我总是被很多人抱怨他们收到的邮件太多，以及他们有多么鄙视自己的收件箱所打动，不是因为他们的抱怨无效，而是因为我自己的看法完全不同。

这篇文章最初出现在LinkedIn上。在LinkedIn影响者计划中关注Jeff和300多名其他商界名人。

按照设计，我的收件箱基本上已经成为我工作流程的中心——这是我与遍布全球26个城市的4300多名员工进行日常沟通和交换信息的方式。这并不是说我一直都是电子邮件的粉丝，也不是说我没有自己的“西西菲安收件箱”经历。然而，这些年来，我已经制定了一些实用的准则，使我能够有效地管理我的收件箱，并确保它不会管理我。

如果你想收到更少的电子邮件，发送更少的电子邮件

对于这样一个普遍存在的问题来说，这听起来简单得可笑，但我发现这是电子邮件管理的黄金法则：少发邮件。这条规则最早出现在我之前在一家公司工作的经历中，当时与我合作最密切的两个人在几周内离开了公司。他们都是高效的沟通者，工作时间很长，而且事实证明，他们发了很多电子邮件。当他们在公司的时候，我们的电子邮件节奏似乎很正常。直到他们离开后，我才意识到我的收件箱流量减少了大约20-30%。

事实证明，不仅仅是他们的电子邮件产生了收件箱里所有的活动，还有我对他们电子邮件的回复，那些被添加到这些线程的人的回复，那些后来被复制的人的回复，等等。在认识到这种动态之后，我决定进行一个实验，除非绝对必要，否则我不会写电子邮件。最终结果是：邮件数量大大减少，收件箱的导航性大大提高。从那以后我就一直坚持同样的规则。

标记为未读

将鼠标悬停在Outlook收件箱中的任何单个电子邮件上时，只需单击鼠标右键即可获得一系列后续选项。其中一个“标记为未读”，从根本上改变了我的工作方式。

有了将电子邮件标记为未读的功能，我可以快速浏览收件箱，对最紧迫的事情做出响应，删除不相关的事情，并将那些我有时间后想返回的项目标记为未读。这减轻了我现在必须做每件事的压力，因为我担心如果一封重要的电子邮件落在我屏幕的“折叠”之下，它将永远消失在即将到来的潜在信息雪崩之下。它本质上也是一个待办事项列表，稍后将处理。

我试着以尽可能少的标记为未读的项目结束每一天，目标是一个都没有。如果那天晚上我什么都联系不上，我会在第二天早上开始处理前一天收到的未读邮件。

建立常规

在过去的几年里，我已经习惯了一个非常具体的日常工作：早上5点到5点半起床；在我的收件箱里花大约一个小时；关注当天新闻；吃早餐，和孩子们一起玩；锻炼；去办公室；为每个工作日留出大约两个小时的缓冲时间；回家吧；让女孩们上床睡觉；与我妻子共进晚餐；然后减压，通常是在看电视的时候（偶尔在广告和我们正在看的无聊的部分通过**清理收件箱）

事实证明，我的收件箱是非常容易管理，当我坚持这个时间表。然而，每当我尝试着对这一常规进行哪怕是最微小的改变，一次旅行超过几天，或者连续几天特别忙碌时，我总是感到惊讶，我的收件箱是如何迅速地清理出来，最终会有这样的感觉。

在这种情况下，特别麻烦的是复合效应，即前一天未读邮件开始增加的速度以及由此产生的压力。这对一些人来说太糟糕了，以至于他们甚至宣布电子邮件破产。我发现避免这种状态的最有说服力的方法是创建一个例程并严格遵守它。如果它对本杰明·富兰克林有用，它也能对你有用。

说话要准确

还记得你在小学时玩的一个电话游戏吗？老师把全班学生围成一个圈，转向坐在旁边的学生，低声说一句话，比如“你想在午餐时间踢足球吗？”然后让随后的每个学生对坐在他们旁边的孩子低声说他们听到了什么？当它回到老师面前时，不可避免地会被揭示为类似于“我午餐想吃个踢球”的东西。虽然这在三年级时很可笑，但在商业中却绝非如此。

语言很重要。在电子邮件中仔细选择它们，以避免歧义和误解。你越是精确的预先，你就越不可能看到随后的电子邮件产生混乱，并提出后续问题，寻求更多的清晰度，你和你的团队将能够更多地专注于手头的工作。

考虑一下：接受者

对许多人来说，电子邮件中的To:和Cc:字段在很大程度上已经成为同义词。他们不是。使用它们来清楚地区分电子邮件发送给谁和您希望从谁那里得到回复（收件人：字段）；以及被复制的对象，以便它们具有适当的上下文（Cc:）。

最快的方法之一，让一个电子邮件线程炸毁方面的下游量是不太清楚谁你期待回应。当一个人的回复是您所需要的时，To:行中的六个人通常会产生六个不同的电子邮件回复（以及多达六个不同的新线程）的意外结果。

确认收到

这里有一个简单的方法：如果电子邮件发送者花时间在“收件人：”行中给你发了地址（它确实是为你准备的，而不是应该是抄送：），那么就花时间确认你收到了它。回应不一定是谩骂。相反，单词越少越好，例如“谢谢”、“明白了”、“有意义”等。这让发件人知道您收到了邮件，不需要任何其他信息或上下文，因此他们可以将其从列表中删除。

如果你不回应，他们就不知道他们是否被听到了。这不仅会让人担心你是否收到了邮件，而且很可能会产生另一封内容基本相同的邮件，而且这一次会有更多的人加入到“收件人：行”中，希望在你没有收到邮件的情况下他们会回复。收件人越多，你的收件箱可能就越拥挤。

把***拿下来

如果使用得当，电子邮件可以成为一种有价值的生产力工具。如果不是这样，它也同样具有破坏性。后者的一个最令人震惊的例子是，利用电子邮件来交流高度微妙、敏感的话题，如果不是一个平淡的攻击性回应，势必会引起争议。当人们被一些他们在同一个听众面前永远不会选择使用的词语所触发时，他们在电子邮件中所传达的信息总是让我感到惊讶。我的一位前同事将这种动态描述为“在键盘上变得强大”

如果你发现自己正处于一个痛苦的在线讨论中，那么帮自己一个忙：停下来。然后，要么拿起电话，要么亲自去对方的办公室进行讨论。面对面交流将重新引入所有重要的子文本，这些子文本将在电子邮件中完全丢失，并有助于防止不必要的争论或在战争开始前扑灭激烈的火焰。

这些是我多年来学习和吸收的一些最有价值的收件箱实践。每当我偏离这些习惯太远的时候，我不可避免地会发现自己跑得越来越快，只是觉得自己站着不动。然而，当这些规则被定期执行时，电子邮件在我的日常工作中扮演了重要的角色。

7种管理电子邮件的方法，让它不会管理你| LinkedIn

杰夫·韦纳是LinkedIn的首席执行官。在Twitter@JeffWeiner上关注他。

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