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如果微软Office是一个国家，它将是世界上第三大人口大国。12亿人使用一套应用程序是令人难以置信的。而且，他们“说”107种语言！

但是现在，你和我正在用英语交谈，我们将讨论微软办公软件库中最流行的工具——微软Word 2016。

此文档编辑器用于编写各种文档。从简单的申请到必要的简历。从简单的清单到办公室备忘录。我们认为我们可以用Word。但当我们坐下来写一份严肃的专业报告时，我们发现了一个重要的事实。

专业报告写作需要一套不同的技能。

所以，扪心自问——你能从一份单一的文件跳到一份冗长的报告吗？你知道所有的微软Word功能，将有助于管理这个大规模的文档项目吗？你能和其他团队成员合作吗？

你可能是一个学生，一个小企业主，或者一个办公室职员…你将需要创建一个报告或者某种专业格式的文档。这本MakeUseOf指南将帮助你更新你的技术和锐化你的设计方法。

在本指南中：

撰写报告——简介|报告清单

有用的Microsoft Word工具--粘贴特殊的“研究员”冻结文档部分

布局与设计——简介|封面|目录|页眉和页脚|页码|字体样式|段落样式|分页符|样式和主题|标题|快速部分|页面边框

参考文献与合作——索引|书目|交叉参考|注释

完成报告--签名|水印|只读|打印为PDF

下一步——结论

写报告

撰写报告包括研究，然后公布分析结果。在专业领域，你发表的文章的“外观”或外观是最重要的。令人赏心悦目的最终结果可以擦亮你的声誉，提升你的个人品牌。

以下步骤将帮助您了解Microsoft Word 2016中的专家功能。在计划上花很多时间。从这些准则开始…

第一步：确定目的

在你开始写报告之前，你必须首先知道你为什么要写报告。报告有很多种，但它们要么是为了提供信息，要么是为了说服。它可以用来描述一个技术过程，分享背景信息，或者展示一个项目的进展。

问问你自己——什么和为什么。这将有助于你把目的提炼成一个要点，并坚持下去，而不是漫无目的地讲一些不必要的细节。

第二步：确定你的听众

第二个重要的考虑是评估你的听众。他们能理解你在说什么吗？是否有不同层次的读者会阅读这份报告？读者对这一主题的了解将极大地影响你需要包含的信息。

确定主要受众，然后以适当的技术水平编写报告。第二类读者可在报告末尾提供补充信息。

第三步：了解你的主题

你一定知道你在说什么。所以，研究一下这个话题，包括所有相关的信息来证明你的观点。确保你的结论是基于事实而不是个人观点。这些信息必须是正确的、最新的，并且有很好的参考价值。

还可以利用各种资源，如期刊、报纸文章、书籍、网站、小册子、原始数据、年度报告和演讲来支持你的观点。只是不要拘泥于维基百科。

第四步：概述报告

你已经做了研究。有一大堆信息等着打印。但是等等！入水前不要淹死。准备报告的最终大纲，它将是航路点图表，帮助您从头到尾导航。大纲就是蓝图。它可以让你鸟瞰这片土地，还可以告诉你需要在哪里填写细节。

idea报告的结构可以包括以下要素：

• 标题页
• 执行摘要
• 目录
• 介绍
• 报告正文
• 结论
• 建议
• 附录
• 参考书目

microsoftword的文档大纲是一个强大的功能，它可以帮助您在开始用研究填充文档之前组织文档。利用头脑风暴和思维导图模板。

第五步：写作、编辑、校对和完成

一旦你构建了你的报告，是时候用内容填充标题了。我个人认为最好是处理每一部分的一点内容，然后用大量的信息进行整理。如果需要，您可以这样做，也可以在进入报表结构时完成每个部分。确保你专注于表达你的想法和使用支持性证据，而不是首先拼写和语法。概述你的论点，写几个句子表达你的主要观点。如果你找到值得引用的东西，就引用它。

一旦你的大部分文字都写好了，现在是时候通读了，并确保它流动良好。一定要用过渡词来引导读者的理解，比如“这个信息显示……”，“换句话说……”，“类似……”，并且要突出相关和关键点。

最后，花时间校对、检查语法和拼写，并仔细检查所有相关信息及其逻辑流程。最好至少留一天时间检查和校对你的作品。不要在你认为已经写完之后就直接编辑它，因为你可能会错过你所写的东西。睡一觉，第二天再校对。

