Microsoft Outlook是公司在您的工作地点发布的电子邮件客户端,因此您是否喜欢它,取决于您如何使用它管理您的收件箱、日历和每天的任务列表。更糟糕的是,如果您处于IT锁定状态,而您的电脑没有管理员权限,则无法安装特殊的附加组件或软件来帮助您的事业。幸运的是,有一些免费安装的方法可以自定义Outlook,添加键盘快捷键,并通过对设置进行一些调整,轻松地将收件箱中的邮件减少到零。
我的收件箱免费清除系统由三个文件夹组成:归档、跟进和保留,我称之为“受信任的三人组”。在继续之前,请阅读使用受信任的三人组的入门教程,下面的示例将在Outlook中使用。
Outlook的默认侧栏显示应用程序中可以存储内容的所有文件夹和区域,这是一个可区分的长列表,涵盖电子邮件文件夹、列表、笔记和RSS。你想做的第一件事就是扔掉所有你不需要的东西,然后把你想看到的东西放在那里。最好的方法是使用快捷方式窗格。通过单击侧边栏底部的快捷方式窗格或按Cntrl+7打开快捷方式窗格。到达后,使用“添加新快捷方式”链接将您关心的文件夹和区域放置在Outlook中,如收件箱、存档、跟进、保留、任务、日历和发送的项目,如右侧屏幕截图所示。
Outlook提供的最漂亮的功能之一(我在Gmail和Thunderbird中非常渴望)是能够显示收件箱中的邮件总数,而不仅仅是你没有读过的邮件。
要执行此操作,请右键单击收件箱快捷方式(在快捷方式面板中,而不是收件箱本身)。选择属性,然后在常规选项卡中,选中“显示邮件总数”。现在,您可以查看所有需要处理的邮件,而不仅仅是未读的邮件。这是一个很好的津贴,为那些想保持收件箱总倒计时为零的人。
当您处理收件箱中的邮件并使用Trusted Trio将其归档时,您执行最多的两个操作是复制和移动。使用Outlook的工具栏自定义功能,可以为每个操作创建自定义键盘组合。这是怎么做的。
首先,通过右键单击移动按钮并在“默认样式”下选择“仅文本”,将其设置为使用文本标签。现在,在“自定义”对话框仍然打开的情况下,右键单击“复制”按钮并将其重命名为&;1份副本,如下所示:
不要忘记&;1.除了使用数字2外,对移动执行相同操作。与复制一样,将名称更改为&;2移动。最后一个工具栏应如下所示:
现在,您可以开始在Outlook中处理电子邮件,而无需将手指从键盘上移开。按钮标题是什么&;1份及;2移动操作是将容易记住的按键组合映射到那些关键动作。若要清空收件箱,请按Alt+1(复制)或Alt+2(移动)将邮件传送到系统中的正确位置。
例如,要将电子邮件复制到任务列表中,您可以按Alt+1,然后按T选择任务。然后,您可以选择编辑任务,或者只需按Alt+S将其保存在列表中。
要移动已处理完毕的邮件,请按Alt+2,然后按a键选择存档文件夹,然后按Enter键即可。当您处理消息并将其传送到受信任的三人组中时,这两个快捷键Alt+1和Alt+2将成为第二天性。
要了解更多类似于此的GTD启发的Outlook生产力策略,请查看Happy Outlook Book电子书,这是一个非常好的移动和复制工具栏提示的我的来源。
使用Outlook的“快速零件”功能,即使是图像和格式化的文本,也可以反复回复电子邮件。Quick Parts gallery是一组文本片段和图像,您可以在电子邮件、日历请求和任务中经常使用这些片段和图像:如公司徽标、带有链接和地图的方向,或常见问题的答案。虽然像Texter这样的全局文本替换应用程序可以将代码片段扩展到Outlook(以及PC上的所有其他程序),但Quick Parts可以处理图像,而Texter不能。查看Productivity Portfolio博客关于使用快速零件的教程。
你说什么?您可以在工作计算机上安装软件和附加组件吗?这很好,因为其他一些与Outlook任务相关的附加组件可以帮助您完成清空收件箱之外的工作。
为了更快地通过电子邮件,您最喜欢的Outlook技巧和附加组件是什么?请在评论中告诉我们。
Lifehacker的编辑吉娜·特拉帕尼(Gina Trapani)希望所有电子邮件应用程序都能像Outlook一样将邮件保存为任务。她的每周专题片《极客生活》每周一都会出现在Lifehacker上。订阅Geek to Live订阅源,在您的新闻阅读器中获得新的分期付款。
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