Microsoft Outlook是公司在您的工作地点发布的电子邮件客户端，因此您是否喜欢它，取决于您如何使用它管理您的收件箱、日历和每天的任务列表。更糟糕的是，如果您处于IT锁定状态，而您的电脑没有管理员权限，则无法安装特殊的附加组件或软件来帮助您的事业。幸运的是，有一些免费安装的方法可以自定义Outlook，添加键盘快捷键，并通过对设置进行一些调整，轻松地将收件箱中的邮件减少到零。

我的收件箱免费清除系统由三个文件夹组成：归档、跟进和保留，我称之为“受信任的三人组”。在继续之前，请阅读使用受信任的三人组的入门教程，下面的示例将在Outlook中使用。

使用受信任的三人组设置快捷方式窗格

Outlook的默认侧栏显示应用程序中可以存储内容的所有文件夹和区域，这是一个可区分的长列表，涵盖电子邮件文件夹、列表、笔记和RSS。你想做的第一件事就是扔掉所有你不需要的东西，然后把你想看到的东西放在那里。最好的方法是使用快捷方式窗格。通过单击侧边栏底部的快捷方式窗格或按Cntrl+7打开快捷方式窗格。到达后，使用“添加新快捷方式”链接将您关心的文件夹和区域放置在Outlook中，如收件箱、存档、跟进、保留、任务、日历和发送的项目，如右侧屏幕截图所示。

显示收件箱中的总（而不仅仅是未读）邮件数

Outlook提供的最漂亮的功能之一（我在Gmail和Thunderbird中非常渴望）是能够显示收件箱中的邮件总数，而不仅仅是你没有读过的邮件。

要执行此操作，请右键单击收件箱快捷方式（在快捷方式面板中，而不是收件箱本身）。选择属性，然后在常规选项卡中，选中“显示邮件总数”。现在，您可以查看所有需要处理的邮件，而不仅仅是未读的邮件。这是一个很好的津贴，为那些想保持收件箱总倒计时为零的人。

配置移动和复制工具栏快捷方式

当您处理收件箱中的邮件并使用Trusted Trio将其归档时，您执行最多的两个操作是复制和移动。使用Outlook的工具栏自定义功能，可以为每个操作创建自定义键盘组合。这是怎么做的。

1. 创建一个新的工具栏。右键单击任何Outlook工具栏并选择“自定义”。从“工具栏”选项卡中，点击“新建”按钮，然后根据需要为工具栏命名（如“键盘快捷键”）。将新工具栏拖放到Outlook顶部，将其停靠在其他工具栏旁边。
2. 添加复制并移动到新工具栏。在“自定义”对话框仍然打开的情况下，转到其“命令”选项卡。从“命令”选项卡中，选择“编辑”类别。然后，向下滚动列表，将“复制到文件夹”拖放到新工具栏。使用“移动到文件夹”命令执行相同的操作。
3. 设置“复制”和“移动”键盘快捷键。现在您将有一个工具栏，它有两个按钮：一个文本“复制到文件夹”按钮和一个图标，如图所示。

首先，通过右键单击移动按钮并在“默认样式”下选择“仅文本”，将其设置为使用文本标签。现在，在“自定义”对话框仍然打开的情况下，右键单击“复制”按钮并将其重命名为&amp；1份副本，如下所示：

不要忘记&amp；1.除了使用数字2外，对移动执行相同操作。与复制一样，将名称更改为&amp；2移动。最后一个工具栏应如下所示：

现在，您可以开始在Outlook中处理电子邮件，而无需将手指从键盘上移开。按钮标题是什么&amp；1份及；2移动操作是将容易记住的按键组合映射到那些关键动作。若要清空收件箱，请按Alt+1（复制）或Alt+2（移动）将邮件传送到系统中的正确位置。

例如，要将电子邮件复制到任务列表中，您可以按Alt+1，然后按T选择任务。然后，您可以选择编辑任务，或者只需按Alt+S将其保存在列表中。

要移动已处理完毕的邮件，请按Alt+2，然后按a键选择存档文件夹，然后按Enter键即可。当您处理消息并将其传送到受信任的三人组中时，这两个快捷键Alt+1和Alt+2将成为第二天性。

要了解更多类似于此的GTD启发的Outlook生产力策略，请查看Happy Outlook Book电子书，这是一个非常好的移动和复制工具栏提示的我的来源。

使用快速零件在快速响应中重复使用文本和图像

使用Outlook的“快速零件”功能，即使是图像和格式化的文本，也可以反复回复电子邮件。Quick Parts gallery是一组文本片段和图像，您可以在电子邮件、日历请求和任务中经常使用这些片段和图像：如公司徽标、带有链接和地图的方向，或常见问题的答案。虽然像Texter这样的全局文本替换应用程序可以将代码片段扩展到Outlook（以及PC上的所有其他程序），但Quick Parts可以处理图像，而Texter不能。查看Productivity Portfolio博客关于使用快速零件的教程。

有用的outlook附加组件

你说什么？您可以在工作计算机上安装软件和附加组件吗？这很好，因为其他一些与Outlook任务相关的附加组件可以帮助您完成清空收件箱之外的工作。

• 使用指尖将Outlook操作分配给组合键
• 将谷歌日历与Outlook同步
• 使用Nk2View编辑自动完成条目
• 使用SendShield检测附件中的私有数据

为了更快地通过电子邮件，您最喜欢的Outlook技巧和附加组件是什么？请在评论中告诉我们。

Lifehacker的编辑吉娜·特拉帕尼（Gina Trapani）希望所有电子邮件应用程序都能像Outlook一样将邮件保存为任务。她的每周专题片《极客生活》每周一都会出现在Lifehacker上。订阅Geek to Live订阅源，在您的新闻阅读器中获得新的分期付款。