避免這6個錯誤，以便更好地進行電子郵件和文字通訊
透過簡訊息或電子郵件進行交流很容易，但也有一些你應該注意的缺陷。既然收信人要說的都是你的話，你至少可以避免犯很多人覺得煩人的簡訊錯誤，如果不是冒犯的話。
考慮到你的個人生活和職業生活很大程度上取決於有效的溝通，機智會在很多方面對你有利。以下是傳送簡訊時要避免的六個習慣。這些原則中的一些甚至可以應用到你的人際交往中。
1使用太多表情符號
表情是有趣的探索和非常方便的快速表達一種感覺或反應。但是，您應該使用它們的頻率是有限制的。在職業場合要特別小心，因為超越笑臉會讓你顯得不成熟。
但讓我們更具體一點。與同事交談時，要堅持使用一些簡單的表情符號，並儘量少用。
在向客戶致辭時，只需在每條資訊中使用一個笑臉，並且僅當您需要給文字一種稍微溫暖的感覺時。表情，如果運用得當，真的可以激發友好。
對待熟人同樣要小心。在你足夠了解他們之前，最好把情緒控制在最低限度。
另一方面，如果你給朋友發簡訊，壓力就小了。解決彼此基於圖片的資訊甚至可能是有趣的，只是不是所有的時間。
瞭解所有流行的表情符號及其定義。然後，你可以建立一個簡訊遊戲，為你的朋友組只使用表情。這是過度使用表情符號的唯一恰當方法。
2用大寫字母書寫
這是發簡訊的人養成的另一個壞習慣。大寫字母的外觀就意味著大聲喊叫，所以讀一封全大寫字母的電子郵件至少可以說是不和諧的。不要過度使用大寫字母，尤其是在專業場合。
確保你的資訊是冷靜和明確的發出了一個更好的訊號。這表明你關心收信人的閱讀體驗，並鼓勵他們以同樣尊重的方式迴應。
不過，我們也有一些趨勢，比如交替封頂。雖然這種模式有一個特定的目的（表達諷刺），但它對眼睛很難，所以儘量避免使用它或任何類似的東西。事實上，一個表情符號是一個更好的選擇。
三。使用惱人的表達方式
在你最不經意的時候，言語真的會讓你誤入歧途。當很多人都認為特定的短語是冒犯性的，最好停止使用它們。如果你是一個經理或者一個社會地位很高的人，你最不想做的就是把別人推開。
避免使用上面影片或下面列表中的表示式。他們看起來可能是無辜的，但他們可能會被認為是有辱人格的、消極的、咄咄逼人的和徹頭徹尾的令人討厭的：
- “恕我直言……”
- “在我看來……”
- “你會到的…”
- “你可以做得更好……”
- “這是常識……”
- “就是這樣……”
這張單子一個接一個地列著，所以在《讀者文摘》等資料的幫助下，也許有必要進一步研究一些惱人的短語。這樣寫適當的文字和電子郵件將更容易和更快。
但是避免冒犯也可以歸結為說話前思考的基本原則，這一原則同樣適用於書面交流。寫作給了你更多的時間和空間去思考，所以利用這個機會好好表達自己。
4傳送太多訊息
良好溝通的另一個方面是找到正確的界限。例如，不要期望得到立即的迴應。也不要要求。
如果你趕時間，儘量禮貌地說。如果24小時內沒有迴應，要麼派外交人員跟進，要麼繼續。
無論是與同事還是客戶，在職業交往中，積極的資訊傳遞都是一大禁忌。你可能會說，明確的行動要求是營銷活動的關鍵，但這並不意味著你應該把它們填滿你的時事通訊。
歸根結底，記住人們有自己的生活和壓力，所以在給別人寫簡訊或電子郵件時，要有禮貌和耐心。
5在錯誤的時間傳送訊息
時機也算機智。正如我已經提到的，你可以跟進之前的郵件，但不要在短時間內用幾個新郵件壓倒收件人。
不管你有多禮貌，表現出的不耐煩都會讓他們感到厭煩。如果你經營一家企業，你可能會這樣失去客戶。
此外，如果你透過簡訊或WhatsApp與人交流，要注意你的資訊傳送時間。你可能早上六點就醒了，但不是所有人都醒了。
為自己設定適當的發簡訊時間，尤其是與工作相關的人。畢竟，在深夜打擾他們可能會導致他們靜音通知和錯過隨後的重要資訊。自我剋制對良好的社交技巧至關重要。
透過學習如何使用Google訊息安排文字，您還可以充分利用現代解決方案。Outlook和Gmail可以讓你對電子郵件做同樣的事情。許多這樣的智慧方法可以使你的通訊迅速井然有序。
6你的資訊結構不合理
除了郵件內容之外，您還需要注意如何將其組合在一起。寫東西的一個主要錯誤是把它變成一個文字塊。首先，它讓讀者望而卻步。其次，在所有這些詞中很容易忽略關鍵細節。
一定要把你的資訊，特別是長的資訊，分解成更容易吸收的小塊。更好的方法是，使用專案符號或粗體字型突出顯示重要資訊。
不過，總的來說，要儘量簡短。沒完沒了的電子郵件是沒有吸引力的。或者，將其拆分為單獨的有趣訊息，但不要同時傳送所有訊息。出於專業目的，要聰明，提前計劃好你的溝通，以獲得最佳效果。
然而，再一次，你的訊息應該有多小是有限制的。例如，在發簡訊時，要避免使用Shatner風格，也就是說你用幾篇簡訊組成一個句子。
這是一個極端的例子，但卻是一個共同的趨勢。而且，除非你想讓人們害怕你的資訊，否則就要讓他們儘可能不痛苦地接受和閱讀。
在撰寫下一條資訊之前，先思考和研究一下
人們在閱讀你的資訊時看不到你的面部表情或肢體語言，所以按照以下提示以最好的形式呈現這些資訊。這樣你就可以避免誤會甚至侮辱別人。
所有細節都很重要，從你使用的表示式到文字的結構。關心一封電子郵件或簡訊是如何出現的，無論是與朋友、同事還是客戶，都能建立良好的關係。但是好的書面交流只是提高你的電子郵件技能的一個工具。
- 發表於 2021-03-29 06:51
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- 分類：網際網路
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