报告清单

在你去提交或上交你辛苦工作的报告之前，请确保你已经完成了以下工作：

• 完成标题页，包括标题、您的姓名、日期、报告的对象以及可能的报告内容描述。
• 目录页有适当的标题和页码是正确的。
• 确保导言涵盖了关键点、报告的范围以及它想要达到的目标。
• 您在表格上方和图像/图形下方添加了标题。
• 报告的内容是否清晰、合乎逻辑、实事求是、切中要害？
• 结论是否陈述了结果，重申了主要观点，并且没有包括任**的信息？
• 标题和副标题是否清楚标明？
• 报价是否相关、最新且引用正确？
• 你在适当的地方用过分页符吗？

现在，让我们启动microsoftword并介绍一些功能，这些功能将帮助您拼凑报告草稿，并将其作为专业文档呈现。

用于报表编写的有用的microsoft word功能

把这些当作小窍门，一个一个地掌握。

微软的Word是一种有许多螺母和螺栓的大型榴弹炮。让我们把重点放在计划、准备和展示专业报告所需的关键技能和工具上。下面我们将介绍的Microsoft Word功能也是提高工作效率的捷径，可以使您的工作更轻松。

提示：使用Microsoft Word 2016的“告诉我”助手了解有关Office套件中新功能的更多信息。

让我们从三个初步工具开始。。。

使用专用粘贴

对于大多数人来说，当我们需要将文本或图像复制到Word中时，CTRL+V快捷键就可以了。但有时我们可能希望将复制的数据粘贴到另一种格式，例如将Excel数据作为图像。使用“粘贴特殊”命令，可以在将任何其他程序中的图片、演示数据、表格或对象粘贴到Word中时放弃或指定格式。

你将在专业文档中大量使用Excel表格和图表。

如果只是复制所需内容并单击“粘贴”，则会注意到它将数据作为表**。但是，如果要粘贴的单元格面积很大，并且不想编辑它，则可以将其粘贴为图像，并使用额外的编辑选项。

在Microsoft Excel中：选择并高亮显示要复制的单元格&gt；按CTRL+C。

在Microsoft Word中：转到“主页”&gt；粘贴&gt；粘贴特殊。选择“粘贴特殊”，然后从对话框中选择Microsoft Office Excel工作表对象。

您可以调整数据的大小，因为它是一个图像，如果您双击，您将能够编辑值。您可以更改表格或图表并重新设计它。而且，如果在Excel中更新图表或表格中的数据，则可以在Word中自动刷新图表。

也可以尝试右键单击上下文菜单。弹出粘贴特别菜单：

有更多的选项可以将数据从Excel导入Word。Microsoft Office支持页面还详细描述了这些内容。

利用研究人员

是的，有谷歌和维基百科。但是不断地从Word切换到浏览器会影响你的工作效率。Office 2016为这项繁重的工作引入了强大的研究集成。研究人员不仅可以帮助您从Microsoft Word中查找内容，还可以帮助您快速添加引文。它使用Bing知识图来找到支持您的文档的正确内容。

转到Ribbon&gt；References选项卡，然后选择c。右侧将打开一个包含搜索选项的窗格。

键入要搜索的主题的关键字，然后按Enter键。

结果窗格显示可在文档中使用的源的列表。选择要详细探讨的主题。

单击右上角的加号，将主题添加到Microsoft Word文档中。你也可以点击任何结果的加号，在你的研究文档中引用来源。引用资源可以帮助你通过网络资源和书籍来支持你的研究。

正如我们稍后将看到的，带注释的书目是文档中最困难的部分之一。研究人员是一位聪明的助手，他介入了研究。

冻结部分word文档

让我们想当然地认为，你的专业报告将是一个漫长而复杂的工作。可以将Word窗口拆分为两个窗格，以便可以同时查看文档的两个不同部分。当您想将部分从一个地方复制并粘贴到另一个地方，或者在另一个地方工作时引用文档的一部分时，这是一种非常有价值的时间节约。

