从无纸银行对账单到电子社保支票，每个人都在向无纸化社会迈进。数字革命无疑对树木更友好，电子文件更容易查找和备份，每个人都节省了打印和邮寄成本。然而，总有一些文书工作，你不能不在死树的形式。像我这样的恐龙偶尔也会在纸上工作。以下是我如何找到一个很好的折衷方案来满足我的物理和电子归档需求，也许你也可以。

我的策略有两个：

• 保留关键文件的数字和纸质版本，这些文件要么a）难以替换，要么与重要的价值相关（例如，家庭健康记录，或主要的家庭装修），要么b）与税务或业务相关。
• 我知道我不能把每一张纸都塞满，其他的都会被扫描或者选择电子版。

同时保存纸质和数字副本是明智的（而且是必要的）

对于重要的、永久性的文件，如社保卡和出生证明，保留原样是毫无疑问的。正如我们在讨论建立紧急情况下的所有文件时所提到的，一些重要的、难以替换的文件应保存在安全的位置，如保险箱或保险箱。

您应始终保留纸质原件：

• 社保卡
• 出生证明
• 护照
• 结婚证
• 死亡证明书
• 遗嘱、信托和其他遗产文件
• 汽车名称
• 营业执照
• 人寿保险单

不过，为了更安心，可以扫描这些重要的文档进行数字备份并加密这些文件。TrueCrypt plus Dropbox组合为您提供加密的在线备份，但如果您不想将文件存储在云中，只需在包含敏感文件的文件夹上使用TrueCrypt即可。

但我也喜欢纸质版和至少一份电子版的其他重要文件，如人寿保险单、纳税申报单（应至少保存七年），甚至一些信用卡对账单。数字纯粹主义者（或者仅仅是空间有限的人）可能更喜欢扫描所有的东西和扔纸来减少混乱，但是太多在软盘、Zip驱动器、CD、DVD、硬盘、死板和云上备份失败的经历让我觉得除了数字版本外，纸质备份更舒服(另外，有纸可以让我有时远离电脑，随时随地处理文书工作。）

建议：保留这些文件的纸质版本，并将其扫描成数字文件

• 纳税申报表
• 主要采购的收据（如电器、家具、电子产品、珠宝）。将实物收据附在保修卡上
• 主要家庭维修/改善记录
• 主要医疗记录（如免疫记录）
• 营业执照和其他业务帐户信息
• 汽车标题和大修记录
• 教育记录
• 宠物记录
• 绩效评估等**记录
• 重要工作项目、志愿者记录、其他个人记录的复印件

为了便于检索和组织，我建议对物理文件夹和数字文件夹使用相同的名称。

你只需要暂时保存文件

这听起来像是大量的文件杂乱和扫描，当然，但上面的文件是我认为值得保留的两种格式。

然而，有些重要的文件不值得扫描，因为它们很快就会被替换或者保质期有限，可以这么说：

为这些不需要数字化的纸质文件找一个临时位置

• 社保声明：把最新的版本放在你的文件柜里。
• 年度汽车、家庭等保险单声明：续保后扔掉最后一份。
• 健康效益说明：保存一年。
• 工资单：直到年底拿到你的W-2（除非你正在考虑获得住房贷款，当你想确保你最近至少有三份工资单的时候）。
• 401（k）、529计划、个人退休账户、报表（有些券商没有电子报表）：在拿到年度报表之前，只保留最新的月度或季度报表

因为这些是临时文件，所以处理它们的一个简单方法是使用手风琴文件并按月放入。这样你就可以很容易地拿出12个月前的文件，抓住最后一个月扔掉或撕碎。

涉税和银行/信用卡对账单

尽管我非常想要一个无纸化、无杂物的办公室，而且我们非常喜欢的工具之一ScanSnap让数字化工作变得简单，但其他一些不太永久的文档可能很难数字化，这取决于您的环境。

一个这样的死树类型是与税收有关的收据。有些人选择所有的收据都是数字形式的（通过网上购物扫描或保存）；我承认我把这些打印出来了至少是和税收有关的。原因是我喜欢在处理税款时将收据摊开，并将它们按类别组织到多口袋文件夹中（医疗收据、工作费用等）。如果你不逐项列出你的扣除额，或者你可以把收据看作像素，那么保留纸质收据就不适用于你。

另一种是信用卡账单和银行对账单。我的大部分对账单和账单（例如，投资账户对账单和水电账单）都是电子版的，但我还是会收到一些纸质银行和信用卡对账单，这些对账单与商业和税务相关的购买有关。纸质对账单比电子对账单更能提醒人们检查对账单是否有错误（电子邮件往往会被埋没），我可以在对账单上附上收据，或者突出重要的行项目，就像老式的（我告诉过你我是老学究）。我按月把这些纸面报表存入手风琴档案。到了年底，我就把它关起来，贴上年份的标签，这样我就可以为推荐的7年存钱，这也吸引了我身上懒惰的人。

然而，如果你擅长在收到电子邮件通知时检查你的信用卡对账单，那么取而代之的是电子副本肯定有好处。

最终，纸质文件与数字文件之间的斗争可能取决于你的触觉，以及你愿意在扫描/下载文档或归档/存储文档方面付出多少努力，以及你是否需要数字存储所能提供的可搜索性和冗余副本(注意：如果你的问题是要把所有的东西都扫描进去，而不是享受手头有纸做一些事情，那么像Shoeboxed这样的服务，可以把你的纸质文档变成可搜索的数字（PDF或Excel）文件，可能是一个很好的解决方案。）

一切都数字化了

尽管听起来像是有很多纸，上面，存储，仍然有吨更多的要么得到数字格式或减少。

例如，许多经常性的自动支付的账单，如有线电视账单，不值得以纸质或数字格式保存。选择电子账单？当然你甚至不必为这些类型的文件节省硬盘空间。其他的例子，你不需要保留的账单和文件，如果可能的话，应该数字化，包括：**账单、水电费账单和保险费账单。

我们之前的完整的无纸化指南强调了其他减少纸张杂乱的方法，比如打印成PDF和选择不使用目录。现在你甚至可以得到数字格式的漫画。

从纸面到数字的转变在实际资产方面也有好处，因为这意味着你（身体上）损失金钱的可能性更小。在财政部直接将储蓄债券转换为电子形式。对于股票证书，让你的经纪公司以电子方式为你持有。

最后，当一张纸从我的办公桌上或进入我的房子，不值得扫描到电脑或创建一个文件夹，它的时间来处理或摆脱它。嘿，我可能喜欢纸，但我喜欢干净的工作空间和文件柜，我也可以打开。

那你呢？

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