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如果微軟Office是一個國家，它將是世界上第三大人口大國。12億人使用一套應用程序是令人難以置信的。而且，他們“說”107種語言！

但是現在，你和我正在用英語交談，我們將討論微軟辦公軟件庫中最流行的工具——微軟Word 2016。

此文檔編輯器用於編寫各種文檔。從簡單的申請到必要的簡歷。從簡單的清單到辦公室備忘錄。我們認為我們可以用Word。但當我們坐下來寫一份嚴肅的專業報告時，我們發現了一個重要的事實。

專業報告寫作需要一套不同的技能。

所以，捫心自問——你能從一份單一的文件跳到一份冗長的報告嗎？你知道所有的微軟Word功能，將有助於管理這個大規模的文檔項目嗎？你能和其他團隊成員合作嗎？

你可能是一個學生，一個小企業主，或者一個辦公室職員…你將需要創建一個報告或者某種專業格式的文檔。這本MakeUseOf指南將幫助你更新你的技術和銳化你的設計方法。

在本指南中：

撰寫報告——簡介|報告清單

有用的Microsoft Word工具--粘貼特殊的“研究員”凍結文檔部分

佈局與設計——簡介|封面|目錄|頁眉和頁腳|頁碼|字體樣式|段落樣式|分頁符|樣式和主題|標題|快速部分|頁面邊框

參考文獻與合作——索引|書目|交叉參考|註釋

完成報告--簽名|水印|只讀|打印為PDF

下一步——結論

寫報告

撰寫報告包括研究，然後公佈分析結果。在專業領域，你發表的文章的“外觀”或外觀是最重要的。令人賞心悅目的最終結果可以擦亮你的聲譽，提升你的個人品牌。

以下步驟將幫助您瞭解Microsoft Word 2016中的專家功能。在計劃上花很多時間。從這些準則開始…

第一步：確定目的

在你開始寫報告之前，你必須首先知道你為什麼要寫報告。報告有很多種，但它們要麼是為了提供信息，要麼是為了說服。它可以用來描述一個技術過程，分享背景信息，或者展示一個項目的進展。

問問你自己——什麼和為什麼。這將有助於你把目的提煉成一個要點，並堅持下去，而不是漫無目的地講一些不必要的細節。

第二步：確定你的聽眾

第二個重要的考慮是評估你的聽眾。他們能理解你在說什麼嗎？是否有不同層次的讀者會閱讀這份報告？讀者對這一主題的瞭解將極大地影響你需要包含的信息。

確定主要受眾，然後以適當的技術水平編寫報告。第二類讀者可在報告末尾提供補充信息。

第三步：瞭解你的主題

你一定知道你在說什麼。所以，研究一下這個話題，包括所有相關的信息來證明你的觀點。確保你的結論是基於事實而不是個人觀點。這些信息必須是正確的、最新的，並且有很好的參考價值。

還可以利用各種資源，如期刊、報紙文章、書籍、網站、小冊子、原始數據、年度報告和演講來支持你的觀點。只是不要拘泥於維基百科。

第四步：概述報告

你已經做了研究。有一大堆信息等著打印。但是等等！入水前不要淹死。準備報告的最終大綱，它將是航路點圖表，幫助您從頭到尾導航。大綱就是藍圖。它可以讓你鳥瞰這片土地，還可以告訴你需要在哪裡填寫細節。

idea報告的結構可以包括以下要素：

• 標題頁
• 執行摘要
• 目錄
• 介紹
• 報告正文
• 結論
• 建議
• 附錄
• 參考書目

microsoftword的文檔大綱是一個強大的功能，它可以幫助您在開始用研究填充文檔之前組織文檔。利用頭腦風暴和思維導圖模板。

第五步：寫作、編輯、校對和完成

一旦你構建了你的報告，是時候用內容填充標題了。我個人認為最好是處理每一部分的一點內容，然後用大量的信息進行整理。如果需要，您可以這樣做，也可以在進入報表結構時完成每個部分。確保你專注於表達你的想法和使用支持性證據，而不是首先拼寫和語法。概述你的論點，寫幾個句子表達你的主要觀點。如果你找到值得引用的東西，就引用它。

一旦你的大部分文字都寫好了，現在是時候通讀了，並確保它流動良好。一定要用過渡詞來引導讀者的理解，比如“這個信息顯示……”，“換句話說……”，“類似……”，並且要突出相關和關鍵點。

最後，花時間校對、檢查語法和拼寫，並仔細檢查所有相關信息及其邏輯流程。最好至少留一天時間檢查和校對你的作品。不要在你認為已經寫完之後就直接編輯它，因為你可能會錯過你所寫的東西。睡一覺，第二天再校對。