转到功能区“视图”选项卡“拆分”。

要删除拆分，请单击同一选项卡中的“删除拆分”。

Windows组提供了几个选项来更改处理两个或多个文档的方式。这些特点是不言而喻的。

要同时滚动两个文档，请单击“视图”选项卡上“窗口”组中的“同步滚动”。您还可以单击“并排查看”，将文档的两个部分相邻放置。

提示：使用拆分视图显示两种不同的布局-例如，打印和大纲。设置分割。然后，单击要更改的窗格，然后在“视图”选项卡上选择其他布局。

布局设计工作

报告的呈现方式是让人首先阅读报告的方式，这就是为什么你的报告呈现得好是至关重要的。如果你有四份报告可供选择，你会选择什么？

1. 手写的报告。
2. 用黑白印刷的文件。
3. 用普通A4纸彩色打印的报告。
4. 一份彩色印刷的报告，有一个吸引人的标题页，装订整齐，而且光滑？

你将拿起第四份报告，因为它将把你拉向它的视觉外观单独。

封面不是唯一的原因。设计好的报告更容易阅读。当你没有时间阅读的时候，扫描也更容易。这就是为什么你需要花一些时间在你的页眉和页脚，以及不同的样式和主题。简而言之——报告中每个元素的格式。

格式化似乎是一件很难的家务，但它是一个有趣的运动，将锻炼你所有的创造性肌肉。关键的收获将是技能，你可以应用到任何东西在微软办公室未来。通过这里学习的所有生产技巧，您将节省时间。

Microsoft Word 2016有一系列丰富的功能。这些只是您的报表设计能够脱颖而出并具有专业性的一些方法。所以，我们来分解一下布局和设计技巧。

本节将逐步介绍这些功能：

• 从封面开始
• **目录
• 创建页眉和页脚
• 添加页码

（格式化内容）

• 选择正确的字体
• 设置段落样式
• 控件分页符
• 使用样式和主题
• 字幕
• 使用快速零件
• 用页面边框装饰

1从封面开始

第一页是与读者的第一个接触点。这也是你给别人留下好印象的机会。不要让你缺乏艺术技巧成为借口，因为Word的内置标题页库占据了你的工作。你所要做的就是把一个和报告的主题结合起来。

Microsoft Word 2016为您提供16个预格式化模板和3个以上的Office.com.

转到“**”&gt；“页面组”&gt；“封面”。

默认情况下，封面显示在文档的开头。

由于只有16个“官方”模板提供，你可能会发现，所有其他同行都有相同的封面页。那么，为什么不定制它，让它更独特一点呢。

您可以在Microsoft Word中设计标题页（或封面），它可以是堆栈中的原始页。将其另存为模板或在运行中轻松更改设计。

2**目录

临时读者浏览。好的读者先浏览，然后深入阅读。目录提供了对这两者都有帮助的航路点。当这是一份又长又复杂的文件时，在你去你感兴趣的地方之前，你不想先检查一下土地的布局吗？

如果文档长度超过10页，请考虑使用目录（TOC）。在创建TOC之前，应该首先确保不需要重新排列文档中的任何页面。

在microsoftword中，您不必手工编写整个目录。在“参考”选项卡下有一个目录自动工具，它可以获取您的大纲并为您设计它。另外，当你想改变一些东西时，你可以很容易地保持它的更新。

还有一些模板，你可以下载和适应它周围的性质的内容。例如，一篇论文的目录看起来与公司年报的目录不同。

我们有一个关于如何在Word中创建目录页的完整教程。

其要点是：

创建大纲并使用标题样式来组织层次结构。将自动目录工具应用于标题样式。Word 2016搜索这些标题，然后将目录**到文档中。如果在文档中进行更改，则可以自动更新TOC。

要进行更多的实际操作，还可以使用手动目录样式。Word**占位符文本，您必须**列表中的每个内容并设置其格式。

三。创建页眉和页脚

页眉和页脚在报表中很重要，因为其主要目的是在每页上提供有关报表的信息。它们是页码的常见显示区域。文档的标题应该包含报告的标题，也可能包含创建报告的人的姓名。当前部分的标题很有用。

