無紙化：停止列印一切，享受數字化生活

我們被承諾過的“無紙化辦公室”對很多人來說似乎永遠不會到來。然而，現實是，如果你想利用無紙化辦公室的優勢，它現在就在這裡。...

我們被承諾過的“無紙化辦公室”對很多人來說似乎永遠不會到來。然而，現實是，如果你想利用無紙化辦公室的優勢，它現在就在這裡。

如果你還是一個列印電子郵件、網頁和其他文件的人，你現在可以停下來。有更好的方法來跟蹤你的資訊並更快地訪問它——畢竟你不能在一張紙上搜索單詞。

反對印刷的理由

印刷是昂貴和不方便的，往往需要昂貴的墨盒，印表機紙張，和新的印表機時，廉價的噴墨印表機不可避免地失敗。所有這些檔案都變得雜亂無章，必須妥善整理，否則你永遠找不到你要找的東西。當你不在辦公室的時候，你不能訪問它，你不能搜尋它，而且你只有一個副本，所以如果它發生了什麼事，你就有麻煩了。

當電腦是貼在桌子上的沉重磚塊時，印刷是必要的。現在，我們口袋裡裝著電腦，平板電腦的大小可以接近一張紙，雲服務可以在所有裝置上備份和同步所有文件。你可以搜尋你儲存的檔案中包含的文字，這樣你就不必設定和掌握一個複雜的檔案系統。

如何不列印

我們這些極客可能早就停止列印了，但仍有許多人定期列印電子郵件和網頁。我們將嘗試提供一些提示，引導您遠離印表機，進入一種新的方式來儲存和組織有意義的資訊。

建立一個數字檔案櫃：首先，您需要決定在哪裡儲存而不是列印。它有助於有一個一致的位置，你儲存一切。我們建議您使用某種雲服務，在您的所有裝置上同步，以便您可以在智慧**、平板電腦以及PC**問這些裝置。許多人使用Evernote作為其所有筆記和文件的存檔，但您也可以選擇儲存到雲端儲存服務，如Dropbox、Google Drive或Microsoft OneDrive。如果你真的喜歡本地儲存，你可以把你的檔案儲存到你電腦上的一個資料夾裡，但一定要備份它。這將不太方便，因為如果您想在其他地方檢視檔案，則必須手動將檔案複製到其他裝置。
列印為PDF：您可能想要列印的任何內容—無論是收據、文件、電子郵件還是網頁—都可以列印為PDF檔案。首先，您需要在Windows計算機上安裝PDF印表機。然後，您可以選擇虛擬PDF印表機，正常地完成列印過程。你會得到一個檔案，你可以儲存在像Evernote或Dropbox的東西。

列印電子郵件：電子郵件可以以同樣的方式列印為PDF格式。你也可以試著給它們加上星號（如果你使用Gmail的話），或者把它們新增到一個特殊的資料夾或標籤中，你可以在以後參考它們。您可以訪問這些電子郵件稍後從任何裝置與電子郵件客戶端-無需列印。
列印網頁：如果您列印網頁以供以後參考，則可以將其列印為PDF格式。您還可以將它們新增到書籤中，以便以後檢視（您的書籤可以跨所有裝置同步）。如果你想以後閱讀網頁，可以使用Pocket或Instapaper等服務建立一個你想閱讀的內容列表。像這樣的服務獲取一個網頁，將其轉換為可讀的、純文字的文章，甚至將其離線儲存在移動裝置上，這樣您以後就可以閱讀網頁而不必列印。
列印地圖：如果你有帶GPS的智慧**，就不必列印地圖。如果您使用的是谷歌地圖，您可以登入谷歌地圖應用程式，在PC上檢視您在谷歌地圖網站上進行的搜尋列表。當然，您也可以將地圖列印為PDF格式。
傳真檔案：一些老企業仍然需要傳真。您可以使用HelloFax這樣的服務透過web傳送傳真。HelloFax每月提供5份免費傳真，對於偶爾需要傳真業務的家庭使用者來說，這已經足夠了。
當有人堅持列印文件時：可悲的是，一些組織仍然堅持列印文件。這是繞不開的。如果他們不透過電子郵件接收PDF，您可能需要列印。
如何處理舊的紙質文件：開始以無紙化的方式進行，而不是決定有條不紊地將所有舊的紙質文件轉換為數字版本，這將是一項非常艱鉅的工作。不過，您可以使用掃描器將舊文件掃描為PDF檔案。

使用數字檔案

您的數字工作區現在有許多紙上沒有的優點：

備份：如果您使用Evernote、Dropbox、Google Drive或SkyDrive等服務儲存了檔案，則會備份這些檔案。如果你的房子被燒燬了，你就不會丟失你的重要檔案。
搜尋：你可以輕鬆地搜尋你所有的電子文件，找到你需要的檔案，而無需篩選成山的紙張。Evernote、Dropbox、Google Drive、SkyDrive，甚至Windows——它們都有全文搜尋功能。
隨處訪問：您的檔案可以從PC、智慧**或平板電腦的任何位置訪問。如果你外出需要查一些東西，你可以透過智慧**來查，而不是回家翻閱檔案。
無雜亂：您不必擔心儲存、組織、為文件騰出空間和整理文件。
無列印成本：如果你不需要購買昂貴的墨水、廉價的印表機和成堆的列印紙，你就能省錢。