我們通常用於管理個人項目的工具有一個主要缺點。待辦事項列表及其變體（如看板）可以很好地跟蹤應該做什麼和（也許）應該由誰來做。但他們不善於計劃時間。這是面向業務的工具領域，例如瀑布式項目管理方法。

公司使用一套工具和流程來管理其項目的主要原因之一是為了盈利。一旦管理層決定某個項目將為企業增加價值，那麼該項目每完成一個小時就有一筆成本。然而，作為個人，很容易讓個人項目滑落。我們生病了，或者太累了，或者工作太忙了，或者網上有太多的貓咪視頻。項目管理的一部分原則不僅是推動項目完成，而且是對項目進行初步設置，使其在可接受的時間框架內完成。

在本文中，我們將介紹如何使用業務工具使自己保持在正軌上並完成項目。

瀑布式項目管理原則

你需要學習項目管理的幾個重要方面：

工作分解結構

給定一個期望的最終目標，大多數項目的第一步是將該目標分解為可實現的任務。例如，如果你想創建一個WordPress博客，那麼你的高級功能可能包括編寫一些內容，設計一個logo，以及在服務器上安裝/部署WordPress。創建一個工作分解結構（WBS）涉及到對它們進行劃分和再分，直到剩下的任務很容易被別人看到、理解和執行。

這個簡單項目的實際WBS可能如下所示：

1. 創建內容頭腦風暴一些帖子想法為帖子編寫內容（帖子1-6的單獨任務）編輯/校對所有帖子
2. 創意視覺設計（挑選調色板等）聯繫logo藝術家選擇設計師logo草稿
3. 安裝和部署安裝Wordpress安裝/配置主題和插件上傳logo創建更改DNS設置

任務越小越好。例如，“為帖子編寫內容”項可以進一步拆分為每個帖子一個。把它們變小不僅能讓你更快地看到進步。它還提供了靈活的調整，以滿足目標日期。您還應該有一個概念，知道在其他事情開始之前需要完成什麼，稱為前置任務或依賴項。

例如，你的設計師只有在你選擇了她之後才能**你的logo草稿。因此，您的項目大綱如下所示：

1. 創建內容頭腦風暴一些帖子想法為帖子1-3編寫內容（取決於1a）編輯/校對所有帖子（取決於1b）
2. 創意視覺設計聯繫logo藝術家（取決於2a）選擇設計師（取決於2b）logo吃水（取決於2c）
3. 安裝和部署安裝Wordpress安裝/配置主題和插件（依賴於3a）創建帖子（依賴於1d和2a）上載徽標（取決於2e和3b）更改DNS設置（取決於1、2、3b、3c和3d）

資源管理

既然你知道需要做什麼，你就需要弄清楚誰會做，什麼時候做。若要將任務分配給某人，首先需要確保他們能夠完成任務（例如，不要將3.5分配給圖形設計師）。但你也需要知道它們一般有多少，以及什麼時候有。這稱為資源管理。它首先要了解一個人一天有多少時間可以工作，然後根據你分配的工作來跟蹤這個時間。

例如，你可能有一份日工。在你9點到5點的時間裡，你可能一天有8個小時的時間。但是對於你的個人項目，你可以在晚上休息一兩個小時。這意味著你每週有2（5）個工作能力（一週10小時）（繼續，週末休息……你應得的）。這意味著一個全職工作的人在一天內就可以完成一個給定的任務，這將花費你四個工作日的時間。根據容量來計算，可以告訴你你的項目需要多長時間。

調度和（優化）計劃

我們稱之為“優化計劃”，因為創建WBS實際上也是計劃。但你可能會發現，你會為“最佳情況”制定初步計劃。在任何時候都會有一個而且只有一個任務在進行（易於管理），而且它們都會一個接一個地整齊地落下。但在實踐中，項目很少是這樣運作的。在此階段，您將根據以下情況調整項目中的結構和分配：

• 特定任務的硬約束（即不能在特定日期之前開始）
• 可以並行進行的任務（一個人做A，另一個人做B）
• 兩個人可以同時處理的任務（兩個人同時處理一個任務）

您可能會發現，項目的某些部分會隨著時間的推移而增長，您會找到縮短其他部分的方法。既然你已經知道你應該把什麼放進你的項目計劃中，讓我們來看看如何真正做到這一點。

使用projectlibre管理個人瀑布項目

在一步一步之前，簡單介紹一下項目管理工具的防禦。當我建議或責成某人學習其中一個應用程序時，我已經聽過很多次類似以下的內容：

• “我只需要一張單子。”
• “甘特圖花費的時間太長。”
• “MS項目？我出局了！”

甘特圖（已經存在了一個多世紀）今天仍在使用是有原因的——也是為什麼它們在瀑布式項目管理中如此流行的原因。它們是可視化時間線、狀態和單個任務分配的最佳單一視圖，尤其是在使用瀑布式項目管理時。