另一方面，页脚应包括页码、出版日期和其他所需的管理信息。请注意，有些样式指南对页眉和页脚有特殊的指导。

让我们从文档的标题开始，给它一个独特的外观。

选择“**”，然后从组中选择页眉或页脚。内置的图库为您展示了几个可供选择的选项。

页眉和页脚空间将用占位符文本或表格**文档中。页眉和页脚工具将在功能区上打开，用于其他格式工作，如日期、时间或图片。

输入文本，然后选择“关闭页眉和页脚”。

你可以从一个空白的页眉和页脚开始。如果您有设计技能，请使用页眉和页脚工具来设计您自己的。如果要为组织创建自定义信头，请控制页眉和页脚空间。您可以在顶部使用公司或组织徽标等品牌元素，在底部使用格式整齐的脚注

让我们尝试使用并修改其中一个内置头。我从画廊里选了一个面。

最终的外观花了两分钟的时间与简单的文字效果和一个来自微软办公图标库的图标结合在一起。

页眉和页脚已就位。但是，你怎么知道你在文件里的位置？**页码作为下一个重要的路标。

4添加页码

页脚中页码看起来最好（与上面的图片不同）的页眉中是不同的。您可以从功能区上的“**页码”按钮添加基本页码。您还可以从添加页眉和页脚时出现的“设计”选项卡添加该选项卡。

你对页码有很大的控制权。从多种数字格式中进行选择，并根据您的需要进行定制。在本例中，我们将数字添加到页脚，但您可以将它们放在页首甚至页边空白处。在这个例子中，我把页码放在左下角。但是，我想更改默认的外观和格式。

例如：在长文档上使用“第X页，共XXX页”可以获得更好的指示符。

选择页码。转到“**”&gt；“快速零件”。从下拉菜单中，选择“字段”。也可以从“页眉和页脚设计”选项卡访问“字段”对话框。

从字段名的长列表中选择NumPages。从右边的框中，可以选择特定的格式。我选择了通常的1，2，3。单击“确定”，将显示页数。现在，您所要做的就是添加文本，例如第X页，共XXX页，并使用常用的文本格式工具（可从“主页”选项卡获得）更改数字的外观。

现在看起来是这样的：

设计文档中任何页码的外观，Word会自动更新所有剩余页码。页码是页脚中最常见的元素，但它也可以包含任何其他信息，如页眉。从“**”组中的选项中，可以将日期和时间、文档信息、图片等添加到页眉或页脚中。

接下来，我们开始格式化内容。

你的专业报告的视觉绘图与你对内容的“美化”同时出现。格式化对于一个流动良好的文档来说也是必不可少的一步。所以，你必须集中精力选择合适的字体、段落空间和颜色。

别担心。即使是艺术上有挑战的人也会发现这一部分很简单，因为microsoftword附带了默认的主题和视觉样式。让我们从文档的最基本元素开始。

5选择合适的字体

在专业的Word报告中，字体的选择不仅决定了文本的突出程度，也决定了文本的打印方式。你想要两者都能产生最大的影响。

您可以将字体（即字体的视觉外观）应用于整个文档或文档的特定部分。所有字体选项都可以从“主页”选项卡中选择。转到主页&gt；字体。

Microsoft Word 2016的默认字体为Calibri。你还有很多其他的选择。如果你选择新罗马时代，你可能会被认为是懒惰的，如果你选择绕组，嗯…我不认为我需要解释。所以一定要选择一种容易阅读、适合报告的字体。为了安全起见，可以从这些专业的谷歌字体中挑选一种；它们是免费提供的。

小贴士：巴斯克维尔和乔治亚是过度使用的新罗马时代的好选择

为正文和标题（以及副标题）尝试不同的字体配对。FontJoy和TypeWolf等几个网站将帮助您尝试字体匹配。你也可以下载和使用自定义字体。但要记住一条经验法则——在一个文档中，不要使用超过三种不同的字体。

为了增加额外的活力，试着用一个落差来增强你的文字。

6设置段落样式

如果你想让你的行双倍行距，或单行距，你需要改变段落的格式。通过更改间距，您可以使文档更易于阅读，或者给人一种感觉，即文档更长，而且您在其中投入了更多的精力。

要更改整个文档的段落，最好选择每个文本块；否则，如果在报表中使用标题，它们也会更改。另一个更好的选择是，如果您自定义用于设置段落格式的特定样式。

为此，请转到“主页”&gt；“样式”。在要更改的样式上单击鼠标右键，然后选择“修改”。单击对话框底部的“格式”&gt；“段落”。现在，更改段落的间距、缩进和对齐方式。单击“确定”关闭对话框。