報告清單

在你去提交或上交你辛苦工作的報告之前，請確保你已經完成了以下工作：

• 完成標題頁，包括標題、您的姓名、日期、報告的對象以及可能的報告內容描述。
• 目錄頁有適當的標題和頁碼是正確的。
• 確保導言涵蓋了關鍵點、報告的範圍以及它想要達到的目標。
• 您在表格上方和圖像/圖形下方添加了標題。
• 報告的內容是否清晰、合乎邏輯、實事求是、切中要害？
• 結論是否陳述了結果，重申了主要觀點，並且沒有包括任**的信息？
• 標題和副標題是否清楚標明？
• 報價是否相關、最新且引用正確？
• 你在適當的地方用過分頁符嗎？

現在，讓我們啟動microsoftword並介紹一些功能，這些功能將幫助您拼湊報告草稿，並將其作為專業文檔呈現。

用於報表編寫的有用的microsoft word功能

把這些當作小竅門，一個一個地掌握。

微軟的Word是一種有許多螺母和螺栓的大型榴彈炮。讓我們把重點放在計劃、準備和展示專業報告所需的關鍵技能和工具上。下面我們將介紹的Microsoft Word功能也是提高工作效率的捷徑，可以使您的工作更輕鬆。

提示：使用Microsoft Word 2016的“告訴我”助手瞭解有關Office套件中新功能的更多信息。

讓我們從三個初步工具開始。。。

使用專用粘貼

對於大多數人來說，當我們需要將文本或圖像複製到Word中時，CTRL+V快捷鍵就可以了。但有時我們可能希望將複製的數據粘貼到另一種格式，例如將Excel數據作為圖像。使用“粘貼特殊”命令，可以在將任何其他程序中的圖片、演示數據、表格或對象粘貼到Word中時放棄或指定格式。

你將在專業文檔中大量使用Excel表格和圖表。

如果只是複製所需內容並單擊“粘貼”，則會注意到它將數據作為表**。但是，如果要粘貼的單元格面積很大，並且不想編輯它，則可以將其粘貼為圖像，並使用額外的編輯選項。

在Microsoft Excel中：選擇並高亮顯示要複製的單元格&gt；按CTRL+C。

在Microsoft Word中：轉到“主頁”&gt；粘貼&gt；粘貼特殊。選擇“粘貼特殊”，然後從對話框中選擇Microsoft Office Excel工作表對象。

您可以調整數據的大小，因為它是一個圖像，如果您雙擊，您將能夠編輯值。您可以更改表格或圖表並重新設計它。而且，如果在Excel中更新圖表或表格中的數據，則可以在Word中自動刷新圖表。

也可以嘗試右鍵單擊上下文菜單。彈出粘貼特別菜單：

有更多的選項可以將數據從Excel導入Word。Microsoft Office支持頁面還詳細描述了這些內容。

利用研究人員

是的，有谷歌和維基百科。但是不斷地從Word切換到瀏覽器會影響你的工作效率。Office 2016為這項繁重的工作引入了強大的研究集成。研究人員不僅可以幫助您從Microsoft Word中查找內容，還可以幫助您快速添加引文。它使用Bing知識圖來找到支持您的文檔的正確內容。

轉到Ribbon&gt；References選項卡，然後選擇c。右側將打開一個包含搜索選項的窗格。

鍵入要搜索的主題的關鍵字，然後按Enter鍵。

結果窗格顯示可在文檔中使用的源的列表。選擇要詳細探討的主題。

單擊右上角的加號，將主題添加到Microsoft Word文檔中。你也可以點擊任何結果的加號，在你的研究文檔中引用來源。引用資源可以幫助你通過網絡資源和書籍來支持你的研究。

正如我們稍後將看到的，帶註釋的書目是文檔中最困難的部分之一。研究人員是一位聰明的助手，他介入了研究。

凍結部分word文檔

讓我們想當然地認為，你的專業報告將是一個漫長而複雜的工作。可以將Word窗口拆分為兩個窗格，以便可以同時查看文檔的兩個不同部分。當您想將部分從一個地方複製並粘貼到另一個地方，或者在另一個地方工作時引用文檔的一部分時，這是一種非常有價值的時間節約。

