我们被承诺过的“无纸化办公室”对很多人来说似乎永远不会到来。然而，现实是，如果你想利用无纸化办公室的优势，它现在就在这里。

如果你还是一个打印电子邮件、网页和其他文档的人，你现在可以停下来。有更好的方法来跟踪你的信息并更快地访问它——毕竟你不能在一张纸上搜索单词。

反对印刷的理由

印刷是昂贵和不方便的，往往需要昂贵的墨盒，打印机纸张，和新的打印机时，廉价的喷墨打印机不可避免地失败。所有这些文件都变得杂乱无章，必须妥善整理，否则你永远找不到你要找的东西。当你不在办公室的时候，你不能访问它，你不能搜索它，而且你只有一个副本，所以如果它发生了什么事，你就有麻烦了。

当电脑是贴在桌子上的沉重砖块时，印刷是必要的。现在，我们口袋里装着电脑，平板电脑的大小可以接近一张纸，云服务可以在所有设备上备份和同步所有文档。你可以搜索你保存的文件中包含的文字，这样你就不必设置和掌握一个复杂的文件系统。

如何不打印

我们这些极客可能早就停止打印了，但仍有许多人定期打印电子邮件和网页。我们将尝试提供一些提示，引导您远离打印机，进入一种新的方式来保存和组织有意义的信息。

• 创建一个数字文件柜：首先，您需要决定在哪里保存而不是打印。它有助于有一个一致的位置，你保存一切。我们建议您使用某种云服务，在您的所有设备上同步，以便您可以在智能**、平板电脑以及PC**问这些设备。许多人使用Evernote作为其所有笔记和文档的存档，但您也可以选择保存到云存储服务，如Dropbox、Google Drive或Microsoft OneDrive。如果你真的喜欢本地存储，你可以把你的文件保存到你电脑上的一个文件夹里，但一定要备份它。这将不太方便，因为如果您想在其他地方查看文件，则必须手动将文件复制到其他设备。
• 打印为PDF：您可能想要打印的任何内容—无论是收据、文档、电子邮件还是网页—都可以打印为PDF文件。首先，您需要在Windows计算机上安装PDF打印机。然后，您可以选择虚拟PDF打印机，正常地完成打印过程。你会得到一个文件，你可以存储在像Evernote或Dropbox的东西。

• 打印电子邮件：电子邮件可以以同样的方式打印为PDF格式。你也可以试着给它们加上星号（如果你使用Gmail的话），或者把它们添加到一个特殊的文件夹或标签中，你可以在以后参考它们。您可以访问这些电子邮件稍后从任何设备与电子邮件客户端-无需打印。
• 打印网页：如果您打印网页以供以后参考，则可以将其打印为PDF格式。您还可以将它们添加到书签中，以便以后查看（您的书签可以跨所有设备同步）。如果你想以后阅读网页，可以使用Pocket或Instapaper等服务创建一个你想阅读的内容列表。像这样的服务获取一个网页，将其转换为可读的、纯文本的文章，甚至将其离线存储在移动设备上，这样您以后就可以阅读网页而不必打印。
• 打印地图：如果你有带GPS的智能**，就不必打印地图。如果您使用的是谷歌地图，您可以登录谷歌地图应用程序，在PC上查看您在谷歌地图网站上进行的搜索列表。当然，您也可以将地图打印为PDF格式。
• 传真文件：一些老企业仍然需要传真。您可以使用HelloFax这样的服务通过web发送传真。HelloFax每月提供5份免费传真，对于偶尔需要传真业务的家庭用户来说，这已经足够了。
• 当有人坚持打印文档时：可悲的是，一些组织仍然坚持打印文档。这是绕不开的。如果他们不通过电子邮件接收PDF，您可能需要打印。
• 如何处理旧的纸质文档：开始以无纸化的方式进行，而不是决定有条不紊地将所有旧的纸质文档转换为数字版本，这将是一项非常艰巨的工作。不过，您可以使用扫描仪将旧文档扫描为PDF文件。

使用数字文件

您的数字工作区现在有许多纸上没有的优点：

• 备份：如果您使用Evernote、Dropbox、Google Drive或SkyDrive等服务存储了文件，则会备份这些文件。如果你的房子被烧毁了，你就不会丢失你的重要文件。
• 搜索：你可以轻松地搜索你所有的电子文档，找到你需要的文件，而无需筛选成山的纸张。Evernote、Dropbox、Google Drive、SkyDrive，甚至Windows——它们都有全文搜索功能。
• 随处访问：您的文件可以从PC、智能**或平板电脑的任何位置访问。如果你外出需要查一些东西，你可以通过智能**来查，而不是回家翻阅文件。
• 无杂乱：您不必担心存储、组织、为文档腾出空间和整理文档。
• 无打印成本：如果你不需要购买昂贵的墨水、廉价的打印机和成堆的打印纸，你就能省钱。

当然，有些文档可能过于敏感，无法在线存储。在这种情况下，您可以始终使用加密—创建一个加密容器并将其存储在Dropbox、Google Drive或SkyDrive等服务中。人们需要密码才能访问您的文档。

图片来源：莎拉·科尔布·威廉姆斯（Sarah Kolb Williams）在Flickr上，切兰尔（cellanr）在Flickr上，杰里米福（jeremyfoo）在Flickr上