如果要更改文档的较小部分，请选择要更改的内容。右键单击突出显示的文本并选择段落。将出现与上述相同的对话框。

7控件分页符

分页符——顾名思义——将连续的文本块分成两页。分页符是长文档的重要结构元素。Word会自动在页面末尾**分页符。但在长文档中，可以将分页符放在需要的位置。

要**手动分页符，请单击“**”&gt；“分页符”。（键盘快捷键：CTRL+Enter）

单击“段落”组中的“显示/隐藏”命令时，分页符如下所示。

但是，如果您想在一页或一列中保留一堆行，而不是因为分页符而将它们分开，该怎么办？布局由您控制。单击段落组右下角的小箭头。

在“段落”框中，单击“换行符和分页符”。从以下四个分页选项中选择：

• 寡妇/孤儿控件在页面的顶部或底部至少放置两行段落。
• 与下一段保持一致，以防止段落之间的中断。
• 保持行在一起可以防止段落中间出现分页符。
• 分页符在特定段落之前添加分页符。

我们还展示了如何在必要时删除分页符。

8使用样式和主题

样式和主题可能是MicrosoftWord中使用较少的两个功能。但我认为你应该利用每一个机会来节省很多时间。

但是主题和风格有什么区别呢？微软说：

Themes provide a quick way to change the overall color and fonts. If you want to change text formatting quickly, Word Styles are the most effective tools.

因此，由于主题通过颜色、效果和字体来控制总体外观，因此首先要为文档创建一个好的主题。然后，使用样式挖掘要更改外观的特定部分。

对于主题：转到“设计”选项卡。从图库中选择一个主题。您可以看到颜色组合的预览。

对于样式：选择要更改的文本部分。转到“常用”选项卡上的“样式”组。你可以看到它们的样子。选择适合您的内容的样式。例如，为文档中的标题选择标题样式。或者，任何引用的特定样式。也可以修改现有样式并从头开始创建新样式。

9字幕

每幅图片、图表或插图都需要一个标题来清楚地描述它。它是一行文本，通常位于图形下方。当你需要在另一个地方提及它们时，字幕也是一个重要的参考。许多文件省略了这个小细节。

添加标题很容易。在要添加标题的插图上单击鼠标右键。选择添加标题。

在对话框中，添加标题文本并配置其余选项。字幕可以在Word中自动引用。

10使用快速零件

专业文档可能会重复。这就是为什么您应该开始使用快速部件来处理一直重复使用的样板文件内容。例如，假设每个文档都包含一个合同条款。或者，一些介绍性的信息。与其重复复制粘贴，不如将它们另存为快速零件，然后反复使用。

快速部件也是构建块的一种类型。您可以在构建基块管理器中看到所有可重用内容块的库。

通过两个步骤保存和重用自己的快速零件：

1. 选择要保存到库中的文档的短语、句子或其他部分。
2. 转到“**文字组”&gt；快速零件&gt；将选择保存到快速零件库。更改名称并添加说明（如果您愿意）。单击“确定”。