轉到功能區“視圖”選項卡“拆分”。

要刪除拆分，請單擊同一選項卡中的“刪除拆分”。

Windows組提供了幾個選項來更改處理兩個或多個文檔的方式。這些特點是不言而喻的。

要同時滾動兩個文檔，請單擊“視圖”選項卡上“窗口”組中的“同步滾動”。您還可以單擊“並排查看”，將文檔的兩個部分相鄰放置。

提示：使用拆分視圖顯示兩種不同的佈局-例如，打印和大綱。設置分割。然後，單擊要更改的窗格，然後在“視圖”選項卡上選擇其他佈局。

佈局設計工作

報告的呈現方式是讓人首先閱讀報告的方式，這就是為什麼你的報告呈現得好是至關重要的。如果你有四份報告可供選擇，你會選擇什麼？

1. 手寫的報告。
2. 用黑白印刷的文件。
3. 用普通A4紙彩色打印的報告。
4. 一份彩色印刷的報告，有一個吸引人的標題頁，裝訂整齊，而且光滑？

你將拿起第四份報告，因為它將把你拉向它的視覺外觀單獨。

封面不是唯一的原因。設計好的報告更容易閱讀。當你沒有時間閱讀的時候，掃描也更容易。這就是為什麼你需要花一些時間在你的頁眉和頁腳，以及不同的樣式和主題。簡而言之——報告中每個元素的格式。

格式化似乎是一件很難的家務，但它是一個有趣的運動，將鍛鍊你所有的創造性肌肉。關鍵的收穫將是技能，你可以應用到任何東西在微軟辦公室未來。通過這裡學習的所有生產技巧，您將節省時間。

Microsoft Word 2016有一系列豐富的功能。這些只是您的報表設計能夠脫穎而出並具有專業性的一些方法。所以，我們來分解一下佈局和設計技巧。

本節將逐步介紹這些功能：

• 從封面開始
• **目錄
• 創建頁眉和頁腳
• 添加頁碼

（格式化內容）

• 選擇正確的字體
• 設置段落樣式
• 控件分頁符
• 使用樣式和主題
• 字幕
• 使用快速零件
• 用頁面邊框裝飾

1從封面開始

第一頁是與讀者的第一個接觸點。這也是你給別人留下好印象的機會。不要讓你缺乏藝術技巧成為藉口，因為Word的內置標題頁庫佔據了你的工作。你所要做的就是把一個和報告的主題結合起來。

Microsoft Word 2016為您提供16個預格式化模板和3個以上的Office.com.

轉到“**”&gt；“頁面組”&gt；“封面”。

默認情況下，封面顯示在文檔的開頭。

由於只有16個“官方”模板提供，你可能會發現，所有其他同行都有相同的封面頁。那麼，為什麼不定製它，讓它更獨特一點呢。

您可以在Microsoft Word中設計標題頁（或封面），它可以是堆棧中的原始頁。將其另存為模板或在運行中輕鬆更改設計。

2**目錄

臨時讀者瀏覽。好的讀者先瀏覽，然後深入閱讀。目錄提供了對這兩者都有幫助的航路點。當這是一份又長又複雜的文件時，在你去你感興趣的地方之前，你不想先檢查一下土地的佈局嗎？

如果文檔長度超過10頁，請考慮使用目錄（TOC）。在創建TOC之前，應該首先確保不需要重新排列文檔中的任何頁面。

在microsoftword中，您不必手工編寫整個目錄。在“參考”選項卡下有一個目錄自動工具，它可以獲取您的大綱併為您設計它。另外，當你想改變一些東西時，你可以很容易地保持它的更新。

還有一些模板，你可以下載和適應它周圍的性質的內容。例如，一篇論文的目錄看起來與公司年報的目錄不同。

我們有一個關於如何在Word中創建目錄頁的完整教程。

其要點是：

創建大綱並使用標題樣式來組織層次結構。將自動目錄工具應用於標題樣式。Word 2016搜索這些標題，然後將目錄**到文檔中。如果在文檔中進行更改，則可以自動更新TOC。

要進行更多的實際操作，還可以使用手動目錄樣式。Word**佔位符文本，您必須**列表中的每個內容並設置其格式。

三。創建頁眉和頁腳

頁眉和頁腳在報表中很重要，因為其主要目的是在每頁上提供有關報表的信息。它們是頁碼的常見顯示區域。文檔的標題應該包含報告的標題，也可能包含創建報告的人的姓名。當前部分的標題很有用。

另一方面，頁腳應包括頁碼、出版日期和其他所需的管理信息。請注意，有些樣式指南對頁眉和頁腳有特殊的指導。

讓我們從文檔的標題開始，給它一個獨特的外觀。

選擇“**”，然後從組中選擇頁眉或頁腳。內置的圖庫為您展示了幾個可供選擇的選項。

頁眉和頁腳空間將用佔位符文本或表格**文檔中。頁眉和頁腳工具將在功能區上打開，用於其他格式工作，如日期、時間或圖片。

輸入文本，然後選擇“關閉頁眉和頁腳”。

你可以從一個空白的頁眉和頁腳開始。如果您有設計技能，請使用頁眉和頁腳工具來設計您自己的。如果要為組織創建自定義信頭，請控制頁眉和頁腳空間。您可以在頂部使用公司或組織徽標等品牌元素，在底部使用格式整齊的腳註

