一個包含電子錶格資訊的表。資料透視表提供了一種更簡單的方法，無需精心設計複雜的公式來完成基本任務，如四捨五入平均值。在處理大型資料集時，這是非常寶貴的。

可以透過以下兩種方法之一建立透視表。在“**”選項卡上，您可以單擊“建議的資料透視表”，Excel將根據您在電子錶格中輸入的資料建議資料透視表。或者，也可以單擊“資料透視表”手動建立自己的資料透視表。兩者都將在新工作表上開啟透視表介面。

在透視表中，可以選擇要分析的資料的特定子集。例如，假設我想檢視元批評複習的平均分數。在螢幕的右側，我將選擇Film、Metacritic和Metacritic Users欄位。這將給出下表：

預設情況下，表格將顯示每行的總和。雖然這對於總票房來說是很方便的，但在這種情況下，審查分數的總和是沒有用的。我需要調整一下。為此，我將單擊值框中“元臨界值之和”旁邊的下拉箭頭。然後，我將單擊值欄位設定。這將為我提供顯示哪些資料的新選項。

在“按值彙總”選項卡中，我將選擇“平均值”，因為這是一個更有意義的計算。接下來，我將對Values框中的Sum of Metacritic Users欄位執行相同的操作。這將為我提供一個更有用的表格：

就像上一節一樣，元臨界列後面的小數讓我很困擾。幸運的是，這次我不需要處理巢狀函式。要解決這個問題，我將再次開啟值欄位設定選單。這次，我將單擊視窗底部的數字格式按鈕。

在出現的新視窗左側的類別列表中，我將選擇Number。在這裡，我可以選擇要包含多少個小數位。對於元臨界列，我將選擇0，因此它與原始的評分標準一致。我將對Metacritic Users列進行相同的更改，但這次我將選擇一個小數點，因為Metacritic使用者的評分是以一個小數點為單位的。我的新桌子乾凈多了：

我的新透視表更容易閱讀。您可以使用透視表以多種方式檢查資料，而無需更改資料儲存的工作表。例如，我可以快速為票房資料或收視率新增列。我還可以將Film欄位從Rows框拖到Filters框，這樣我的表就只顯示每列的總數，而不是單獨的行本身。

當您處理巨大的資料集時，透視表就變得非常重要。有時，如果你的資料格式化得不太正確，它們可能會有點困難（例如，我在不同的特許店之間留下的空白行通常會自動拋出自動資料透視表），但它們往往比從公式構建自己的錶快得多，也更靈活。

**分頁符以方便列印電子錶格

與Word文件不同，電子錶格的設計沒有考慮到常規的、易於列印的頁面。為了彌補這一點，請使用分頁符預覽功能。使用它，您可以更改工作表的分割方式以及在哪一頁上列印哪些資料。

要開啟此檢視，請單擊“檢視”選項卡。在“工作簿檢視”區域中，單擊“分頁符預覽”。您的電子錶格將縮小並顯示每頁將列印哪些部分。您可以拖動每一行，根據需要調整節的大小。

如果要新增更多分頁符，請執行以下步驟：

1. 將游標放在要建立新分頁符的行或列上。
2. 單擊功能區介面上的“頁面佈局”選項卡。
3. 單擊“打斷”按鈕。
4. 在彈出的下拉列表中，單擊“**分頁符”。

對於很長的文件，當您達到頁面所能容納的最大空間時，Excel可能會引入自動分頁符。您不能刪除這些分頁符，但包括您新增的分頁符在內的任何其他分頁符都可以隨意移動或刪除。要返回正常檢視，請返回功能區中的“檢視”選項卡。在“工作簿檢視”下，單擊“普通”。

建立圖表以視覺化資料

為了更好地瞭解資料的外觀，可以基於電子錶格中的全部或部分資料建立自定義圖表。Excel提供了大量現成的樣式供您選擇，也可以自定義圖表以滿足您的需要。

要建立圖表，請首先選擇要包含的單元格。在某些情況下，您可能需要以某種方式對單元格進行格式化，以便Excel能夠理解它們，但是您可以在此處瞭解如何為每種型別的圖表格式化單元格。在本例中，我們將使用上面螢幕截圖中驚奇漫畫電影世界的電影資料。我將選擇A、E和F列中的所有內容。

選擇資料後，單擊功能區中的“**”選項卡。在Charts部分，您將看到一個名為Recommended Charts的按鈕。這將根據您選擇的資料自動選擇Excel認為最好的圖表型別。在我的例子中，我從我的建議中選擇了“叢集列”。

一旦建立了圖表，就可以根據需要進行自定義。就我而言，這件事有幾點我不喜歡。我想更改圖表標題，使其更具描述性。我想在左軸上新增一個標簽，表示數字是以百萬為單位的。另外，如果配色方案少一點無聊就好了。