同样简单的是，您可以重用保存的内容片段。

将光标放在要**快速零件库中所选内容的位置。转到“**”&gt；“文本组”&gt；“快速零件”。然后单击要重用的句子、短语或其他保存的选择。

您将注意到“快速零件”菜单中的其他三个类别。

自动图文集：Word 2016保留了旧的自动图文集功能。它的工作原理类似于快速部分的任何文本块，你用了很多。示例：要用于每个文档的注释。

文档属性：可以包含在每个文档中的一组常量属性。例如：公司名称或作者。

字段：这些是自动更新的预定义元素。例如：日期、时间、页码等。

记住，文档属性的条目有时可以包含您不想与每个人共享的信息。因此，密切关注这些字段，并在需要时删除隐藏的个人数据。

11用页面边框装饰

页面边框不仅在传单和邀请函上看起来不错。如果做得好，他们可以给文档添加一些类。功能区上的“设计”菜单提供了多种线条样式、宽度和艺术边框。

转到“设计”&gt；“页面边框”。

在“边框和底纹”框中，使用“页面边框”选项卡设计边框。

设置是不言自明的。尝试阴影或3-D与正确的颜色，以增加微妙但优雅的边界。带有剪贴画边框的艺术样式对于专业文档来说可能太花哨了。

使用预览窗口中的四个角按钮来选择要绘制边框的页面边。单击这些按钮可以根据需要删除或添加边框。

如果只想在文档的第一页上加边框，请将光标放在第一页上。您还可以在某个部分的某些页面周围添加边框。将光标放在节中-该节的第一页或下一页。

参考和合作

文字报告似乎是一件难以管理的杂事。这就像把一百万堆干草整理成整齐的小堆。这样做的目的是准确地知道哪个堆栈具有您要查找的pin。这些功能是为了使它更容易。

1创建索引

在编写大型文档（如包含大量信息的报表）时，仅使用目录页可能不够。索引应该出现在文档的末尾，页码对应于报表中的关键字和信息。创建一个索引，帮助读者仅用页码引用正确的信息。

如果你的文档有20多页，就做一个索引。Microsoft Word 2016不会让这个过程让您不知所措。它基本上有两个部分：

• 选择要包含在索引中的单词或信息。
• 将索引放置在文档的正确位置。

您可以在完成的文档中滚动并标记要包含在索引中的单词或短语，或者在继续操作时标记它们。无论哪种方式，请选择要用作索引项的文本，或单击要**该项的位置。

1单击“引用”&gt；“标记条目”。

2在“标记索引项”对话框中编辑文本。您还可以添加一个子条目，进一步定义索引中使用的主词。您可以添加多个级别，每个级别在主条目下缩进显示。

三。在“选项”下，还可以创建对另一个主条目的交叉引用。读者可以使用它来引用同一文档中其他地方的相关信息。

4使用页码格式决定索引中页码的外观。

5单击“标记”以标记索引条目。要在文档中显示的任何地方标记此文本，请单击“全部标记”。

6对要包含在索引中的所有单词和短语重复此过程。

现在您已经建立了索引。将其**文档末尾的正确位置。

1单击要**索引的页面。

2单击“引用”&gt；“**索引”。

三。将显示“索引”对话框。您可以在这里选择文本条目、页码、制表符和引线字符的格式。

4从列表中的不同格式中选择外观，并选中右侧的预览窗口。记住，预览窗口不会显示实际索引。这只是一个“模拟”的样子。

5单击“确定”。你的索引现在准备好了。

有时，在页面上**索引后，可能需要向索引中添加更多的条目。标记条目并转到“参考资料”&gt；“更新索引”以包含新提到的内容。

另外，为索引添加一个标题，因为Word不会自动这样做。

2创建书目

你的文件快写完了。现在，你需要把你在文件中引用的所有其他研究工作和想法都记下来。现在是参考书目的时候了。

一份公司报告可能不需要参考书目，但一篇学术论文没有参考书目是不可能完成的。参考书目是学术报告中最辛苦的工作之一。在你坐下来构思参考书目之前，你需要把所有的引文整理好。另外，根据你的主题的指导方针来决定引文的风格（通常是MLA，APA，或者芝加哥风格）。

不要犹豫，利用第三方引用和书目生成器来构建本节。

但是，Microsoft Word 2016有一套完整的工具集，可以让这个过程尽可能轻松。因此，请转到文档中要放置参考书目的位置。如果您至少要包含一个引文，这是很好的，但即使您没有，word2016也允许您使用占位符引文，并在以后填写来源。

单击“参考资料”&gt；“书目”。

Word提供了一些只在标题名称上不同的书目样式。选择适当的样式，然后从“引文和书目”组中的按钮**引文。

书目工具有几个步骤。为了简洁起见，我将引导您进入优秀的Microsoft Office帮助页，这是一个逐步的指南。

一些学术论文会要求你创建一个注释书目。它是一个更加充实的书目版本，包括期刊、书籍、文章和其他文献的引文列表，后面是一个简短的段落。这一段是对来源的描述，以及它如何支持你的论文。

三。交叉引用

您可以使用交叉引用来帮助读者浏览长文档。在文档中的任何一点上，您都可以告诉读者重新引用标题、页码、图像、图表、脚注、尾注和段落。交叉引用链接是将相关信息连接在一起的一种简洁方法。读者只需点击链接就可以看到那一段信息。

以下是您的开始：

1选择交叉引用的位置，并键入告诉读者该位置的文本。例如：“参考图3了解未来趋势。”