讓我們嘗試使用並修改其中一個內置頭。我從畫廊裡選了一個面。

最終的外觀花了兩分鐘的時間與簡單的文字效果和一個來自微軟辦公圖標庫的圖標結合在一起。

頁眉和頁腳已就位。但是，你怎麼知道你在文件裡的位置？**頁碼作為下一個重要的路標。

4添加頁碼

頁腳中頁碼看起來最好（與上面的圖片不同）的頁眉中是不同的。您可以從功能區上的“**頁碼”按鈕添加基本頁碼。您還可以從添加頁眉和頁腳時出現的“設計”選項卡添加該選項卡。

你對頁碼有很大的控制權。從多種數字格式中進行選擇，並根據您的需要進行定製。在本例中，我們將數字添加到頁腳，但您可以將它們放在頁首甚至頁邊空白處。在這個例子中，我把頁碼放在左下角。但是，我想更改默認的外觀和格式。

例如：在長文檔上使用“第X頁，共XXX頁”可以獲得更好的指示符。

選擇頁碼。轉到“**”&gt；“快速零件”。從下拉菜單中，選擇“字段”。也可以從“頁眉和頁腳設計”選項卡訪問“字段”對話框。

從字段名的長列表中選擇NumPages。從右邊的框中，可以選擇特定的格式。我選擇了通常的1，2，3。單擊“確定”，將顯示頁數。現在，您所要做的就是添加文本，例如第X頁，共XXX頁，並使用常用的文本格式工具（可從“主頁”選項卡獲得）更改數字的外觀。

現在看起來是這樣的：

設計文檔中任何頁碼的外觀，Word會自動更新所有剩餘頁碼。頁碼是頁腳中最常見的元素，但它也可以包含任何其他信息，如頁眉。從“**”組中的選項中，可以將日期和時間、文檔信息、圖片等添加到頁眉或頁腳中。

接下來，我們開始格式化內容。

你的專業報告的視覺繪圖與你對內容的“美化”同時出現。格式化對於一個流動良好的文檔來說也是必不可少的一步。所以，你必須集中精力選擇合適的字體、段落空間和顏色。

別擔心。即使是藝術上有挑戰的人也會發現這一部分很簡單，因為microsoftword附帶了默認的主題和視覺樣式。讓我們從文檔的最基本元素開始。

5選擇合適的字體

在專業的Word報告中，字體的選擇不僅決定了文本的突出程度，也決定了文本的打印方式。你想要兩者都能產生最大的影響。

您可以將字體（即字體的視覺外觀）應用於整個文檔或文檔的特定部分。所有字體選項都可以從“主頁”選項卡中選擇。轉到主頁&gt；字體。

Microsoft Word 2016的默認字體為Calibri。你還有很多其他的選擇。如果你選擇新羅馬時代，你可能會被認為是懶惰的，如果你選擇繞組，嗯…我不認為我需要解釋。所以一定要選擇一種容易閱讀、適合報告的字體。為了安全起見，可以從這些專業的谷歌字體中挑選一種；它們是免費提供的。

小貼士：巴斯克維爾和喬治亞是過度使用的新羅馬時代的好選擇

為正文和標題（以及副標題）嘗試不同的字體配對。FontJoy和TypeWolf等幾個網站將幫助您嘗試字體匹配。你也可以下載和使用自定義字體。但要記住一條經驗法則——在一個文檔中，不要使用超過三種不同的字體。

為了增加額外的活力，試著用一個落差來增強你的文字。

6設置段落樣式

如果你想讓你的行雙倍行距，或單行距，你需要改變段落的格式。通過更改間距，您可以使文檔更易於閱讀，或者給人一種感覺，即文檔更長，而且您在其中投入了更多的精力。

要更改整個文檔的段落，最好選擇每個文本塊；否則，如果在報表中使用標題，它們也會更改。另一個更好的選擇是，如果您自定義用於設置段落格式的特定樣式。

為此，請轉到“主頁”&gt；“樣式”。在要更改的樣式上單擊鼠標右鍵，然後選擇“修改”。單擊對話框底部的“格式”&gt；“段落”。現在，更改段落的間距、縮進和對齊方式。單擊“確定”關閉對話框。