日曆不會給你一個項目的一次性視圖。線性待辦事項列表很少考慮依賴關係，沒有其他工具可以像基於甘特圖的應用程序那樣幫助自動更新開始和完成日期。

很多人對這些應用程序的誤解是他們如何使用它們。但我們會教你如何用簡單的方法做事。我們將在瀑布模型示例項目中使用ProjectLibre，儘管這些步驟在任何提供交互式甘特圖（桌面、移動設備、web甚至Excel文件）的項目中都應該幾乎相同。

安裝ProjectLibre非常簡單，只需下載最新版本（編寫時為1.7）並運行EXE安裝程序（Windows），將DMG拖到應用程序文件夾（Mac），或通過首選方法安裝RPM或DEB包（Linux）。

安裝後，啟動ProjectLibre並選擇Create Project選項。它將給你一個對話框，輸入一些初步的信息，如名稱和開始日期。

步驟1：創建wbs

第一步是創建WBS。開始在任何地方記下你知道的所有任務：電子郵件、純文本文件、文字處理程序文檔、OneNote。在頭腦風暴時，任何你覺得舒服的都可以。現在，將ProjectLibre打開到甘特圖視圖，並將文本粘貼到左側類似於電子表格的單元格中。

許多人的第一個錯誤是以點擊方式使用這些應用程序。不要。把屏幕的左邊和電子表格一模一樣，使用鍵盤快捷鍵：箭頭鍵移動，F2鍵編輯，回車鍵提交。

您還需要知道的是要縮進的按鍵（Ctrl+）。（句點）對於ProjectLibre，雖然在MS Project中是Tab）和outdent（ProjectLibre中是Ctrl+，（逗號），Project中是Shift+Tab）任務。這部分就像Word中的大綱。它允許您在計劃中快速創建各種階段和任務（它們是底層條目）。

下一步，加入你的前輩（即A必須在B開始之前完成）。再次使用箭頭鍵和Enter/Tab快速輸入。最後，增加工作量，或者你認為每一項所需的時間。

當你開始調整WBS時，你會注意到兩件事。首先，成為“父”項的行被轉換為階段，這意味著當它們的所有子任務都完成時它們就完成了。其次，當您添加前置任務時，您會注意到開始和結束日期會自動調整。雖然這看起來仍然是一項艱鉅的任務，但請看下面的例子，看看這是多麼快速和簡單。（創建此計劃的時間只有三分鐘多。下面唯一沒有顯示的部分是輸入以前的任務。）

步驟2：註冊資源並分配任務

儘管您為每個任務輸入了工時，但您會注意到它們的持續時間都顯示為“.25天”之類的內容包括問號。

這是因為該應用程序假定每項操作都將在一天8小時內執行。但這可能會受到其他因素的影響，包括資源能力。你的能力。

對於這個項目，我假設我每天有幾個小時的時間。以一天8小時為基礎，這相當於25%的容量（如果我有全職工作，這將是100%）。當我輸入我的名字作為每個任務的資源時，我會在它後面加上“[25%]”，這是ProjectLibre的容量表示法。在我給自己分配這些任務時，在下面的短屏幕上看“持續時間”欄發生了什麼。考慮到我的能力，ProjectLibre將每個任務的持續時間增加了四倍。

現在我可以看到，雖然這個項目只有80多個小時，但實際上需要5個星期才能完成。

這是瀑布方法的優點之一：它向您展示了更現實的時間線。

但別擔心！我們可以做一些調整，把那個日期撥回去。

步驟3：調整時間線以獲得真實視圖

一旦輸入了所有資源，您就有機會後退一步，檢查您的計劃。例如，您可以看到視覺設計和徽標草稿任務沒有分配給我。這是因為我是一個糟糕的藝術家，如果我自己嘗試這樣做，它不會很好。但這也意味著，雖然一些有才華的藝術家將在這些工作，我可以在其他工作的同時。

我們以嚴格的線性方式設定了計劃的初始版本：每個任務都是在前一個任務結束時開始的，同樣也有階段性的。但是，讓我們調整前置任務，使其不依賴於階段，並刪除我將不執行的任務的前置任務。注意它是如何移動時間線的各個部分的。

現在我們把這個項目縮減了大約一個星期。考慮到大部分工作是我做的，這還不算太寒酸。我們可能會做得更好，首先移動創意部分，並在內容上的工作，而標誌是在生產。

使用瀑布法進行實際規劃

有了你自己的項目，你就很容易拿出日曆，挑選幾個日期，然後繼續快樂的生活。

使用諸如OneNote（如何使用OneNote進行項目管理）或Trello（如何使用Trello進行項目管理）之類的輕量級工具可以讓您更接近目標，因為它們至少說明了誰在做什麼。

但是在ProjectLibre中進行這個練習會迫使你思考你到底需要花多少時間去做，存在哪些瓶頸，以及你可能需要幫助的地方。它也有助於將你的項目分解成可管理的部分，以確保你正在取得進展。雖然你可能認為ProjectLibre這樣的工具太過殺傷力了，但希望我們已經展示了它的簡單性。

當你的寵物項目出現時，你通常只是隨波逐流嗎？還是使用瀑布式項目管理這樣的系統？讓我們知道你如何“自我項目管理”下面的評論！