2转到“**”&gt；“交叉引用”。

三。在“引用类型”框中，单击下拉列表以选择要链接到的对象。

4“**引用”下拉列表中的选项将根据您的上述选择而更改。

5在For Which字段中，检查选项并告诉Word要链接到的确切信息。

6选中“作为超链接**”框，为引用的信息创建超链接。

7单击“**”将交叉引用包含在文档中。

记得我们提到的字幕吗？如果在方程式、图形、图表和表格下面使用标题，则可以对它们进行交叉引用。

Word无法为不存在的内容创建交叉引用。Word将让您知道这些错误，并且在您更改所引用项目的页码或文本时自动更新交叉引用。

4使用注释

专业报告可以是一份单独的工作，也可以在团队的帮助下准备初稿。拙劣的评论是Word文档中最不常用的工具之一。它在边距或审阅窗格中显示为矩形的彩色气球。

你可以用小“粘性”或自我注释来使用注释。在你写、编辑和修改报告或手稿时，在页边给自己留些小笔记。要有创意——添加到其他资源的额外链接，将它们用作提示和指针，链接到文档的不同部分，或为读者设置反馈链接。当你完成了，你可以很容易地删除所有的评论在文字。

Microsoft Word 2016也是一个增强的协作写作工具。评论在跨团队交流反馈方面发挥着巨大作用。下面是评论系统的工作原理。。。

1突出显示要添加注释的文本，或单击文本块的末尾。

2转到“**”&gt；“注释”。在框中键入您的评论。注释将显示在右侧的标记区域中。打印布局视图通常是查看文本旁边注释的最佳方式。

三。转到“审阅”选项卡，查看更多评论选项。此选项卡还显示用于跟踪协作文档中的更改和注释的所有控件。使用标记选项显示或隐藏注释。例如：No Markup将隐藏右侧的注释和标记区域。

完成你的报告

一旦完成并保存了大部分报告，就到了完成报告的时候了。当我说“定稿”时，我不是指校对。也应该这样做。现在，您必须采取安全措施来保护报告不受未经授权的更改和剽窃。

这些安全措施将使您的电子文件在共享之前具有更高的真实性。

本节将涵盖：

• 签名
• **水印
• 使文档“只读”
• 密码保护文档
• 将文档打印到PDF

1签名

您可以在报告中添加个人触摸的文本签名。但是简单的文本签名不需要任何身份验证。数字签名是保护文档不受未授权访问的更好方法。数字签名确认文档来自签名者，并且没有以任何方式被篡改。

让我们在Microsoft Word 2016中创建签名行。

在文档中，将光标放在要创建签名行的位置。

1转到“**”&gt；“文本组”&gt；“签名行”，然后单击“Microsoft Office签名行”。

2将显示“签名设置”对话框。如图所示填写字段。如果要将文档发送给其他人进行签名，请在为其保留的字段（签名者说明）中添加签名者说明。如果选中了“允许签名者在签名对话框中添加注释”，则签名者还可以添加注释以说明签名的目的。

三。单击OK，文档现在将显示签名的占位符。

输入签名：

当您需要使用数字签名对文档进行签名时，请转到签名行并右键单击它。

系统将提示您使用数字标识进行签名。如果您没有，Microsoft将告诉您从签名服务合作伙伴处获取一个。

如果没有数字标识，只需**签名行的文本表示。您可以使用不需要身份验证的书面签名或图像。

2**水印

microsoftword水印是一种“伪”的但仍然有用的文档状态视觉指示器。例如，您可以使用写有“草稿”的水印将其与文档的最终版本区分开来。或者，使用水印表示文档“受版权保护”或“机密”。

“草稿”标志是最常见的。但是，微软Word给了你其他几个水印可以选择。

1转到“设计”&gt；“页面背景”，然后选择“水印”。水印按钮将仅在打印视图中启用。

2您可以从库中选择图片或文本水印。水平和对角线版本都有。该对话框提供水印最终外观的所有自定义选项。尝试不同的字体、布局、大小和颜色。

三。您可以在文本字段中键入自己的文本以创建自定义水印。

4选择“确定”将水印应用于文档。Word自动将水印应用于除标题页以外的每一页。

三。使文档“只读”