如果要更改文檔的較小部分，請選擇要更改的內容。右鍵單擊突出顯示的文本並選擇段落。將出現與上述相同的對話框。

7控件分頁符

分頁符——顧名思義——將連續的文本塊分成兩頁。分頁符是長文檔的重要結構元素。Word會自動在頁面末尾**分頁符。但在長文檔中，可以將分頁符放在需要的位置。

要**手動分頁符，請單擊“**”&gt；“分頁符”。（鍵盤快捷鍵：CTRL+Enter）

單擊“段落”組中的“顯示/隱藏”命令時，分頁符如下所示。

但是，如果您想在一頁或一列中保留一堆行，而不是因為分頁符而將它們分開，該怎麼辦？佈局由您控制。單擊段落組右下角的小箭頭。

在“段落”框中，單擊“換行符和分頁符”。從以下四個分頁選項中選擇：

• 寡婦/孤兒控件在頁面的頂部或底部至少放置兩行段落。
• 與下一段保持一致，以防止段落之間的中斷。
• 保持行在一起可以防止段落中間出現分頁符。
• 分頁符在特定段落之前添加分頁符。

我們還展示瞭如何在必要時刪除分頁符。

8使用樣式和主題

樣式和主題可能是MicrosoftWord中使用較少的兩個功能。但我認為你應該利用每一個機會來節省很多時間。

但是主題和風格有什麼區別呢？微軟說：

Themes provide a quick way to change the overall color and fonts. If you want to change text formatting quickly, Word Styles are the most effective tools.

因此，由於主題通過顏色、效果和字體來控制總體外觀，因此首先要為文檔創建一個好的主題。然後，使用樣式挖掘要更改外觀的特定部分。

對於主題：轉到“設計”選項卡。從圖庫中選擇一個主題。您可以看到顏色組合的預覽。

對於樣式：選擇要更改的文本部分。轉到“常用”選項卡上的“樣式”組。你可以看到它們的樣子。選擇適合您的內容的樣式。例如，為文檔中的標題選擇標題樣式。或者，任何引用的特定樣式。也可以修改現有樣式並從頭開始創建新樣式。

9字幕

每幅圖片、圖表或插圖都需要一個標題來清楚地描述它。它是一行文本，通常位於圖形下方。當你需要在另一個地方提及它們時，字幕也是一個重要的參考。許多文件省略了這個小細節。

添加標題很容易。在要添加標題的插圖上單擊鼠標右鍵。選擇添加標題。

在對話框中，添加標題文本並配置其餘選項。字幕可以在Word中自動引用。

10使用快速零件

專業文檔可能會重複。這就是為什麼您應該開始使用快速部件來處理一直重複使用的樣板文件內容。例如，假設每個文檔都包含一個合同條款。或者，一些介紹性的信息。與其重複複製粘貼，不如將它們另存為快速零件，然後反覆使用。

快速部件也是構建塊的一種類型。您可以在構建基塊管理器中看到所有可重用內容塊的庫。

通過兩個步驟保存和重用自己的快速零件：

1. 選擇要保存到庫中的文檔的短語、句子或其他部分。
2. 轉到“**文字組”&gt；快速零件&gt；將選擇保存到快速零件庫。更改名稱並添加說明（如果您願意）。單擊“確定”。