第一個問題很簡單。您可以單擊圖表的標題進行更改。要更改軸標簽，需要先新增一個。單擊圖表空白處的某個位置以選擇圖表本身。圖表右上角將出現三個按鈕。單擊帶有綠色加號圖示的第一個按鈕。在這裡，您可以新增類似於軸標題的元素。然後，可以單擊標簽，以編輯標題的方式對其進行編輯。

要更改圖表的樣式，請選中它並單擊帶有畫筆符號的框。在這裡，您可以從預設樣式中進行選擇。也可以透過單擊“樣式選擇器”框頂部的“顏色”來更改圖表的顏色方案。現在，這個圖表看起來不是更好嗎？

預設情況下，您建立的任**圖表都將顯示在已開啟的工作表上。如果你想把圖表分開，你可以把它們移到自己的工作表上。為此，右鍵單擊圖表並選擇“移動圖表”。在出現的框中，選擇“New sheet”併為其命名。單擊“確定”，圖表將移動到自己的工作表中。

excel 2016的最佳新功能

電子錶格的基礎知識和數學本身一樣重要。即便如此，微軟還是設法在Excel 2016中添加了新的有用功能。以下是最新版本中的一些最佳工具：

• 您可以搜尋功能區：就像其他新的Microsoft Office應用程式一樣，如果找不到所需的功能，您可以搜尋功能區。單擊螢幕頂部的綠色框“告訴我你想做什麼”。輸入關鍵字或描述你想做什麼，Excel將為你推薦功能。
• 與他人實時協作：這是所有Office應用程式共有的另一項功能，您可以將文件共享到OneDrive帳戶，並與其他使用者同時處理同一文件。就像googledocs一樣，每個人都可以看到對方的變化。
• 使用智慧查詢進行應用程式研究：如果您需要在文件中的某個單元格上查詢一些快速資訊，可以使用智慧查詢工具來查詢，而無需離開應用程式。你可以在Excel裡找到維基百科的連結，單詞的定義，以及Bing的圖片搜尋結果。
• 用墨水公式畫公式：有些數學公式寫起來比打字容易。在Excel 2016中，您可以繪製數學公式，將其新增到電子錶格中。這是特別方便，如果你有一個手寫筆或觸控式螢幕上的電腦。

地表下埋藏著更多的新老特徵。你可以在微軟的網站上檢視更多關於最新版本的資訊。

使用這些快捷鍵在excel中工作得更快

你可以在微軟的網站上找到一個完整的鍵盤快捷鍵列表，幾乎所有的東西都在Excel中。以下是您每天都會用到的一些最常見的方法：

• Ctrl+N/Ctrl+O/Ctrl+S:建立、開啟和儲存文件。
• Ctrl+X/Ctrl+C/Ctrl+V:剪下、複製、貼上
• Ctrl+B/Ctrl+I:粗體，斜體
• Ctrl+Page Up/Page Down:下一頁/上一頁
• Ctrl+F1:展開或摺疊功能區
• Alt+H:轉到功能區上的“主頁”選項卡。
• Ctrl+箭頭：移動到截面邊緣
• Shift+空格：選擇整行
• Ctrl+Space:選擇整個列
• Ctrl+；：輸入當前日期。
• Ctrl+Alt+；：輸入當前時間。

Excel還支援許多與我們前面介紹的相同的文字導航快捷方式。你也可以透過按Alt來導航功能區。然後應用程式會顯示你可以按什麼按鈕來更改選項卡或訪問當前可用的功能。

高階使用者附加閱讀

使用Excel**自己的電子錶格的方法幾乎沒有限制。你可以建立任何東西，從一個簡單的待辦事項列表到看起來像是自己應用程式的工作表。以下是一些幫助您前進的讀物：

• 四項技能，將把你變成一個電子錶格忍者：掌握電子錶格是一門藝術。我們這裡的指南將教您有關輸入窗體、統計計算、透視表和巨集的知識。
• 學習如何掌握VLOOKUP以輕鬆查詢資料：Excel中最有用的函式之一稱為VLOOKUP。這允許您根據已知的另一條資料在電子錶格中查詢一條資料。例如，如果您有一個列出產品名稱、價格和SKU的文件，則可以建立一個公式，在輸入名稱或SKU時查詢價格。
• 下載免費的Excel模板來管理時間、金錢或生產力：沒有必要重新發明輪子。Excel不僅內建了大量的電子錶格模板庫，而且您還可以在網上找到更多的模板來滿足您的需要。找到一個你喜歡的，然後再嘗試建立自己的白手起家。
• Excel公式：為什麼你需要公式和函式？：這個指南集從How To Geek涵蓋瞭如何使用Excel函式和建立自己的公式的中級到高階課程。

電子錶格並不像電影讓你相信的那麼無聊。雖然這可能需要一點工作來開始，但您可以將繁瑣收集的資料轉換成視覺上令人印象深刻、資訊豐富的圖表。

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