从性质上讲，专业报告不需要读者编辑。将文档转换为PDF是一种方法。但是，您也可以在microsoftword中应用更多的限制，以防止任何类型的意外修改或遗漏。

有三种方法可以保护文档。

首先——使您的文档成为“只读”。

这样可以确保您的文档只能被读取或复制。它不会阻止任何人复制文件并对副本进行更改。

1转到“文件”选项卡&gt；信息&gt；保护文档&gt；标记为最终文档。

2当读者打开文档时，顶部的一个栏将提示读者将此文档视为只读。但是，他们可以单击“无论如何编辑”以编辑模式打开文档。

第二——密码保护您的文档。

使用密码屏障保护您的文档免受不必要的编辑。

1在“保护文档”下，选择“使用密码加密”。键入密码，然后单击“确定”。

2在确认密码框中，再次键入密码，然后单击确定。文档将打开，并提示读卡器输入密码。

微软使用AES（高级加密标准）、128位密钥长度、SHA1（一种生成几乎唯一的160位密钥以替换明文的加密哈希算法）和CBC（密码块链）让黑客当之无愧地头疼。

第三，限制编辑。

作为作者，此控件功能可帮助您决定其他人可以编辑文档的哪些部分以及哪些部分将被锁定。把它想象成一个保镖，他让贵宾们进来，却为普通人把门关上。

1转到“审阅”&gt；“限制编辑”。

2在“编辑限制”下，选中“仅允许在文档中进行此类编辑”，并确保列表中显示“无更改（只读）”。

无更改（只读）是默认的限制类型。对于文档的不同限制级别，请单击菜单并从跟踪的更改、注释或填写表单中选择。

三。要将某些节从编辑封锁中释放出来，请无限制地选择要编辑的节。要选择多个区域，请在使用鼠标选择区域的同时单击CTRL。

4您可以在“限制编辑”面板中的“例外”（可选）下检查所有人。或者，单击“更多用户…”，只允许特定用户修改部分。允许区域将用方括号标记。

5单击“是”，开始实施保护。

现在，在打开的框中键入唯一的密码。你必须再打一遍才能确认。

密码是可选的。但它确保了没有人可以单击“停止保护”并编辑文档。如果您仍然有妄想症，请继续加密您的Microsoft Word文档，就像我们在上面的第二个过程中所做的那样。

4将报告打印为pdf格式

可移植文档格式具有许多优点。尤其是它在所有计算机上的跨平台兼容性。您的文档已经准备好了，现在您需要共享它或将它发送给其他人打印。许多专业报告——例如，法律文件——需要保留预期的格式。

将副本保存或转换为PDF。Microsoft Word 2016不需要任何第三方加载项。

转到“文件”&gt；“导出”&gt；“创建PDF/XPS”。

请记住，Word文档可能包含您不希望包含在PDF中的敏感信息。在发布到PDF之前删除它。在“发布为PDF或XPS”窗口中，选择“选项”。然后选择“文档”并清除“文档属性”。设置所需的任何其他选项，然后选择“确定”。

浏览到要保存文件的位置，然后单击“发布”。

下一步。。。

你已经接近终点线了。这份报告已经准备好交给你的读者了。但还有最后一份工作要做。

翻几页，确保你的报告是可读的。用读者的眼光去接近它。你有没有整理好你的想法，写得有说服力？信息是否与图表和插图相吻合？他们能快速浏览并找到信息吗？文本可读吗？最后一步，使用可读性分数来衡量文档的可读性级别。

您可能也注意到我们没有介绍Microsoft Word的某些方面。例如，microsoftword表格是数据显示的重要工具。或者，列表在信息管理中的作用。

MicrosoftWord已经有四分之一多世纪的历史了，而且几乎没有什么功能。在MakeUseOf，我们已经覆盖了这头野兽的每一个角落。所以，一定要利用我们的资源来免费学习更多关于这个软件的知识。Microsoft Word的每一项新功能都将使您的生活更加轻松。

让你的报告光彩照人

正如作家纳撒尼尔·霍桑所说，

Easy reading is damn hard writing

对于专业报告写作来说，这不也是真的吗？毕竟，如果有选择的话，可能没人愿意读。写商业报告和用它来沟通是两码事。Microsoft Word只是一个工具--你的工作就是参与。

对于一些替代品，请查看最好的在线文字处理器。对于专业写作的更多帮助，请看一下如何在电子邮件中道歉并认真对待。

撰写专业商业报告的最佳实践是什么？在评论中告诉我们。