同樣簡單的是，您可以重用保存的內容片段。

將光標放在要**快速零件庫中所選內容的位置。轉到“**”&gt；“文本組”&gt；“快速零件”。然後單擊要重用的句子、短語或其他保存的選擇。

您將注意到“快速零件”菜單中的其他三個類別。

自動圖文集：Word 2016保留了舊的自動圖文集功能。它的工作原理類似於快速部分的任何文本塊，你用了很多。示例：要用於每個文檔的註釋。

文檔屬性：可以包含在每個文檔中的一組常量屬性。例如：公司名稱或作者。

字段：這些是自動更新的預定義元素。例如：日期、時間、頁碼等。

記住，文檔屬性的條目有時可以包含您不想與每個人共享的信息。因此，密切關注這些字段，並在需要時刪除隱藏的個人數據。

11用頁面邊框裝飾

頁面邊框不僅在傳單和邀請函上看起來不錯。如果做得好，他們可以給文檔添加一些類。功能區上的“設計”菜單提供了多種線條樣式、寬度和藝術邊框。

轉到“設計”&gt；“頁面邊框”。

在“邊框和底紋”框中，使用“頁面邊框”選項卡設計邊框。

設置是不言自明的。嘗試陰影或3-D與正確的顏色，以增加微妙但優雅的邊界。帶有剪貼畫邊框的藝術樣式對於專業文檔來說可能太花哨了。

使用預覽窗口中的四個角按鈕來選擇要繪製邊框的頁面邊。單擊這些按鈕可以根據需要刪除或添加邊框。

如果只想在文檔的第一頁上加邊框，請將光標放在第一頁上。您還可以在某個部分的某些頁面周圍添加邊框。將光標放在節中-該節的第一頁或下一頁。

參考和合作

文字報告似乎是一件難以管理的雜事。這就像把一百萬堆乾草整理成整齊的小堆。這樣做的目的是準確地知道哪個堆棧具有您要查找的pin。這些功能是為了使它更容易。

1創建索引

在編寫大型文檔（如包含大量信息的報表）時，僅使用目錄頁可能不夠。索引應該出現在文檔的末尾，頁碼對應於報表中的關鍵字和信息。創建一個索引，幫助讀者僅用頁碼引用正確的信息。

如果你的文檔有20多頁，就做一個索引。Microsoft Word 2016不會讓這個過程讓您不知所措。它基本上有兩個部分：

• 選擇要包含在索引中的單詞或信息。
• 將索引放置在文檔的正確位置。

您可以在完成的文檔中滾動並標記要包含在索引中的單詞或短語，或者在繼續操作時標記它們。無論哪種方式，請選擇要用作索引項的文本，或單擊要**該項的位置。

1單擊“引用”&gt；“標記條目”。

2在“標記索引項”對話框中編輯文本。您還可以添加一個子條目，進一步定義索引中使用的主詞。您可以添加多個級別，每個級別在主條目下縮進顯示。

三。在“選項”下，還可以創建對另一個主條目的交叉引用。讀者可以使用它來引用同一文檔中其他地方的相關信息。

4使用頁碼格式決定索引中頁碼的外觀。

5單擊“標記”以標記索引條目。要在文檔中顯示的任何地方標記此文本，請單擊“全部標記”。

6對要包含在索引中的所有單詞和短語重複此過程。

現在您已經建立了索引。將其**文檔末尾的正確位置。

1單擊要**索引的頁面。

2單擊“引用”&gt；“**索引”。

三。將顯示“索引”對話框。您可以在這裡選擇文本條目、頁碼、製表符和引線字符的格式。

4從列表中的不同格式中選擇外觀，並選中右側的預覽窗口。記住，預覽窗口不會顯示實際索引。這只是一個“模擬”的樣子。

5單擊“確定”。你的索引現在準備好了。

有時，在頁面上**索引後，可能需要向索引中添加更多的條目。標記條目並轉到“參考資料”&gt；“更新索引”以包含新提到的內容。

另外，為索引添加一個標題，因為Word不會自動這樣做。

2創建書目

你的文件快寫完了。現在，你需要把你在文件中引用的所有其他研究工作和想法都記下來。現在是參考書目的時候了。

一份公司報告可能不需要參考書目，但一篇學術論文沒有參考書目是不可能完成的。參考書目是學術報告中最辛苦的工作之一。在你坐下來構思參考書目之前，你需要把所有的引文整理好。另外，根據你的主題的指導方針來決定引文的風格（通常是MLA，APA，或者芝加哥風格）。

不要猶豫，利用第三方引用和書目生成器來構建本節。

但是，Microsoft Word 2016有一套完整的工具集，可以讓這個過程儘可能輕鬆。因此，請轉到文檔中要放置參考書目的位置。如果您至少要包含一個引文，這是很好的，但即使您沒有，word2016也允許您使用佔位符引文，並在以後填寫來源。

單擊“參考資料”&gt；“書目”。

Word提供了一些只在標題名稱上不同的書目樣式。選擇適當的樣式，然後從“引文和書目”組中的按鈕**引文。

書目工具有幾個步驟。為了簡潔起見，我將引導您進入優秀的Microsoft Office幫助頁，這是一個逐步的指南。

一些學術論文會要求你創建一個註釋書目。它是一個更加充實的書目版本，包括期刊、書籍、文章和其他文獻的引文列表，後面是一個簡短的段落。這一段是對來源的描述，以及它如何支持你的論文。

三。交叉引用

您可以使用交叉引用來幫助讀者瀏覽長文檔。在文檔中的任何一點上，您都可以告訴讀者重新引用標題、頁碼、圖像、圖表、腳註、尾註和段落。交叉引用鏈接是將相關信息連接在一起的一種簡潔方法。讀者只需點擊鏈接就可以看到那一段信息。

以下是您的開始：

1選擇交叉引用的位置，並鍵入告訴讀者該位置的文本。例如：“參考圖3瞭解未來趨勢。”

