还在打印电子表格吗？这里有五个理由说明为什么你应该数字化工作。

没有人喜欢使用打印机。它们的运行成本很高，如果使用过度，对环境有害，而且经常会发生卡纸和其他令人沮丧的错误。此外，您的打印机可能会阻碍您充分利用Excel。

与数字文档相比，打印的电子表格一点用处都没有。如果你剪掉打印机，你可以利用windows10最方便的功能，使电子表格具有交互性，并随身携带一份文件。是时候让打印好的电子表格扔进废纸箱了。

1windows墨迹

许多用户打印电子表格是因为这是最简单的文档注释方式。Excel并不能让你在工作中添加注释变得特别容易，但是在很多情况下你可能需要这样做。然而，在物理文档上做笔记有一个主要的缺点：丢掉那张纸，你的笔记也就不见了。

Windows10引入了WindowsInk，操作系统（OS）级的功能，使得使用手写笔非常方便。可以通过功能区中的“绘图”选项卡访问Excel中的绘图工具。

在屏幕上用手写笔画画可能不像用笔写字那么熟悉，但它的功能要强大得多。WindowsInk允许您访问各种笔厚和各种颜色，并允许您备份所做的每一个笔记。更重要的是，您可以在笔记写完后对其进行编辑，这样就可以轻松地创建一个整洁的带注释的文档来呈现给其他人。

2更方便的导航

电子表格有不断增长的趋势。这意味着当你打印文档时，它可能会变成一堆笨重的文件。你可以避免这种不切实际的做法，如果你利用的工具可从你的电脑。

例如，假设您希望保持一组列标题可见，以便于引用。如果你用的是纸质版，你就必须在每张纸上打印这些信息，这样会浪费资源，使你的纸堆更高。数字化工作，你可以冻结一行。

要冻结单元格，请转到“视图”选项卡，然后单击“冻结窗格”。选择“冻结顶行”以保留列标题，选择“冻结第一列”以保留行标题。

现在当你滚动时，这些单元格将保持在原来的位置，这样就更容易跟踪你所看到的内容。您可以使用“冻结窗格”选项对要冻结的单元格进行更多的控制。

三。协作工具

我们中的许多人都使用Excel与同事协作，无论他们是在办公室的另一边还是在世界的另一边。有很多不同的方法可以来回传递文档，对同一件工作进行迭代。

但是，如果您与多个合作者合作，有时很难跟踪文档的当前版本。以数字方式工作，可以消除处理过时信息的风险。

如果你保留一份打印的电子表格作为参考，那么别人总是有可能在你不知情的情况下更新它。通过组织共享的OneDrive文件夹来存储当前文档，您可以确保团队中的每个人都引用完全相同的资料。

4跨平台支持

曾经有一段时间你很难带上Excel。如果你在旅途中真的需要访问电子表格，你必须打印一份硬拷贝，或者打包你的笔记本电脑。幸运的是，时代变了。

现在，微软使从你的****问完整的办公套件变得很容易。使用Office 365订阅，您可以下载针对iOS和Android的定制应用程序，并在任何地方访问您的文件。

**上安装了Excel，您可以随时打开重要的电子表格。另外，当你在办公室外工作的时候，你不必带着那些狗耳状的文件。

5活生生的文件

打印Excel电子表格时，其内容将一成不变。如果您需要访问文档的一个未更改的副本，这可能会很有用——尽管您最好打印为PDF以便妥善保管——但它并没有最大限度地利用Excel的功能。

很容易设置一个Excel电子表格，当您添加新数据时，它的可视化效果会自动更新。这是最好的理由之一，放弃纸质副本和数字化工作。自我更新图表只是第一步，因为交互式Excel仪表板可以提供打印副本无法提供的各种有用功能。

要创建自更新图表，我们需要设置一个数据集。我想追踪IMDb对《星球大战》电影的收视率，我知道在未来几年还会有更多的电影上映。我用当前可用的所有数据建立了这个电子表格。

为了使图表能够自我更新，我们需要将这些数据转换为表。为此，高亮显示它并按Ctrl+T。

我们的表确实有标题，所以我们需要确保在按OK之前勾选了该框。现在，我们准备从Insert选项卡创建一个图表。

我选择使用折线图是因为我使用的数据，但是你应该选择适合你的项目的。我们现在可以向表中添加新信息，并观察它在图表上的显示。

使用纸质副本时，必须再次打印此文档，以确保引用的是当前版本。通过让你的数字副本去，你可以创建一个活的文件，节省你的时间和精力。

纸质版已经过去：拥抱数字未来！

曾几何时，Excel的职责是在打印之前准备电子表格。在过去的三十年里，我们与计算机的关系发生了巨大的变化。现在，微软希望用户将大部分时间花在处理软件中的电子表格上，并据此设计Excel。

不必要的印刷是浪费。也就是说，数字化工作不仅仅是注重生态，因为它允许用户充分利用Excel提供的各种功能。

有些情况下，除了打印Excel文档之外别无选择。然而，在许多情况下，依赖纸质副本会妨碍您充分利用软件的功能。微软正在不断地更新它的办公套件——不要因为你被打印出来的纸张束缚而落后！

为什么你更喜欢数字化工作而不是打印输出？你对减少办公室浪费有什么建议？为什么不加入下面评论部分的对话呢？