如何使用規則管理outlook.com電子郵件

如果你是一個Outlook.com使用者，你可能有興趣知道設定規則來管理你的收發郵件可以讓你的生活簡單很多。...

如果你是一個Outlook.com使用者，你可能有興趣知道設定規則來管理你的收發郵件可以讓你的生活簡單很多。

什麼是規則(rules)？

在最簡單的形式中，Outlook規則是您的電子郵件帳戶將根據您指定的準則自動執行的操作。您可以建立兩類主要的規則。這些是組織規則和基於通知的規則。這些規則將不具有追溯效力，這意味著它們將只適用於未讀郵件。

整理電子郵件–這些規則側重於根據發件人、主題關鍵字和Outlook帳戶中的資料夾整理郵件。這些有助於將電子郵件放入相關資料夾或類別。
保持最新–這些規則將根據傳入的訊息向您傳送通知。如果你想在你的移動裝置上收到新郵件的通知，這些功能非常有用。

在中建立新規則outlook.com

一旦您登入到Outlook.com電子郵件帳戶，單擊“設定”按鈕，然後單擊“管理規則”選項以建立新規則。

現在，單擊“New”按鈕建立第一條規則。如您所見，主要有兩個部分。在左側，您將指定一個或多個條件來標識將應用新規則的電子郵件。右側是您將定義Outlook將對您的電子郵件採取什麼操作的位置。

對於本例，我們將從電子郵件必須滿足的九個條件中選擇兩個，以及八個操作中的兩個。

條件操作

我們將首先單擊條件連結新增第二個條件。讓我們說任何來自發件人@emailaddress.com主題行中有“蘋果”一詞的郵件應傳送到名為“蘋果電子郵件”的資料夾中，並且必須歸類為“重要！！！”

透過編輯您的規則，直到這兩個部分看起來像下面的圖片。

最後，點選“建立規則”讓它生效。從現在開始，有沒有發件人@emailaddress.com有蘋果一詞在他們將被列為重要的，並轉移到您的“蘋果電子郵件”資料夾。

如果要編輯以前建立的任何規則，只需單擊該規則並在彈出的視窗中進行編輯。要刪除規則，只需單擊規則旁邊的小回收站。

從電子郵件建立規則

“管理規則”頁面不是為電子郵件建立規則的唯一方法。或者，如果您想根據收到的電子郵件建立規則，只需在收件箱中找到並右鍵單擊即可。接下來，選擇“建立規則”選項。

或者，您可以單擊電子郵件開啟它，並透過從“擴充套件選單”中選擇選項來建立規則

完成此操作後，您將看到如下所示的彈出視窗，您可以在其中根據需要自定義規則。

組織你的規則

重要的是要記住Outlook.com將自動選擇您定義的規則，並根據它們在規則列表中的顯示順序來實現它們。這就是為什麼按照規則的重要性順序來組織規則是很重要的。只需單擊規則旁邊的向上和向下箭頭，即可根據需要排列規則。

規則限制

既然您知道了如何建立和組織規則，那麼您需要知道Outlook.comWeb應用程式。您可以建立多少規則是有限制的。由於某些原因，您的計算機只分配了64 KBOutlook.com規則。對於您可以建立多少規則沒有明確的答案，因為規則的大小將根據規則的長度以及您定義的條件和操作的數量而變化。一旦你達到極限，Outlook.com會讓你知道你不能再建立任何規則。此時需要合併規則或刪除不再需要的舊規則。

除了對允許建立的規則數量的限制之外，如果您還將Microsoft Outlook桌面應用程式與規則一起使用，您可能會收到一條警告，指出您的規則與桌面應用程式上的規則衝突。您需要再次檢查以確保可以禁用衝突規則，或者在必要時刪除它們。

恭喜，您現在已經瞭解了在Microsoft Outlook Web App中建立、操作和使用規則所需的幾乎所有知識。輕鬆管理您的數字通訊Outlook.com.