2轉到“**”&gt；“交叉引用”。

三。在“引用類型”框中，單擊下拉列表以選擇要鏈接到的對象。

4“**引用”下拉列表中的選項將根據您的上述選擇而更改。

5在For Which字段中，檢查選項並告訴Word要鏈接到的確切信息。

6選中“作為超鏈接**”框，為引用的信息創建超鏈接。

7單擊“**”將交叉引用包含在文檔中。

記得我們提到的字幕嗎？如果在方程式、圖形、圖表和表格下面使用標題，則可以對它們進行交叉引用。

Word無法為不存在的內容創建交叉引用。Word將讓您知道這些錯誤，並且在您更改所引用項目的頁碼或文本時自動更新交叉引用。

4使用註釋

專業報告可以是一份單獨的工作，也可以在團隊的幫助下準備初稿。拙劣的評論是Word文檔中最不常用的工具之一。它在邊距或審閱窗格中顯示為矩形的彩色氣球。

你可以用小“粘性”或自我註釋來使用註釋。在你寫、編輯和修改報告或手稿時，在頁邊給自己留些小筆記。要有創意——添加到其他資源的額外鏈接，將它們用作提示和指針，鏈接到文檔的不同部分，或為讀者設置反饋鏈接。當你完成了，你可以很容易地刪除所有的評論在文字。

Microsoft Word 2016也是一個增強的協作寫作工具。評論在跨團隊交流反饋方面發揮著巨大作用。下面是評論系統的工作原理。。。

1突出顯示要添加註釋的文本，或單擊文本塊的末尾。

2轉到“**”&gt；“註釋”。在框中鍵入您的評論。註釋將顯示在右側的標記區域中。打印佈局視圖通常是查看文本旁邊註釋的最佳方式。

三。轉到“審閱”選項卡，查看更多評論選項。此選項卡還顯示用於跟蹤協作文檔中的更改和註釋的所有控件。使用標記選項顯示或隱藏註釋。例如：No Markup將隱藏右側的註釋和標記區域。

完成你的報告

一旦完成並保存了大部分報告，就到了完成報告的時候了。當我說“定稿”時，我不是指校對。也應該這樣做。現在，您必須採取安全措施來保護報告不受未經授權的更改和剽竊。

這些安全措施將使您的電子文件在共享之前具有更高的真實性。

本節將涵蓋：

• 簽名
• **水印
• 使文檔“只讀”
• 密碼保護文檔
• 將文檔打印到PDF

1簽名

您可以在報告中添加個人觸摸的文本簽名。但是簡單的文本簽名不需要任何身份驗證。數字簽名是保護文檔不受未授權訪問的更好方法。數字簽名確認文檔來自簽名者，並且沒有以任何方式被篡改。

讓我們在Microsoft Word 2016中創建簽名行。

在文檔中，將光標放在要創建簽名行的位置。

1轉到“**”&gt；“文本組”&gt；“簽名行”，然後單擊“Microsoft Office簽名行”。

2將顯示“簽名設置”對話框。如圖所示填寫字段。如果要將文檔發送給其他人進行簽名，請在為其保留的字段（簽名者說明）中添加簽名者說明。如果選中了“允許簽名者在簽名對話框中添加註釋”，則簽名者還可以添加註釋以說明簽名的目的。

三。單擊OK，文檔現在將顯示簽名的佔位符。

輸入簽名：

當您需要使用數字簽名對文檔進行簽名時，請轉到簽名行並右鍵單擊它。

系統將提示您使用數字標識進行簽名。如果您沒有，Microsoft將告訴您從簽名服務合作伙伴處獲取一個。

如果沒有數字標識，只需**簽名行的文本表示。您可以使用不需要身份驗證的書面簽名或圖像。

2**水印

microsoftword水印是一種“偽”的但仍然有用的文檔狀態視覺指示器。例如，您可以使用寫有“草稿”的水印將其與文檔的最終版本區分開來。或者，使用水印表示文檔“受版權保護”或“機密”。

“草稿”標誌是最常見的。但是，微軟Word給了你其他幾個水印可以選擇。

1轉到“設計”&gt；“頁面背景”，然後選擇“水印”。水印按鈕將僅在打印視圖中啟用。

2您可以從庫中選擇圖片或文本水印。水平和對角線版本都有。該對話框提供水印最終外觀的所有自定義選項。嘗試不同的字體、佈局、大小和顏色。

三。您可以在文本字段中鍵入自己的文本以創建自定義水印。

4選擇“確定”將水印應用於文檔。Word自動將水印應用於除標題頁以外的每一頁。

三。使文檔“只讀”

從性質上講，專業報告不需要讀者編輯。將文檔轉換為PDF是一種方法。但是，您也可以在microsoftword中應用更多的限制，以防止任何類型的意外修改或遺漏。

有三種方法可以保護文檔。

首先——使您的文檔成為“只讀”。

這樣可以確保您的文檔只能被讀取或複製。它不會阻止任何人複製文件並對副本進行更改。

1轉到“文件”選項卡&gt；信息&gt；保護文檔&gt；標記為最終文檔。

2當讀者打開文檔時，頂部的一個欄將提示讀者將此文檔視為只讀。但是，他們可以單擊“無論如何編輯”以編輯模式打開文檔。

第二——密碼保護您的文檔。

使用密碼屏障保護您的文檔免受不必要的編輯。

1在“保護文檔”下，選擇“使用密碼加密”。鍵入密碼，然後單擊“確定”。

2在確認密碼框中，再次鍵入密碼，然後單擊確定。文檔將打開，並提示讀卡器輸入密碼。

微軟使用AES（高級加密標準）、128位密鑰長度、SHA1（一種生成幾乎唯一的160位密鑰以替換明文的加密哈希算法）和CBC（密碼塊鏈）讓黑客當之無愧地頭疼。

第三，限制編輯。

作為作者，此控件功能可幫助您決定其他人可以編輯文檔的哪些部分以及哪些部分將被鎖定。把它想象成一個保鏢，他讓貴賓們進來，卻為普通人把門關上。

1轉到“審閱”&gt；“限制編輯”。

2在“編輯限制”下，選中“僅允許在文檔中進行此類編輯”，並確保列表中顯示“無更改（只讀）”。

無更改（只讀）是默認的限制類型。對於文檔的不同限制級別，請單擊菜單並從跟蹤的更改、註釋或填寫表單中選擇。

三。要將某些節從編輯封鎖中釋放出來，請無限制地選擇要編輯的節。要選擇多個區域，請在使用鼠標選擇區域的同時單擊CTRL。

4您可以在“限制編輯”面板中的“例外”（可選）下檢查所有人。或者，單擊“更多用戶…”，只允許特定用戶修改部分。允許區域將用方括號標記。

5單擊“是”，開始實施保護。

現在，在打開的框中鍵入唯一的密碼。你必須再打一遍才能確認。

密碼是可選的。但它確保了沒有人可以單擊“停止保護”並編輯文檔。如果您仍然有妄想症，請繼續加密您的Microsoft Word文檔，就像我們在上面的第二個過程中所做的那樣。

4將報告打印為pdf格式

可移植文檔格式具有許多優點。尤其是它在所有計算機上的跨平臺兼容性。您的文檔已經準備好了，現在您需要共享它或將它發送給其他人打印。許多專業報告——例如，法律文件——需要保留預期的格式。

將副本保存或轉換為PDF。Microsoft Word 2016不需要任何第三方加載項。

轉到“文件”&gt；“導出”&gt；“創建PDF/XPS”。

請記住，Word文檔可能包含您不希望包含在PDF中的敏感信息。在發佈到PDF之前刪除它。在“發佈為PDF或XPS”窗口中，選擇“選項”。然後選擇“文檔”並清除“文檔屬性”。設置所需的任何其他選項，然後選擇“確定”。

瀏覽到要保存文件的位置，然後單擊“發佈”。

下一步。。。

你已經接近終點線了。這份報告已經準備好交給你的讀者了。但還有最後一份工作要做。

翻幾頁，確保你的報告是可讀的。用讀者的眼光去接近它。你有沒有整理好你的想法，寫得有說服力？信息是否與圖表和插圖相吻合？他們能快速瀏覽並找到信息嗎？文本可讀嗎？最後一步，使用可讀性分數來衡量文檔的可讀性級別。

您可能也注意到我們沒有介紹Microsoft Word的某些方面。例如，microsoftword表格是數據顯示的重要工具。或者，列表在信息管理中的作用。

MicrosoftWord已經有四分之一多世紀的歷史了，而且幾乎沒有什麼功能。在MakeUseOf，我們已經覆蓋了這頭野獸的每一個角落。所以，一定要利用我們的資源來免費學習更多關於這個軟件的知識。Microsoft Word的每一項新功能都將使您的生活更加輕鬆。

讓你的報告光彩照人

正如作家納撒尼爾·霍桑所說，

Easy reading is damn hard writing

對於專業報告寫作來說，這不也是真的嗎？畢竟，如果有選擇的話，可能沒人願意讀。寫商業報告和用它來溝通是兩碼事。Microsoft Word只是一個工具--你的工作就是參與。

對於一些替代品，請查看最好的在線文字處理器。對於專業寫作的更多幫助，請看一下如何在電子郵件中道歉並認真對待。

撰寫專業商業報告的最佳實踐是什麼？在評論中告訴我們。